Varhaiskasvatuksen toiminnanohjausjärjestelmän hankinta

Hankinnan tavoitteena on saada Heinolan kaupungille käyttöön varhaiskasvatuspalveluita tehokkaasti ja monipuolisesti palveleva, kokonaistaloudellisesti edullinen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmä. Hankittavan järjestelmän tulee noudattaa varhaiskasvatusta ohjaavaa lainsäädäntöä ja asetusta sekä Opetushallituksen määräyksiä ja mahdollistaa varhaiskasvatuspalveluiden tuottaminen Opetushallituksen ja Heinolan kaupungin varhaiskasvatussuunnitelmien mukaisesti. Seuraavia lukuja voidaan käyttää järjestelmän ylläpidon ja tuen kuukausihinnoittelun perusteena. Luvut ovat marraskuulta 2025. • Kunnan oman palvelutuotannon päiväkotiyksiköiden määrä 6 kpl. • Kunnan oman palvelutuotannon henkilöstön määrä 133 (sis. esihenkilöt), josta perhepäivähoitajia 6 • Kunnan oman palvelutuotannon lasten määrä 446, joista esiopetuksessa olevia 98 lasta ja perhe-päivähoidossa 23 lasta • Heinolan kaupungilla ei ole tällä hetkellä palvelusetelillä tuotettavaa palvelua Varhaiskasvatuksen asiakas- ja toiminnanohjausjärjestelmän tulee sisältää tukipalvelun ja kehitystyön, käyttöönottohetkellä lakien edellyttämien ja mahdollistamien ulkopuolisten tahojen tai järjestelmien integraatiot, konversiot, koulutukset ja järjestelmän ylläpidon. Järjestelmän avulla tulee voida suunnitella, seurata, ohjata ja arvioida varhaiskasvatuksen toimintaa tehokkaasti, taloudellisesti ja helppokäyttöisesti. Hankittavan järjestelmän tulee kattaa varhaiskasvatuksen keskeisimmät prosessit kokonaan sähköisesti: • hakemukset ja päätökset • lasten hoitoaikavaraukset ja niiden toteutumat • perhepäivähoidon työvuorosuunnittelu ja toteuma • toiminnan suunnittelua ja arviointia tukevat raportit ja tilastot • lapsen hoitoon ja sen suunnitteluun liittyvien dokumenttien hallinta ja ylläpito • varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen pedagogisten asiakirjahallinta • esiopetuksen opetussuunnitelman perusteet • viestintä varhaiskasvatuksen ja huoltajien välillä Avoimella hankintamenettelyllä haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa toimittamaan kokonaisratkaisu tarjouspyynnössä ja sen liitteissä esitettyjen vaatimusten ja aikataulun mukaisesti siten, että ratkaisu on tuotantokäytössä elokuun 2027 alusta. Aikataulua voidaan tarvittaessa tarkentaa tai muuttaa osapuolten yhteisellä sopimuksella. Tarjouspyyntö sisältää myös migraation nykyisestä Heinolan käyttämästä Edlevo-järjestelmästä uuteen järjestelmään. Osana käyttöönottosuunnitelmaa tilaaja ja järjestelmän toimittaja määrittävät yhteisesti, mitä tietoja käytössä olevasta järjestelmästä siirretään uuteen järjestelmään. Tilaaja sopii nykyisten järjestelmätoimittajien kanssa tietojen siirrosta ja aikataulusta. Tilaaja ja tietojärjestelmätoimittajat sopivat yhdessä teknisistä yksityiskohdista ja aikataulusta yhteisesti. Tilaaja pidättää oikeuden olla siirtämättä tietoja vanhasta järjestelmästä uuteen.