Kaluston seurantajärjestelmän, sähköisen ajopäiväkirjan, sekä kuljetustilausjärjestelmän hankinta ajalle 1.9.2026-31.8.2028

Turun kaupungin Hankintapalvelut pyytää tarjousta Kaluston seurantajärjestelmän, sähköisen ajopäiväkirjan, sekä kuljetustilausjärjestelmän hankinnasta Turun Ammatti-instituutin käyttöön ajalle 1.9.2026 (tavoite) – 31.8.2028, minkä jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahden (2) vuoden pituisella optiolla ajalle 1.9.2028 - 31.8.2030. Ajoneuvojen seurantajärjestelmän tavoitteena on tukea ja tehostaa Turun Ammatti-instituutin (TAI) opetustoimintaa ja ajoneuvojen käyttöä ja seurantaa, sekä varmistaa ajopäiväkirjavelvoitteiden täyttyminen sähköisesti. Palvelun avulla parannetaan kaluston käyttöastetta, vähennetään manuaalista työtä, sekä varmistetaan lakisääteisten velvoitteiden täyttyminen ja lisätään toiminnan läpinäkyvyyttä ja turvallisuutta. Kuljetustilausjärjestelmä ja mobiililaitteet mahdollistavat työelämää vastaavan järjestelmän käytön osana logistiikan opetusta. Kalustoa ja järjestelmää käytetään sekä opetustoiminnassa että henkilöstön työajoissa. Palvelun tulee soveltua monikäyttäjäympäristöön, jossa ajoneuvoja käyttävät opiskelijat, opetushenkilöstö ja muu henkilöstö eri käyttötarkoituksissa. Käyttö perustuu rooleihin ja käyttöoikeuksiin, jotka määrittelevät käyttäjän toiminnallisuudet järjestelmässä. Palvelua käyttävät pääasiassa: • TAI:n henkilökunta, erityisesti opettajat, kuljetusten ja kaluston suunnittelusta vastaavat (Pääkäyttäjiä arviolta 30 henkilöä) • TAI:n oppilaat, osana opetusta ja ajoneuvojen käytön harjoittelua opettajan ohjauksessa Kaluston seurantajärjestelmä ja sähköinen ajopäiväkirja tulee käyttöön kaikkiin oppilaitoksen ajoneuvoihin, joita on arviolta tällä hetkellä 60. (mm. henkilöautot, raskas kalusto ja työkoneet). Lisäksi kuljetustilausjärjestelmän toiminnot ja siinä käytettävät mobiililaitteet tulevat käyttöön arviolta 30 oppilaitoksen ajoneuvoon. Ajoneuvojen määrät ja vaatimukset: • Noin 30 ajoneuvoon tarvitaan seurantajärjestelmä ja sähköinen ajopäiväkirja sekä tunnistautuminen. • Lisäksi 30 ajoneuvoon tarvitaan seurantajärjestelmä, sähköinen ajopäiväkirja, tunnistautuminen ja kuljetustilausjärjestelmä sekä mobiililaitteet. Huomioitavaa: Ilmoitetut määrät ovat tilaajan arvioita eivätkä sido tilaajaa sopimuskauden aikana. Käyttäjämäärät ja ajoneuvojen lukumäärä voivat vaihdella sopimuskauden aikana. Palvelun tulee olla selainpohjainen, tietoturvavaatimusten mukainen ja mahdollistaa roolipohjainen käyttö. Hankintaan sisältyy järjestelmän käyttöönotto, laitteiden asennukset sekä käyttäjäryhmittäiset koulutukset. Optiona tässä hankinnassa kaluston seurantaratkaisun käyttöönoton laajentaminen Turun kaupungin ajoneuvojen hallintaan ja/tai sähköisen ajopäiväkirjan käytön laajentamiseen. Kaupunki ei kuitenkaan sitoudu käyttämään optiota ja kaupungilla on oikeus hankkia vastaava ratkaisu ottamatta optiota käyttöön.

Keskeiset toiminnallisuudet: Kaluston seuranta • Kaluston varausjärjestelmä/-kalenteri ja hallinta • reaaliaikaisen sijainnin ja liikkeiden seurannan karttanäkymässä • ajohistorian ja ajotyylin tarkastelu • Polttoaineenkulutus ja CO₂ raportointi • ajoneuvokohtaisten tietojen (esim. liikennekäyttö, huolto- ja katsastustilanne) hallinnan • Vikailmoitukset ajoneuvon puutteista, (esim. signaalin katkeaminen, huollon lähestyminen, akkujännitteen vahti) • Ajoneuvon lähtötarkastus, kuittaus ja raportointi ennen ajon aloittamista Sähköinen ajopäiväkirja • ajon alkamis- ja päättymisajan • lähtö- ja päätepisteen • ajetun matkan pituuden ja reitin • kuljettajan tiedot ja tunnistautuminen ajoneuvoon • Digipiirturin etäluku ja raportointi Tilausten ja kuljetusten hallinta • kuljetustilausten vastaanotto ja hallinta järjestelmässä • kuljetusten aikataulutus ja seuranta • kuljetuksiin liittyvien tietojen yhdistäminen ajoneuvoihin ja ajopäiväkirjoihin • Asiakkaalle lähetettävä seurantalinkki sekä kuljetusilmoitukset (aloitus, lopetus ja palaute) • Rahtikirjan tulostus sekä tarvittavat raportit ja tulosteet Laitteet & integraatiot • 4G/5G yhteys • Intune hallittavuus • SSO Turun kaupungin Entra ID:llä

Muutettu palvelusopimusluonnosta (liite 4). Sopimuspohjassa virheellisesti vaadittu, että: Palveluun sisältyy kiinteä määrä kuukaudessa (3 henkilötyöpäivää) Toimittajan tarjoamia henkilötyöpäiviä Tilaajan pienkehitystarpeita varten. Tässä hankinnassa Palveluun ei sisälly kiinteää määrää Toimittajan tarjoamia henkilötyöpäiviä Tilaajan pienkehitystarpeita varten, vaan tarpeet veloitetaan tuntiperusteisesti tilauksesta, kuten tarjouspyynnössä on esitetty. Tilaaja pyytää tarjouspyynnössä hintaliitteellä jatkokehityksen tunti /htp hinta.