Kutsu tekniseen markkinavuoropuheluun: Asiahallintajärjestelmä, Kymenlaakson hyvinvointialue

Tämä tietopyyntö ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan osa hankinnan valmisteluvaihetta. Tietopyynnön tavoitteena on kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja, toteutusmalleja sekä toimittajien valmiuksia tulevaa kilpailutusta varten. Hankintayksikkö ei sitoudu tietopyynnön perusteella toteuttamaan hankintaa esitetyllä tavalla. Kymenlaakson hyvinvointialue valmistelee asianhallintajärjestelmän hankintaa. Hankinnan tavoitteena on hankkia nykyaikainen, tiedonhallintaa koskevan lainsäädännön ja julkishallinnon vaatimukset täyttävä asianhallinnan kokonaisratkaisu SaaS-palveluna. Ratkaisun tulee tukea asianhallintaa, asiakirjahallintaa, tiedonohjausta, päätöksenteon valmistelua, kokoushallintaa sekä näihin liittyviä viranomaisprosesseja. Hankinnan kohteeseen on tarkoitus sisällyttää asianhallinnan kokonaisratkaisu, järjestelmän käyttöönottoprojekti, tuki- ja ylläpitopalvelut sekä tarvittavat asiantuntija- ja jatkokehityspalvelut. Ratkaisun tulee tukea asian koko elinkaarta vireille tulosta päätöksentekoon, tiedoksiantoon ja arkistointiin. Nykyisin Kymenlaakson hyvinvointialueella on käytössä asianhallinnan kokonaisuus, johon kuuluvat Tweb-asianhallintajärjestelmä, Valmu-viranhaltijapäätös- ja kokousaineistoratkaisu, Portaali-kokousjärjestelmä sekä WebArkki-tiedonohjausjärjestelmä. Vuoden 2025 aikana järjestelmissä käsiteltiin noin 15 000 uutta asiaa, 3 700 viranhaltijapäätöstä, 160 kokousta ja 1 700 toimielinpäätöstä. Aktiivisia käyttäjiä on nykyisessä kokonaisuudessa noin 1 000. Hankinnan valmistelussa arvioidaan markkinoilla olevia ratkaisuja ja niiden soveltuvuutta hyvinvointialueen tarpeisiin. Erityisenä kiinnostuksen kohteena ovat tiedonohjauksen, asian- ja asiakirjahallinnan, työnkulkujen, viranhaltijapäätösten, kokoushallinnan, sähköisen asioinnin, sähköisen allekirjoituksen, raportoinnin sekä integraatioiden toteuttamistavat. Alustavasti tarkasteltavia integraatiokohteita ovat muun muassa identiteetinhallinta, sähköinen arkistointi, sopimushallinta sekä Suomi.fi-palvelut. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden järjestää toimittajakohtaisia keskustelutilaisuuksia sekä pyytää tarkentavia lisätietoja. Tietopyyntöön osallistuminen ei ole edellytys myöhempään tarjouskilpailuun osallistumiselle eikä vaikuta tarjoajien asemaan mahdollisessa kilpailutuksessa.