Hoiva-asuntokiinteistöjen myyntiin liittyvien asiantuntijapalveluiden hankinta

HANKINNAN KOHDE VAV Hoiva-asunnot Oy (jäljempänä Tilaaja) kilpailuttaa kahden hoiva-asuntokiinteistön (jäljempänä Kohteet) myyntiprosessiin liittyvät asiantuntija-, markkinointi-, välitys- ja transaktioneuvontapalvelut (jäljempänä Palvelu). Hankittavaan Palveluun tulee sisältyä vähintään seuraavat kokonaisuudet: - Prosessin ohjaus ja raportointi - Myyntiin liittyvien vaihtoehtoisten toimenpiteiden ja strategioiden analysointi ja toimeenpano. - Myytiin liittyvien myyntimateriaalien laatiminen - Potentiaalisten ostajien/sijoittajien kontaktointi ja Tilaajan avustaminen tai edustaminen myyntiin liittyvissä keskusteluissa ja neuvotteluissa sijoittajien kanssa - Tilaajan avustaminen prosessin alkuvalmisteluista kaupan loppuunsaattamiseen asti. Hankintaan sisältyy lisäksi optiona seuraavat kokonaisuudet: - Teknisten DD:iden toteutus - YmpäristöDD:iden toteutus Tilaaja päättää edellä mainittujen optioiden käyttöönotosta 31.12.2026 mennessä. Selvyyden vuoksi todetaan, että Toimittaja tarjoaa ainoastaan strategista kaupallista neuvonantoa, eikä siten anna yksityiskohtaista neuvonantoa esimerkiksi oikeudellisissa, kirjanpidollisissa, verotuksellisissa tai teknisissä asioissa. Kohteiden sekä hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on määritelty tarjouspyynnön liitteissä. Toimeksiannon sisältö optioineen tarkennetaan hankintaprosessin aikana käytävissä neuvotteluissa niin, että neuvottelujen jälkeen julkaistava lopullinen tarjouspyyntö sisältää täsmennetyt toimeksiannon sisällöt ja hankinnan vertailukriteerit. HANKINTAMENETTELY Hankintamenettelynä käytetään julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 1397/2016 (jäljempänä "hankintalaki") 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä siten kuin osallistumispyynnön kohdassa "Hankintaa tai sen osaa koskevat lisätiedot" on tarkemmin kuvattu. Selvyyden vuoksi todetaan, että neuvottelumenettelyn tarkoituksena on neuvotella hankinta-asiakirjoissa asetetuista vaatimuksista, ehdoista ja määrittelyistä. Neuvotteluiden perusteella hankinta ei kuitenkaan voi muodostua olennaisesti muuksi kuin tässä osallistumispyynnössä ja sen liitteissä on esitetty. Neuvotteluissa voidaan neuvotella esimerkiksi hankintaa koskevista sopimusehdoista sekä hankinnan kohteen vähimmäisvaatimuksista. Hankintamenettelyyn osallistumisesta tai tarjouksen laadinnasta ei makseta ehdokkaille korvausta.

NEUVOTTELUMENETTELYN KULKU Hankinnassa käytetään hankintamenettelynä hankintalain 34 §:n mukaista neuvottelumenettelyä. Neuvottelumenettely on joustava menettely, jonka vaiheittaisuudesta ja pääpiirteittäisestä kulusta säädetään hankintalaissa ja jonka kulkua ko. hankinnassa on selvitetty alla. Ko. hankinnassa neuvottelumenettelylle on olemassa hankintalain mukaiset edellytykset, sillä hankintasopimusta ei voida tehdä ilman edeltäviä neuvotteluja hankinnan luonteen vuoksi. Hankinta voidaan toteuttaa erilaisilla hinnoittelu- ja ratkaisumalleilla, jonka johdosta neuvottelut ennen hankintasopimuksen tekemistä ovat välttämättömät. Neuvottelumenettelyn vaiheet ovat pääpirteissään seuraavat: A. Osallistumisvaihe 1. Hankintayksikkö pyytää tällä osallistumispyynnöllä hankinnasta kiinnostuneita toimijoita jättämään osallistumishakemuksen hankintamenettelyyn 2. Hankinnasta kiinnostuneet ehdokkaat jättävät Hankintayksikölle osallistumishakemuksen 3. Hankintayksikkö valitsee osallistumishakemuksen jättäneistä ehdokkaista kolme (3) ehdokasta neuvottelumenettelyyn jäljempänä esitettyjen arviointiperusteiden mukaisesti. B. Neuvotteluvaihe 4. Hankintayksikkö lähettää alustavan tarjouspyynnön sekä neuvottelukutsun neuvottelumenettelyyn valituille tarjoajille 5. Neuvottelumenettelyyn valitut tarjoajat lähettävät alustavan tarjouksen alustavassa tarjouspyynnössä kuvatun mukaisesti 6. Hankintayksikkö pitää valittujen tarjoajien kanssa neuvottelut (1 - 2 neuvottelukierrosta). Selvyyden vuoksi todetaan, että Hankintayksikkö varaa oikeuden tarjouspyyntöä koskeviin ja muihin tarjousmenettelyn muutoksiin edellä kuvatun hankintamenettelyn neuvotteluvaiheen osalta, kuitenkin siten, että hankintamenettely on hankintalain 3 §:n 1 momentissa tarkoitettujen periaatteiden mukainen sekä noudattaa neuvottelumenettelyn kulkua siten kuin hankintalain 35 §:ssä on määritelty. Neuvottelujen kuluessa valmistellaan lopullista tarjouspyyntöä ja sen liitteitä. C. Lopullinen tarjousvaihe 7. Hankintayksikkö pyytää neuvotteluiden jälkeen niihin osallistuneilta tarjoajilta lopulliset tarjoukset lopullisen tarjouspyynnön perusteella. 8. Hankintayksikkö tekee hankintapäätöksen lopullisten tarjousten perusteella lopullisessa tarjouspyynnössä esitettyjen arviointi- ja vertailuperusteiden mukaisesti. OSALLISTUMISHAKEMUSTEN KÄSITTELY Osallistumishakemusten käsittelyn vaiheet ovat pääpirteissään seuraavat: 1. Osallistumishakemusten avaaminen 2. Ehdokkaiden soveltuvuuden alustava tarkistaminen 3. Tarjoajien valinta neuvottelumenettelyyn (ks. jäljempänä) 4. Neuvottelumenettelyyn valituksi esitettyjen ehdokkaiden soveltuvuuteen liittyvien todistusten ja selvitysten sekä ehdokkaan (yritys) ja sen vastuuhenkilöiden rikosrekisteriotteiden tarkistaminen TOIMITETTAVAT SELVITYKSET Hankintayksikkö tulee pyytämään neuvottelumenettelyyn valituksi esitettäviä tarjoajia toimittamaan seuraavat selvitykset: 1. Rikosrekisteriotteet 2. Mikäli tarjoaja ei kuulu Vastuugroup.fi -palvelun Luotettava kumppani -palveluun, tai tiedot eivät käy sieltä ilmi, tulee erikseen toimittaa: - rekisteröitymistä koskevat selvitykset, - kaupparekisteriote, - todistus verojen ja sosiaaliturvamaksujen suorittamisesta, - todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta, - todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta, - selvitys sovellettavista työehtosopimuksista, - selvitys työterveyshuollon järjestämisestä - todistus vastuuvakuutuksen ottamisesta TARJOAJIEN VALINTA NEUVOTTELUMENETTELYYN Neuvottelumenettelyyn valitaan kolme (3) soveltuvuusvaatimukset täyttävää ehdokasta. Mikäli soveltuvuusvaatimukset täyttäviä ehdokkaita on enemmän kuin Hankintayksikkö valitsee neuvotteluvaiheeseen, valitsee Hankintayksikkö ehdokkaat neuvottelumenettelyyn referenssilomakkeessa mainituin arviointiperustein. NEUVOTTELUVAIHE Neuvotteluvaiheessa Hankintayksikkö käy toimittajakohtaiset neuvottelut valittujen ehdokkaiden kanssa. Neuvottelut keskittyvät pääasiassa asioihin, jotka ovat lopullisen tarjouksen antamisen kannalta keskeisiä, kuten: - toimeksiantoon sisältyvien tehtävien määrittäminen - hankinnan kohteen vähimmäisvaatimukset - lopullisen tarjouksen hinnoittelumekanismit - olennaiset sopimusehdot - toteutuksen aikataulu Kaikki neuvottelut käydään tarjoajakohtaisesti etäyhteydellä (Teams). Neuvotteluihin on alustavasti varattu aikaa noin 2-6 tuntia per tarjoaja. LOPULLISTEN TARJOUSTEN KÄSITTELY Neuvotteluvaiheen jälkeen annetuiden lopullisten tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: - Tarjousten avaaminen - Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastaminen - Tarjousten vertailu - Hankintapäätöksen tekeminen - Hankintasopimuksen tekeminen (valitus- ja odotusajan jälkeen) Tarjoukset avataan tarjousten jättöajan päättymisen jälkeen. Avaustilaisuus ei ole julkinen.