Sopimusmuutos / Yleisradio Oy - IT-konsultointi 2023-2028 (DPS) - Teknologia- ja infrastruktuurikehityspalvelut - IT- arkkitehti

Yleisradio Oy (myöhemmin myös Yle) on hankkinut IT-arkkitehti asiantuntijapalveluita tukemaan Ylen mediapalveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmän, kehitystä sopimuskaudelle 3.2.2025 - 31.7.2025. Ylellä oli mahdollisuus jatkaa sopimuskautta yhdellä enintään kuuden (6) kuukauden mittaisella optiokaudella, jonka Yle on ottanut käyttöön. Hankinta tehtiin Hansel Oy:n perustaman IT-konsultointi 2023–2028 dynaamisen hankintajärjestelmän sisäisenä kilpailutuksena. Sopimuksen arvo jäi alle hankintalain 26 § mukaisen EU-kynnysarvon.

Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Hankintalain 136 § 3 momentin mukaan muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla tämän lain säännösten kiertäminen Mediapalveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmä on Ylen mediapalveluiden tarpeisiin syvällisesti räätälöity järjestelmä ja se toimii keskeisenä komponenttina mediapalveluiden operoinnissa. Kipinä Software Oy:n IT-arkkitehti on hankkeen aikana kerryttänyt ainutlaatuisen ja yksityiskohtaisen teknisen sekä toiminnallisen ymmärryksen Ylen spesifistä mediapalveluiden tilaamis- ja hallintaympäristöstä, sen integraatioista, datasta ja tietovirroista. Tämän hiljaisen tiedon siirtäminen uudelle asiantuntijalle on käytännössä erittäin hidasta ja vaikeuttaa nykyisen kehityskohteiden loppuunsaattamisen sekä jo laajentuneen jatkokehityksen etenemisen. Sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi väistämättä kuukausien mittaisen perehdytysjakson, jonka aikana kehitystyö hidastuisi ja tämä puolestaan vaarantaisi erityisesti uusien käynnistyneiden hankkeiden etenemisen sekä nostaisi riskejä teknologisen ympäristön toiminnassa. Lisäksi uuden IT-arkkitehdin perehdytys ja aiemmin tehtyyn suunnittelutyöhön tutustuminen viivästyttäisi automaation läpiviennin viimeistelyä nykyisessä teknologiaympäristössä. Mediapalveluiden tilaus- ja hallinta järjestelmän kehitykseen linkittyvien hankkeiden sekä teknologiakehityksen viivästymiset on tunnistettu merkittäväksi riskiksi. Mediapalveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmän kehitys on sidoksissa Ylen Live-operaatiokeskuksen taustateknologian uudistukseen, ja viiveet tässä hankkeessa heijastuisivat suoraan muihin strategisiin hankkeisiin aiheuttaen ketjureaktion ja lisäkustannuksia. Uuden asiantuntijan tulisi käyttää merkittävä määrä laskutettavaa aikaa perehtyäkseen järjestelmän tekniseen suunnitelmaan, dokumentaatioon ja sidosryhmärakenteeseen. Tarve jatkaa nykyisen palveluntuottajan IT-arkkitehdin kanssa on korostunut teknologisen ympäristön riippuvuuksien ja tehokkaan muutoshallinnan takaamisen sekä ylimääräisten riskien poistamisen kautta. Muutos ei vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen, vaan varmistaa sen alkuperäisten tavoitteiden saavuttamisen. Edellä mainituista syistä sopimusta nykyisen palveluntuottajan kanssa tulisi jatkaa 30.9.2026 saakka, jotta voidaan varmistaa hankkeen etenemisen katkeamattomuus ennen uuden kilpailutuksen läpivientiä asiantuntijaresurssin hankintaan liittyen. Jatkamalla sopimusta nykyisen palveluntuottajan kanssa Yle pyrkii varmistamaan edellytykset hankkeen tavoitteiden mukaiselle etenemiselle ja budjetille. Näin Yle tulee välttämään merkittävät taloudelliset ja tekniset riskit, jotka liittyvät uuden henkilön perehdyttämiseen kesken kriittisen kehitysvaiheen. Yle päättää jatkaa sopimusta “IT-arkkitehti Ylen mediapalveluiden tilaus- ja hallintajärjestelmän kehitykseen” (sopimuksen tunniste 2025.168.1) Kipinä Software Oy:n kanssa ajalle 1.8.2026-30.09.2026. Alkuperäisen sopimuksen arvo oli 187 500 € (alv 0%) ja Ylellä on tarve tehdä aikaisempaan hankintaan liittyen lisä- ja täydennyshankintoja siten, että sopimusmuutoksen arvo on enintään 40 000€ (alv 0%). Näin ollen sopimusmuutoksen arvo eli ylitä 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Muutos koskee sopimuskauden jatkamista. Muutos koskee sopimuskauden jatkamista. Sopimusta jatketaan nykyisen palveluntuottajan kanssa, koska sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole tässä hankkeen kriittisessä vaiheessa mahdollista ilman, että siitä aiheutuisi hankintayksikölle merkittävää haittaa ja kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä. Lisäksi Yle haluaa huolellisella valmistelulla varmistaa sen, että hankkeelle saadaan laadukas ja tarkoituksenmukainen lopputulos siten ettei hankkeen kehityksen eteneminen ja jatkokehitys vaarantuisi.