Vuokrasopimusten hallinta-, reskontra- ja huoltojärjestelmä

Hankinnan kohteena on Riihimäen Kotikulma Oy:n (jäljempänä ”Hankintayksikkö”) käyttöön tuleva vuokrasopimusten hallinta-, reskontra- ja huoltojärjestelmä. Järjestelmä hankitaan System as a Service (SaaS) -kokonaisratkaisuna. Tarjottavan ratkaisun on oltava valmis, tuotantokäytössä oleva järjestelmä, jota voidaan mukauttaa Hankintayksikön tarpeisiin. Tavoitteena on, että järjestelmän käyttöönottoprosessi käynnistyy loppukeväällä 2026 ja että järjestelmä on vuokrasopimusten hallinta- ja reskontrajärjestelmän osalta tuotantokäytössä 31.10.2026 mennessä sekä huoltojärjestelmän osalta tuotantokäytössä viimeistään 1.12.2026 mennessä. Hankinnan kohde ja vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyyntöaineistossa. Hankintayksikkö valitsee kilpailutuksen perusteella sopimuskumppaniksi yhden (1) toimittajan. Sopimus on voimassa määräaikaisena kaksi (2) vuotta tuotantokäytön aloitusajankohdasta lukien, minkä jälkeen sopimus jatkuu toistaiseksi voimassa olevana sopimuksesta ilmenevin irtisanomisajoin ja -ehdoin. Hankinta sisältää järjestelmän lisäksi sekä järjestelmän käyttöönottoprojektin että järjestelmän ylläpito-, käyttö- ja kehityspalvelut sopimuskauden aikana. Hankintaan sovelletaan julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annettua lakia (1397/2016, ”hankintalaki”). Hankinnassa on kyse 26 §:n EU-kynnysarvon ylittävästä hankinnasta. Hankintamenettelynä on hankintalain 32 §:n mukainen avoin menettely. Hankintamenettely toteutetaan suomen kielellä. Teknisiä asiakirjoja voi esittää myös englannin kielellä, ellei erikseen ole toisin mainittu.

HANKINTAMENETTELYN KULKU Hankintamenettelyn vaiheet ovat tarjousten vastaanottamisen jälkeen pääpiirteittäin seuraavat: - Hankintayksikkö avaa tarjoukset; - Hankintayksikkö tarkastaa tarjoajien soveltuvuuden; - Hankintayksikkö tarkastaa tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden; - Hankintayksikkö vertailee tarjoukset; - Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen ja antaa sen tiedoksi tarjoajille; - Hankintayksikkö pyytää ja tarkastaa valitun tarjoajan soveltuvuutta koskevat todistukset ja selvitykset; - Hankintayksikkö solmii sopimuksen valitun tarjoajan kanssa. Hankintasopimus ei synny vielä hankintapäätöksestä tiedottamalla, vaan vasta, kun Hankintayksikkö ja hankintapäätöksellä valittu tarjoaja ovat allekirjoittaneet sopimuksen. EU-kynnysarvon ylittävässä hankinnassa voidaan tehdä sopimus aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun ehdokas tai tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi (odotusaika). Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat tai puutteelliset tarjoukset. OSATARJOUKSET Osatarjoukset eivät ole sallittuja. RINNAKKAISET TARJOUKSET Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja. VAIHTOEHTOISET TARJOUKSET Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla suomen kielellä. Tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä. Teknisiä asiakirjoja voi esittää myös englannin kielellä, ellei erikseen ole toisin mainittu. Hankintaan sisältyy hankintayksikön lisähankintamahdollisuuksia (optiot). Optioiden hyödyntäminen on hankintayksikön oikeus, ei velvollisuus.