Aineistonhallintajärjestelmä (SaaS tai On-Prem) - Kulttuuriympäristötiedon järjestelmän hankinta

Tornion kaupunki ja Rovaniemen kaupunki (jäljempänä hankintayksiköt), joiden tilaaji na toimivat Tornionlaakson museo ja Lapin maakuntamuseo, hankkivat tällä yhteishankinnalla käyttöönsä hankinnan tavoitteita vastaavan kulttuuriympäristötiedon hallintajärjestelmän. Järjestelmä toteutetaan joko Software as a Service -palveluna (SaaS) tai on-premises-ratkaisuna (OnPrem). Järjestelmän tulee olla selainkäyttöinen ja soveltua rakennetun kulttuuriympäristön sekä arkeologisen kulttuuriperinnön tietojen ja aineistojen hallintaan. Kilpailutuksessa valitaan yksi ratkaisu (SaaS tai OnPrem) hankintasopimukseen. Mikäli ratkaisu toimitetaan SaaS-palveluna, kyseessä on palvelusopimus, johon sovelletaan JIT 2025 -ehtoja. Mikäli ratkaisu toimitetaan lisenssipohjaisena järjestelmänä, kyseessä on tavarahankinta, johon sovelletaan JYSE 2025 Tavarat -ehtoja. Sopimusluonnos on Liite 3, jota ei fyysisesti liitetä tähän tarjouspyyntöön. Tiedonhallintajärjestelmän avulla tallennetaan, hallitaan ja ylläpidetään museoiden rakennustutkimuksen ja arkeologian selvityksissä ja dokumentoinneissa tuotettua tietoa ja digitaalisia aineistoja. Järjestelmän avulla myös luodaan ja hallinnoidaan kulttuuriympäristöön liittyvää paikkatietoa. Kulttuuriympäristötiedon hallintajärjestelmän hankinnan tarkoituksena on tehostaa tiedonkäsittelyn prosesseja ja mahdollistaa tiedon jakamisen museoiden kanssa viranomaisyhteistyötä tekevien tahojen kanssa monipuolisten rajapintaominaisuuksien avulla. Järjestelmä mahdollistaa lisäksi valittujen aineistojen julkaisemisen museon asiakkaiden käyttöön Finna-palvelun kautta. Järjestelmää käyttävät yhteisesti Tornionlaakson museo ja Lapin maakuntamuseo. Jaottelu luettavuuden helpottamiseksi: Hankinnan kohteena on tilaajan käyttötarkoitukseen soveltuva, vaatimukset ja ehdot täyttävä selainpohjainen kulttuuriympäristötiedon hallintajärjestelmä sekä siihen liittyvät palvelut. Hankintaan sisältyvät vähintään: - järjestelmän käyttöönotto - järjestelmän testaus ja dokumentaatio - järjestelmän käyttöön liittyvä koulutus ja ohjeistus - järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut - järjestelmän versiopäivitykset - järjestelmän kehittäminen sopimuskaudella. Hankittavan järjestelmän lisäksi tarjoaja sitoutuu Järjestelmän jatkokehittämiseen sopimusaikana annettujen tavoitteiden mukaisesti. Sopimusehdot määräytyvät valittavan ratkaisumallin mukaan. SaaS-palveluna toimitettavaan ratkaisuun sovelletaan JIT 2025 -ehtoja. OnPrem-ratkaisuna toimitettavaan lisenssipohjaiseen järjestelmään sovelletaan JYSE 2025 Tavarat -ehtoja. Lisäksi Tornio ja Rovaniemi tekevät erilliset tietosuojaan liittyvät sopimukset, jotka ovat osa sopimuskokonaisuutta.

Hankittavan järjestelmän tekniset, toiminnalliset ja käytettävyyteen liittyvät tarkemmat vaatimukset on koottu vaatimusmäärittelyliitteeseen (Liite 2). Hankittavan järjestelmän on täytettävä vaatimusmäärittelyn kaikki esitetyt vaatimukset sekä hankinnan kohdetta koskevassa kuvauksessa (Liite 1) esitetyt vaatimukset. Keskeisimmät esimerkkikäyttötapaukset on kuvattu liitteessä viisi (Liite 5). Tarjoajan on hyvä huomioida, että tarjouspyyntö liitteineen muodostaa kokonaisuuden ja tarjoaja sitoutuu kaikkiin asiakirjoissa mainittuihin vaatimuksiin ja ehtoihin. Mahdollisessa tietojen ristiriitaisessa sisällössä tiedon oikeellisuus ratkaistaan kysymysten ja vastausten perusteella, joihin tarjoaja sitoutuu ennen tarjouksen jättämistä. Kokonaistaloudellinen edullisuus (paras hinta-laatusuhde), jossa hinnan painoarvo (TCO) on 40 ja laadun painoarvo 60. Tarjoukset vertaillaan seuraavin perustein: Hinta (TCO 5 vuotta) – 40 % Toiminnallisuus – 30 % Projektipäällikkö – 20 % Demon pisteytys – 10 % Pisteytyksen periaatteet on kuvattu liitteessä Pisteytys (Liite 7). Vaihtoehtoiset toteutusmallit (SaaS / On-prem) arvioidaan samoilla kriteereillä. - TCO sisältää kaikki järjestelmään liittyvät kustannukset viiden (5) vuoden ajalle. - Muihin järjestelmiin integroitavat rajapinnat on kuvattu liitteessä Kuvaus hankinnan kohteesta (Liite 1) - SLA vaatimukset on kuvattu liitteessä Palvelutasot ja SLA (Liite 6)

Liite 2 päivitetty tallennusvirheen vuoksi. Välilehdet B1 ja B2, solu D11.