Kulunhallintajärjestelmä (PPSHP puitejärjestely)

Hankintayksikkö (silloin Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri) on kilpailuttanut hankinnan avoimella menettelyllä EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana ennen kuin hankintalain 42 §:n 4 momentin puitejärjestelyn kautta tehtävien hankintojen enimmäisarvon tai -määrän ilmoittamista koskeva lainmuutos on tullut voimaan. Kilpailutus on tehty myös ennen kuin Unionin tuomioistuin on antanut asiassa C-23/20 (17.6.2021) ratkaisunsa, jonka mukaan puitejärjestelyn vaikutukset lakkaavat kyseisen rajan saavuttamisen jälkeen. (Katso kohta Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot)

Hankintayksikkö (silloin Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri) on kilpailuttanut hankinnan avoimella menettelyllä EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana ennen kuin hankintalain 42 §:n 4 momentin puitejärjestelyn kautta tehtävien hankintojen enimmäisarvon tai -määrän ilmoittamista koskeva lainmuutos on tullut voimaan. Kilpailutus on tehty myös ennen kuin Unionin tuomioistuin on antanut asiassa C-23/20 (17.6.2021) ratkaisunsa, jonka mukaan puitejärjestelyn vaikutukset lakkaavat kyseisen rajan saavuttamisen jälkeen. Hankintayksikkö on ilmoittanut tarjouspyynnöllä muun ohella seuraavaa: ”Oulun yliopistollinen keskussairaala OYS on uudistamassa rakennuskantaansa seuraavan 10 vuoden aikana. Rakennamme tällä hetkellä kahta uutta rakennusta, joihin siirtyy osa sairaalan toiminnoista arviolta 2023-2024, minkä jälkeen rakentaminen jatkuu ja muille toiminnoille tehdään uusia rakennuksia, tavoitteena tilojen ja toimintojen uudistaminen vuoteen 2028 mennessä. – – Uudistamisohjelman kohteita ovat muun muassa: ydinsairaalan 1. vaiheen A-allianssi (58 714 m2) ja B-allianssi (58 977 m2), sädehoitoyksikkö (3873 m2), ydinsairaalan vielä aloittamatta oleva 2-vaihe (arviolta 80-100 000 m2). Myöhemmin varmistuu mahdollinen jatkorakentaminen D-vaiheessa, alustava arvio sen laajuudesta on 74 000 m2. – – Käynnissä oleva uudistamisohjelma sisältää rakennusinvestointien lisäksi merkittäviä panostuksia uuteen teknologiaan. Uudet rakennukset tullaan varustamaan nykyaikaisella kulunhallintajärjestelmällä. Tämän hankinnan tavoitteena on valita PPSHP:n käyttöön kulunhallintajärjestelmä, joka tulee palvelemaan kaikkia uusia kiinteistöjä. Tavoitteena on hankkia nykyaikainen, henkilökunnan avaimettoman kulun mahdollistava ja korkean turvatason takaava sähköinen kulunhallintaratkaisu. Kaavaillun hankinnan kohteena ovat kulunhallintajärjestelmä, siihen liittyvät ovipäätteet sekä langaton lukitusjärjestelmä. Hankinnan kohde toimitetaan Tilaajan valmiiksi teettämään kaapelointiin. – – Hankittavan järjestelmän on oltava skaalautuva siten, että se palvelee tarvittaessa kaikkia PPSHP:n toiminnallisia tarpeita ja että siihen voidaan liittää myöhemmässä vaiheessa myös muita PPSHP:n Kontinkankaan ulkopuolisia kohteita ja käyttäjäryhmiä.” Puitejärjestelyn kestosta hankintayksikkö on ilmoittanut tarjouspyynnöllä seuraavaa: ”Puitejärjestely 4 vuotta, jonka jälkeen toistaiseksi voimassa olevana 6kk irtisanomisehdolla. OYS-uudistamisohjelman rakennushankkeiden aikataulu, jossa uudisrakennuksia toteutetaan arviolta 2028 asti. Järjestelmien ennakoitu käyttöaika on yli 10 vuotta ja koko elinkaarelle tarvitaan ylläpito- ja tukipalveluita.” Hankintayksikkö on ilmoittanut tarjouspyynnöllä hankinnan arvioiduksi kokonaisarvoksi 5 000 000 euroa. Puitejärjestelyn perusteella hankintoja on tehty nyt noin 3,4 miljoonalla eurolla. Arvio tulevalle tarpeelle OYS-uudistamisohjelman vuosina 2026–2030 on noin 5 miljoonaa euroa. Tästä arviolta 80 % kohdistuu OYS-uudistamisohjelman rakennuksiin Kontinkankaan kampuksella ja loput Pohteen muihin kohteisiin. Hankintayksikkö on siten kilpailuttanut hankinnan alun perin oikein EU-kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankintayksikkö on myös ilmoittanut oikein, että puitejärjestelyn perusteella hankintoja on tarkoitus tehdä koko OYS-uudistamisohjelman ajan ja käytännössä ainakin 10 vuotta. Tarjouspyynnössä kuvattu hankinnan kohde tai pituus ei ole muuttunut. Hankintayksikkö on kuitenkin tarjouspyynnössä ilmoittanut hankinnan arvioidun kokonaisarvon selvästi alakanttiin. Arvo on todennäköisesti ilmoitettu neljän vuoden ajalle laskettuna. Hankintayksikkö on hankintaa kilpailuttaessaan parhaansa mukaan kuvannut hankinnan kohteen ja laajuuden. Hankintayksikkö katsoo, että tarjoajille on annettu riittävät tiedot hankinnan laajuuden arvioimiseksi. Lisäksi hankinta on kilpailutettu ennen hankintalain ja oikeuskäytännön muutoksia liittyen puitejärjestelyjen arvon ilmoittamiseen ja sen ylittymiseen vaikutuksiin. Siten hankintayksikön näkemyksen mukaan puitejärjestelyyn ei ole sovellettava sääntöä, jonka mukaan puitejärjestelyn vaikutukset lakkaavat, kun enimmäismäärä saavutetaan. Hankinnassa ei ole ilmoitettu varsinaista enimmäisarvoa/-määrää, eikä tarjouspyynnöllä ilmoitettua arvoa ole sellaiseksi tulkittava. Hankintayksikkö haluaa avoimuuden nimissä ilmoittaa markkinoille tilanteesta. Lisäksi hankintayksikkö katsoo, että sillä olisi joka tapauksessa hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukainen suorahankintaperuste jatkaa hankintojen tekemistä kilpailutetulta sopimuskumppanilta OYS-uudistamisohjelmaan loppuun. Teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Kilpailutusta tehtäessä tarjouspyynnön mukaan hankinnan tavoitteena on ollut saada yhtenäinen kulunhallintajärjestelmä kaikkiin uusiin uudistamisohjelman rakennuksiin. Edelleen tarjouspyynnön mukaan käynnissä oleva uudistamisohjelma sisältää rakennusinvestointien lisäksi merkittäviä panostuksia uuteen teknologiaan. Uudet rakennukset tullaan varustamaan nykyaikaisella kulunhallintajärjestelmällä. Hankinnan tavoitteena on ollut valita PPSHP:n käyttöön kulunhallintajärjestelmä, joka tulee palvelemaan kaikkia uusia kiinteistöjä. Järjestelmä on nyt asennettu toteutettuihin OYS2030 uudistamisohjelman uudisrakennuksiin OYS A, B, E ja F. Tällä hetkellä on rakenteilla/suunnitteilla OYS C, H ja L rakennukset sekä OYS G-rakennuksen muutostyöt. Kaikki nämä rakennukset tulevat olemaan kiinteä osa uutta OYS sairaalakampusta. Yhtenäinen keskitetty kulunhallintajärjestelmä mahdollistaa kaikkien OYS-kampuksella työskentelevien ja opiskelevien kulunhallintaoikeuksien hallinnan keskitetysti. Nyt toteutettu järjestelmä on keskiössä kulkuoikeuksien hallinnassa. Järjestelmään on toteutettu useita integraatioita muihin järjestelmiin. Näiden vaihtaminen eri järjestelmään toisi hankintayksikölle mittavat ja kohtuuttomat kustannukset. Ilman keskitettyä kulunhallintajärjestelmää ei olisi mahdollista toteuttaa yhden kulkutunnisteen toimintaa henkilöstölle kaikissa OYS-kampuksen rakennuksissa. Uudistamisohjelman keston ajan eli arviolta noin vuoteen 2030 saakka hankintayksikkö hankkii kilpailutuksen mukaisesti jo asennetuille järjestelmille ylläpito- ja tukipalveluita. Uudistamisohjelman valmistuttua ja järjestelmien tultua asennetuksi hankintayksikkö aikoo kartoittaa markkinoita ja selvittää, pystyykö joku muu tarjoaja jatkossa toimittamaan järjestelmille jatkuvia ylläpito- ja tukipalveluita.

Hankintayksikkö haluaa avoimuuden nimissä ilmoittaa markkinoille tilanteesta. Lisäksi hankintayksikkö katsoo, että sillä olisi joka tapauksessa hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukainen suorahankintaperuste jatkaa hankintojen tekemistä kilpailutetulta sopimuskumppanilta OYS-uudistamisohjelmaan loppuun. Teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan. Järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Kilpailutusta tehtäessä tarjouspyynnön mukaan hankinnan tavoitteena on ollut saada yhtenäinen kulunhallintajärjestelmä kaikkiin uusiin uudistamisohjelman rakennuksiin. Edelleen tarjouspyynnön mukaan käynnissä oleva uudistamisohjelma sisältää rakennusinvestointien lisäksi merkittäviä panostuksia uuteen teknologiaan. Uudet rakennukset tullaan varustamaan nykyaikaisella kulunhallintajärjestelmällä. Hankinnan tavoitteena on ollut valita PPSHP:n käyttöön kulunhallintajärjestelmä, joka tulee palvelemaan kaikkia uusia kiinteistöjä. Järjestelmä on nyt asennettu toteutettuihin OYS2030 uudistamisohjelman uudisrakennuksiin OYS A, B, E ja F. Tällä hetkellä on rakenteilla/suunnitteilla OYS C, H ja L rakennukset sekä OYS G-rakennuksen muutostyöt. Kaikki nämä rakennukset tulevat olemaan kiinteä osa uutta OYS sairaalakampusta. Yhtenäinen keskitetty kulunhallintajärjestelmä mahdollistaa kaikkien OYS-kampuksella työskentelevien ja opiskelevien kulunhallintaoikeuksien hallinnan keskitetysti. Nyt toteutettu järjestelmä on keskiössä kulkuoikeuksien hallinnassa. Järjestelmään on toteutettu useita integraatioita muihin järjestelmiin. Näiden vaihtaminen eri järjestelmään toisi hankintayksikölle mittavat ja kohtuuttomat kustannukset. Ilman keskitettyä kulunhallintajärjestelmää ei olisi mahdollista toteuttaa yhden kulkutunnisteen toimintaa henkilöstölle kaikissa OYS-kampuksen rakennuksissa. Uudistamisohjelman keston ajan eli arviolta noin vuoteen 2030 saakka hankintayksikkö hankkii kilpailutuksen mukaisesti jo asennetuille järjestelmille ylläpito- ja tukipalveluita. Uudistamisohjelman valmistuttua ja järjestelmien tultua asennetuksi hankintayksikkö aikoo kartoittaa markkinoita ja selvittää, pystyykö joku muu tarjoaja jatkossa toimittamaan järjestelmille jatkuvia ylläpito- ja tukipalveluita.