Kausikasvien hankinta

Helsingin kaupungin asunnot Oy (Heka) pyytää toimittajia kommentoimaan suunnitteilla olevan kausikasvien hankinnan asiakirjoja. Kommentoitavaksi toimitetaan alustava palvelukuvaus, Hekan vastuullisuusperiaatteet sekä tarjouslomake. Lisäksi nähtävillä on edellisellä sopimuskaudella käytetty sopimuspohja, joka päivitetään varsinaista kilpailutusta varten vastaamaan JYSE 2025 Tavarat -ehtoja. Hankintaa koskevat lisäkysymykset löytyvät kohdasta "Hankintaa koskevat lisätiedot". Suosittelemme kirjautumaan tarjouspalveluun, jotta kaikki ilmoituksessa olevat tiedot ja liitteet ovat nähtävillä. Hankinnan kohde Heka hankkii asuintalojen pihojen istutusastioihin ja -laatikoihin kausikasveja tarvikkeineen. Hankinnan kohteena ovat yksivuotiset sesonkikasvit ruukkuistutuksiin. Kasvien tulee olla kestäviä ja soveltua erilaisiin kasvuolosuhteisiin. Keskimääräinen kertaostos tuotteille on noin 200€. Hankinnan kokonaisarvo neljälle vuodelle on laskennallisesti noin 150 000 euroa. Tavoitteena on muodostaa Hekan valtuuttamien asukkaiden ja henkilökunnan käyttöön toimiva myymäläverkosto. Vaihtoehtoisesti toimittajaksi voidaan valita myös verkkokauppatoimija ilman fyysistä myymälää. Fyysisten myymälöiden tulee sijaita hyvien kulkuyhteyksien varrella suhteessa Hekan kohteisiin (https://www.hekaoy.fi/kohteet/tutustu-kohteisiimme/). Myymälöiden tulee olla avoinna myös arki-iltaisin sekä viikonloppuisin. Pääasiallisesti hankintoja tekevät Hekan valtuuttamat asukasedustajat ennalta määriteltyjen ostorajojen puitteissa. Lisäksi hankintoja voivat tehdä Hekan työntekijät sekä muut valtuutetut asukkaat. Hekan edustajat voivat vapaasti valita itselleen sopivimman myymälän tai muun Hekan sopimusmyymälän. Kuljetukset Lähtökohtaisesti tarjoajalla tulee olla käytössään tuotteille oma kuljetuspalvelu joko omana toimintana tai alihankintana. Markkinavuoropuhelun perusteella Heka arvioi myös vaihtoehtoa, jossa hankinta jaetaan erillisiin osa-alueisiin. Tällöin esimerkiksi tuotteiden toimitukset tai verkkokauppapalvelu voitaisiin kilpailuttaa erikseen. Mikäli kuljetukset kilpailutetaan erillisenä osa-alueena, Heka edellyttäisi kausikasvien toimittajan huolehtivan osana sopimusvelvoitteitaan kuljetustilauksen tekemisestä Hekan kuljetuksista vastaavalle sopimuskumppanille. Heka toivoo markkinatoimijoilta näkemyksiä sekä nykyiseen malliin että mahdolliseen erillisen kuljetuspalvelun kilpailuttamiseen liittyen. Sopimus Hankinta on tarkoitus toteuttaa puitejärjestelynä useamman toimittajan kanssa. Sopimustoimittajia valitaan arviolta 2–5. Varsinainen sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, minkä lisäksi sopimukseen sisältyy kaksi (2) yhden vuoden optiokautta. Markkinavuoropuhelun tavoitteet Heka toivoo markkinatoimijoilta kommentteja erityisesti seuraavista aiheista: -tarjousten vertailuperusteet (esim. hinnan ja laadun painotukset) -ympäristö- ja vastuullisuusvaatimukset kasveille sekä muille tuotteille -yleiset sopimusehdot -kausikasvien ja tarvikkeiden kuljetukset -verkkokaupan käyttömahdollisuudet ja niiden toteuttaminen Kommenttien toimittaminen Kyseessä on markkinavuoropuhelu ja tietopyyntö. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia, eikä ilmoituksen sisältö sido hankintayksikköä. Kaikki annetut tiedot ovat alustavia ja voivat muuttua hankinnan valmistelun aikana. Pyydämme toimittamaan kommentit sähköpostitse osoitteeseen hankinnat@hekaoy.fi. Viestin otsikoksi tulee merkitä: Markkinavuoropuhelu – kausikasvit. Heka voi esittää kommenttien perusteella lisäkysymyksiä tai järjestää osallistujien kanssa erillisiä Teams-keskusteluja. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei vaikuta mahdollisuuteen osallistua myöhempään kilpailutukseen. Kommentit pyydetään toimittamaan viimeistään 3.8.2026 klo 10.00.

Kysymyksiä Palvelu: 1. Onko palvelukuvaus toimittajan näkökulmasta selkeä ja riittävä? 2. Mitä kohtia pitäisi täsmentää, jotta palvelu olisi helpompi toteuttaa? 3. Onko tyypillistä, että toimittaja antaa opastusta asiakkaille (kasvivalinnat, hoito-ohjeet) osana palvelua? 4. Pystyttekö takaamaan, että jokainen maksusitoumuksella kausikasveja hankkiva asukasedustaja saa asioidessaan tietoonsa Hekan sopimuksen mukaiset yksikköhinnat? 5. Mitä mieltä olisitte siitä, jos Heka julkaisisi tarjousvertailussa annetut yksittäishinnat asukkaille esimerkiksi Hekan nettisivuilla? 6. Mitkä tekijät vaikuttavat eniten palvelun laatuun ja hintaan tässä hankinnassa? Kuljetus: 7. Kuinka yleistä on kuljetuspalvelun tarjoaminen tämän tyyppisessä palvelussa? 8. Millä toimitusajoilla ja -ehdoilla kuljetus on realistista toteuttaa? 9. Onko toimitusikkuna (ma–pe klo 9–18) toimiva vai tulisiko sitä laajentaa? 10. Pystyttekö sitoutumaan esimerkiksi kuljetukseen 5 arkipäivän sisällä tilauksesta? 11. Pystyttekö sitoutumaan tiettyyn kuljetuspäivään (esimerkiksi jos kasvit kuljetetaan 1 x viikossa)? 12. Miten kuljetukset kannattaa hinnoitella (kiinteä / aluekohtainen / tilauskohtainen)? 13. Paljonko yhden yksittäisen tilauksen kuljetushinta voisi olla? Osa-alueet 14. Mitä mieltä olisitte vaihtoehdosta, että kilpailutus tehtäisiin kahdessa eri osa-alueessa, jossa toisella toimijalla ei tarvitsisi olla kuljetuspalvelua ja toisessa osa-alueessa kilpailutettaisiin kuljetuksia tarjoava toimija? Lisäisikö tällainen malli tarjoushalukkuutta? 15. Entä jos toisella osa-alueella kilpailutettaisiin pelkästään kuljetusyritys, joka hoitaisi kaikki kausikasvien kuljetukset. Olisiko teillä kausikasvien myyjänä mahdollista tilata kasvien kuljetus Hekan sopimuskumppanilta? Mitä asioita tässä vaihtoehdossa tulisi mielestänne huomioida? Verkkokauppa: 16. Onko teillä käytössänne verkkokauppa tai tilausportaali yritysasiakkaille? 17. Onko mahdollista toteuttaa verkkokauppa, jossa: • käyttäjä näkee vain Hekalle sallitut tuotteet? • ostot rajoittuvat kausikasveihin ja niihin liittyviin tarvikkeisiin kuljetuksineen? • laskutus menee suoraan sopimuksen mukaan? 18. Voidaanko verkkokauppaan rakentaa: • valmiita kasvipaketteja (esim. ”perussetti pihaan”) • ohjeet ja suositukset suoraan tuotteiden yhteyteen? 19. Miten verkkokauppa vaikuttaisi toimitusaikoihin ja kustannuksiin? 20. Onko yrityksellänne kokemusta vastaavista ratkaisuista muiden julkisten toimijoiden kanssa? Sopimus 21. Tarkoitus on tehdä sopimus JYSE-tavarat 2025 sopimusehdoilla. Onko sopimusehdoissa jotain, mitä haluaisitte kommentoida? Liitteenä oleva sopimusluonnos on vuodelta 2022 ja sopimusehdot tullaan päivittämään varsinaiseen tarjouspyyntöön. Onko jotain mitä toivoisitte sopimusehdoissa erityisesti huomioitavan? 22. Minkälaisia kuljetusehtoja käytätte kausikasvien toimituksissa? Soveltuvatko JYSE 2025 tavarat- sopimusehdot mielestänne tuotteiden toimituksiin? Tarjouslomake Markkinavuoropuhelun liitteenä löytyy tarjouslomake, jota tullaan käyttämään kilpailutuksen hintavertailuna. 23. Ovatko lomakkeella olevat tuotteet ja niille annetut laatukriteerit mielestänne sopivia? 24. Ovatko tuotteille asetetut vaatimukset (esimerkiksi koko) sopivia? Vastuullisuusperiaatteet 25. Markkinavuoropuhelun liitteenä löytyy Hekan vastuullisuusperiaatteet. Pystyttekö sitoutumaan näihin periaatteisiin sopimuskaudella?