TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA -VUOROPUHELUA VARTEN / Porin kaupungin tilojen digitaalisen palvelu- ja asiointikokonaisuuden uudistaminen

Tämä ilmoitus on tietopyyntö markkinakartoitusta ja markkinavuoropuhelua varten. Ilmoituksen tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja, toimintamalleja ja toimittajia Porin kaupungin palvelu- ja asiointikäytössä olevien tilojen digitaalisen palvelu- ja asiointikokonaisuuden uudistamiseen. Tämä ilmoitus: • ei ole hankintailmoitus • ei ole tarjouspyyntö • ei käynnistä hankintamenettelyä • eikä velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa tässä ilmoituksessa kuvatulla tavalla. Tietopyyntöön vastaaminen tai markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole edellytys mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta. Tavoiteltu tulevaisuuden ratkaisu Porin kaupunki hakee markkinoilta näkemyksiä ratkaisusta, joka olisi samanaikaisesti asiakaslähtöinen, saavutettava, henkilöstön työtä sujuvoittava, tiedolla johdettava, digitaalista kehittämistä mahdollistava ja pitkän aikavälin tavoitteisiin skaalautuva. Ratkaisun tulee tukea kaupungin tavoitetta vahvistaa hyvinvointia, arjen sujuvuutta sekä digitalisaation ja tekoälyn hyödyntämistä palveluissa ja prosesseissa. 1. Sujuva arki asiakkaille, seuroille ja käyttäjäryhmille Ratkaisun tulee tukea sujuvaa, saavutettavaa ja aidosti käyttäjälähtöistä asiointia erilaisille käyttäjäryhmille. Tavoitteena on, että kuntalaiset, perheet, aktiivikäyttäjät, satunnaiskävijät, urheiluseurat ja muut yhteisöt voivat hyödyntää palveluja vaivattomasti sekä digitaalisissa kanavissa että muissa tarkoituksenmukaisissa asiointitavoissa. Ratkaisussa tulee korostua vahva digitaalinen käytettävyys, mutta samalla sen on huomioitava saavutettavuus, erityisryhmien tarpeet sekä eri asiakasryhmien erilaiset valmiudet ja tavat käyttää palveluja. 2. Sujuva arki kaupungin sisäiseen toimintaan Ratkaisun tulee tukea operatiivista työtä, vähentää manuaalisia työvaiheita ja parantaa sisäistä tehokkuutta muun muassa asiakashallinnassa, kulunhallinnassa, varaamisessa, maksamisessa, raportoinnissa ja toiminnan ohjauksessa. Tavoitteena on, että ratkaisu helpottaa sekä päivittäistä käytännön työtä että pidemmän aikavälin suunnittelua, johtamista ja palveluiden kehittämistä. Strategiassa todetaan, että Pori haluaa sujuvoittaa organisaation sisäisiä prosesseja sekä tehostaa digitalisaation hyödyntämistä arjen prosesseissa. 3. Digitalisaation vahvistaminen Ratkaisun tulee mahdollistaa digitaalisten palvelujen määrätietoinen kehittäminen. Tavoitteena on, että asiointi, varaukset, maksaminen, käyttöoikeudet, asiakastiedon hallinta ja palveluohjaus muodostavat yhtenäisen digitaalisen palvelukokonaisuuden, joka tukee sujuvaa arkea sekä käyttäjille että kaupungin henkilöstölle. Strategiassa todetaan, että Pori tehostaa digitalisaation hyödyntämistä kaupungin toiminnassa, palveluissa ja arjen prosesseissa. 4. Tekoälyn hyödyntämisen mahdollistaminen Kaupunki on kiinnostunut myös siitä, miten ratkaisu voi mahdollistaa tekoälyn tai muun kehittyneen analytiikan hyödyntämisen esimerkiksi tilojen ja vuorojen hallinnassa, käyttöasteen seurannassa, palveluiden kohdentamisessa, kävijävirtojen analysoinnissa, raportoinnin kehittämisessä tai manuaalisten työvaiheiden vähentämisessä. Tavoitteena on, että ratkaisu ei ole vain nykytilan korvaaja, vaan alusta, joka mahdollistaa tulevaisuuden älykkäämmät toimintamallit. Strategiassa tekoäly on nostettu erikseen kaupungin toiminnan, palveluiden ja arjen prosessien kehittämisen keinoksi. 5. Tiedolla johtaminen Ratkaisun tulee tuottaa kaupungille käyttökelpoista tietoa esimerkiksi kävijämääristä, käyttöasteista, asiakasryhmistä, palveluiden käytöstä, tilojen käyttäjien (esimerkiksi seurojen vuoroista) ja toiminnan kehityssuunnista. Tiedon tulee tukea niin operatiivista toimintaa, palveluiden kehittämistä kuin päätöksentekoa ja raportointia. Strategiassa korostetaan toiminnan vaikuttavuutta ja tehokkuutta sekä vuosittaista raportointia tavoitteiden toteutumisesta kaupunginvaltuustolle. 6. Turvallisuus ja toimintavarmuus Ratkaisun tulee tukea turvallista arkea, toimintavarmuutta ja varautumista myös häiriötilanteissa. Tavoitteena on, että järjestelmäkokonaisuus palvelee luotettavasti eri toimipisteissä ja eri käyttötilanteissa sekä tukee kaupungin varautumista ja palveluiden jatkuvuutta. Strategiassa korostuvat turvallinen arkiympäristö, kriisinkestävyys ja poikkeustilanteisiin varautumisen kehittäminen. Strateginen yhteys Tällä kokonaisuudella arvioidaan olevan yhteys erityisesti seuraaviin strategisiin tavoitteisiin: Hyvinvointi ja vetovoima: liikunta-, harrastus- ja osallistumismahdollisuuksien vahvistaminen, aktiivinen arki, liikuntaolosuhteet sekä toimiva ja turvallinen arkiympäristö. Johtaminen ja vastuullisuus: digitalisaation ja tekoälyn hyödyntäminen kaupungin toiminnassa, palveluissa ja arjen prosesseissa sekä toiminnan vaikuttavuuden ja tehokkuuden parantaminen. Yhteistyö ja verkostot: eri toimijoiden, käyttäjäryhmien ja kumppaneiden kanssa tehtävä yhteistyö sujuvan arjen ja palveluiden kehittämiseksi. Strategiassa todetaan, että asukkaiden hyvinvointia ja sujuvaa arkea vahvistetaan yhteistyössä kaupungin, hyvinvointialueen, elinkeinoelämän toimijoiden ja kolmannen sektorin kanssa. Kokeilukulttuuri ja kehittäminen: paikallisten ja muiden toimijoiden ratkaisujen hyödyntäminen arjen sujuvuuden ja turvallisuuden kehittämisessä digitaalisin keinoin.

Markkinavuoropuhelu - Toimittaja ilmoittaa kiinnostuksen, toimittaa vastaukset ja esityksen Hilman kautta. - Sovitaan esittelytilaisuudet ilmoituksen päätyttyä. Markkinavuoropuhelu toteutetaan kahdenvälisinä esittelyinä. Esittely on oltava suomenkielinen. Esittelytilaisuuksien tavoitteena on: - saada hankintayksikölle parempi käsitys markkinoilla olevista ratkaisuista, - arvioida eri lähestymistapojen soveltuvuutta Porin kaupungin tarpeisiin, - tunnistaa vaihtoehtoisia toteutusmalleja, - vaiheistuksia ja kehittämispolkuja, - syventää ymmärrystä siitä, miten digitalisaatiota, analytiikkaa, automaatiota ja tekoälyä voidaan hyödyntää liikuntapalveluiden kehittämisessä, - arvioida, miten ratkaisut tukevat sujuvaa arkea eri käyttäjille, erityisryhmille, kaupungin sisäiselle toiminnalle sekä mm. urheiluseuroille. Porin kaupunki toimittaa osallistuville toimittajille etukäteen ohjeistuksen, jonka pohjalta esittelyn toivotaan käsittelevän erityisesti: - ratkaisun soveltuvuutta Porin kaupungin toimintaympäristöön, - asiakas- ja käyttäjäkokemusta, - urheiluseurojen, muiden käyttäjäryhmien ja erityisryhmien tarpeita, - kaupungin sisäisten prosessien sujuvoittamista, - tiedolla johtamista, - digitalisaation ja tekoälyn hyödyntämismahdollisuuksia, - saavutettavuutta ja eri asiointitapojen huomioimista, sekä mahdollisia toteutus- ja käyttöönottomalleja. Hankintayksikkö pidättää oikeuden tarkentaa esittelyjen rakennetta, sisältöä ja käytännön toteutusta markkinavuoropuhelun edetessä. Alustava aikataulu Alustavan suunnitelman mukaan: markkinakartoitus ja kahdenväliset esittelytilaisuudet toteutetaan syksyllä 2026, hankinnan valmistelua jatketaan markkinakartoituksen tulosten perusteella, mahdollinen hankintamenettely ja toteutusaikataulu määritellään myöhemmin erikseen. Hankintayksikkö voi muuttaa aikataulua valmistelun edetessä. Ilmoittautuminen / vastaaminen Kiinnostuneita toimittajia pyydetään ilmoittamaan kiinnostuksestaan osallistua markkinavuoropuheluun seuraavasti: - määräaika: 19.8. klo 12.00 - toimitustapa: tietopyyntöön vastaamalla - otsikolla: Porin kaupungin tilojen digitaalisen palvelu- ja asiointikokonaisuuden uudistaminen / tietopyyntö Ilmoittautumisen jälkeen Porin kaupunki toimittaa tarkemmat tiedot esittelytilaisuuksien käytännöistä sekä toimittajille annettavasta ohjeistuksesta.