TIETOPYYNTÖ Laadun- ja riskienhallinnan sovellushankinta

TÄMÄ EI OLE ENNAKKOILMOITUS, HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN ILMOITUS MARKKINAVUOROPUHELUN KÄYNNISTÄMISESTÄ OSANA HANKINNAN SUUNNITTELUA. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue kartoittaa Palveluntuottajien kiinnostusta ja mahdollisuutta osallistua Laadun- ja riskienhallinnan sovellushankintaa koskevaan kilpailutukseen. Hankinnasta kiinnostuneita Palveluntuottajia pyydetään ilmoittamaan kiinnostuksensa mahdollista hankintaa kohtaan ja toimittamaan yritys- sekä palvelukuvauksen, mikä vastaa hankinnan kuvausta. Esittely voi olla esite, itse laadittu esittely tai esim. ppt-esitys. Tietopyyntöön tulee vastata viimeistään 22.2.2024 klo 14.00. Vastaaminen tapahtuu sähköpostitse osoitteeseen hankinta@luvn.fi. Saatujen vastausten perusteella Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue valitsee 1-4 yritystä esittelemään ratkaisuaan tapaamisessa, joka toteutetaan Teamsin välityksellä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen ja valitun vastaajan kesken helmi-maaliskuun aikana. Markkinakartoituksen tavoitteena on saada ajankohtaista tietoa hankinnasta, jotta tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Hankinnasta kiinnostuneita Palveluntuottajia pyydetään ilmoittamaan kiinnostuksensa markkinavuoropuhelua kohtaan ilmoittamalla markkinavuopuheluun osallistuvien Palveluntuottajien edustajien nimet (sähköpostiosoitteineen) määräaikaan 22.2. mennessä. Tietopyyntö ei velvoita Länsi-Uudenmaan hyvinvointialuetta toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä tai sen liitteissä kuvatulla tavalla ja tarjouskilpailu voidaan myös jättää toteuttamatta. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyynnön tekemisestä tai mahdollisiin tietopyyntöön liittyviin esittelytilaisuuksiin osallistumisesta. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei estä mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumista. Vuoropuhelussa annetut tiedot eivät sido ketään osapuolta.  Hankintayksikkö käsittelee vuoropuheluun osallistuvien yritysten antamia tietoja luottamuksellisesti. Vuoropuheluun osallistuvien yritysten nimiä tai muita tietoja ei julkaista.  Kiinnostuksen ilmaiseminen tietopyyntöä kohtaan ei sido palveluntuottajaa tarjouskilpailuun osallistumiseen, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue varaa itselleen oikeuden valita markkinavuoropuheluun kutsuttavat yritykset. Luethan huolella kuvauksen hankittavasta palvelusta (lisätiedot osiossa), jonka pohjalta jätät osallistumishakemuksen yllä olevien ohjeiden mukaisesti.

KUVAUS HANKITTAVASTA PALVELUSTA Hyvinvointialueella on tarve saada sähköinen laadun- ja riskienhallintajärjestelmä, joka pitää sisällään myös välineen henkilöstön pätevyyksien ja omavalvonnan tiedon hallintaan. Sovellushankinta mahdollistaa näihin liittyvien tietoaineistojen käsittelyn, viiveettömän tiedon siirron ja esimerkiksi paperilomakkeiden käsittelystä luopumisen. Kaikki tässä tietopyynnössä mainitut järjestelmän toiminnallisuudet ja ominaisuudet tulee olla käytettävissä yhden hankittavan järjestelmän kautta. Laatu- ja riskienhallintajärjestelmä (sisältää seuraavat osiot) • Laadunhallinnan työkalu • Sosiaali- ja potilasasiavastavan yhteydenottojen rekisteri ja kertomushallinta • Valvontatyökalun osa • Riskienhallinnan osa • Pätevyyksien hallinnan osa (sisältäen lääkehoitolupien hallinnointi, laiteosaamisen hallinnointi ja ensihoidon ja pelastustoimen pätevyyksien hallinnointi) • Ilmoituskanava (sis. potilasturvallisuuden vaaratapahtumailmoitukset, sosiaalihuollon epäkohtailmoitukset, työtapaturmailmoitukset) Laadunhallinnan järjestelmä Hyvinvointialueella on tarve palveluntuottajan laadunhallinnan työkalu auditointien, ja itsearvioinnin työkalu (ml. ostopalveluntuottajien itsearviointimahdollisuus) ja sen pohjalta organisaation eri tasoilla koottuun raportointialustaan. Lisäksi tarvitaan kirjaamis- ja raportointialusta laadunseurantaan ja kehittämiseen. Laadunhallinnan osana sovelluksessa olisi hyvä olla suojattu tai erillisen käyttöoikeushallinnan alainen kirjausalusta sisäisen tarkastuksen toimenpideseurannalle. Vaihtoehtoisesti tämä voi olla osana riskienhallintatyökalua. Sosiaali- ja potilasasiavastavan yhteydenottojen rekisteri ja kertomushallinta Sosiaali- ja potilasasiavastaavien asiakkaiden yhteydenottojen tilastointi ja raportointisovellus, sisältäen vaativien yhteydenottojen tietoturvallinen kertomusalusta (sis. henkilö- ja salassa pidettävää tietoa). Pätevyyksien hallinnan järjestelmä Hyvinvointialue tarvitsee henkilöstön pätevyyksien hallintaan sovelluksen, jossa voidaan hallinnoida sähköisesti lääkehoidon osaamista ja lupia, sekä lääkinnällisten laitteiden osaamista. Lääkehoidon osaamisen hallintaa tarvitaan sähköinen lääkehoitolupajärjestelmä, jossa voidaan toteuttaa osasuoritusten hallinta, lupien tallennus ja lupien hallinnointi, jossa tulee olla sähköisten lääkehoitolupien tilannekuvan raportointi organisaatioiden eri tasojen mukaisesti ja sisältäen lääkehoitolupien sähköinen allekirjoitus (ml. organisaation ulkopuolisten toimijoiden kanssa). Hyvinvointialueen hoito- ja sosiaalialan henkilöstön laiteosaamisen hallinnan osalta on tarve sähköiseen lääkinnällisten laitteiden perehdytykseen sekä perehdytysmateriaalin että dokumentointijärjestelmän työntekijän suorittamalle perehdytykselle. Tämän toteuttamiseen tarvitaan sähköinen laitepassijärjestelmä: Päivitetyt laitekohtaiset koulutusohjelmat itsenäiseen opiskeluun verkkoympäristössä, joita voidaan tarpeen mukaan monistaa ja muokata eri palvelupisteiden tai eri työroolien vaatimustasojen mukaan. Laitekohtaiset pätevyyksien ohjelmat, jotka rakentuvat eri vaiheista, kuten käyttöohjeista, ohjevideoista, verkkokoulutuksesta ja laitteen käytön osaamisen näyttöosuudesta, lisäksi tulee olla mahdollisuus rakentaa uusia laitepasseja sovitusti Tilaajan tai Tuottajan toimesta. Sovelluksessa tulee olla esihenkilön ja yksikön laitevastaavan laitepätevyyksien seuranta- ja raportointimahdollisuus yksilö- ja yksikkötasolla sekä työntekijälle seurantamahdollisuus laitepätevyyksien voimassaoloon työasemalla ja mobiilikäyttöliittymän kautta. Pätevyyksien osalta pelastuslaitoksen tarpeisiin järjestelmään tulee sisältyä pelastustoimen lakisääteisten kelpoisuuksien (ml. fyysisen toimintakyvyn testausten ja määräaikaistarkastusten), muiden pelastustoiminnan kelpoisuuksien sekä työnantajan ja ensihoidon järjestämisvastuullisen tahon (HUS) edellyttämien muiden pelastustoiminnan ja ensihoidon kelpoisuuksia ylläpitävien koulutusten, harjoitusten ja tenttien suunnittelu-, kirjaus- ja seurantatyökalu. Lisäksi järjestelmässä tulee voida seurata koko henkilöstölle pakollisia koulutussuorituksia. Pätevyyksiä tulee pystyä seuraamaan niin työnjohdollisten ja hallinnollisten esihenkilöiden kuin koulutustyöryhmien toimesta. Järjestelmässä tulee olla rajapinta työvuorokelpoisuuksien ja koulutuspäivien osalta työvuorosuunnittelujärjestelmään. Valvontatyökalu Valvontatyökalu tarvitaan hyvinvointialueen valvontakäyntien kirjaamisen alustaksi, valvontakäyntiä edeltävän omien ja ulkoisten palveluntuottajan ennakollisen valvontatiedon keräämisen, käyntikertomuksen tallentamiseen rakenteisesti ja valvontatapahtumien raportointiin. Sovelluksessa tulee olla rakenteinen ja päivitettävissä oleva valvontalomakkeisto, joka on muokattavissa tarpeiden mukaan ja josta saadaan raportoitua palveluntuottajakohtaisesti ja toisaalta valvonnan osaaluekohtaisesti tiedot. Valvontatyökalulla tulee olla yhteys (rajapinta) valvovan viranomaisen SOTERI-rekisteriin. Lisäksi hyvinvointialueella on tarve palveluntuottajiin kohdistuneiden epäkohtailmoitusten ja muun valvonnan kannalta olennaisen tiedon tallennukseen. Riskienhallintatyökalu Ison organisaation laadukas ja tehokas kokonaisvaltainen riskienhallinta vaatii tuekseen digitaalisen riskienhallintatyökalun. Työkalun on vastattava hyvinvointialueen toiminnan tarpeisiin tukemalla riskienhallintatyötä ja systemaattista kehitystä. Kaikki tieto löytyy yhdestä paikasta ja tarjoaa kattavan tilannekuvan koko organisaation riskeistä ja mahdollisuuksista. Hyvinvointialue tarvitsee kokonaisvaltaisen riskienhallinnan järjestelmän, joka on helppokäyttöinen, automatisoitu ja aikaa säästävä. Järjestelmä yhtenäistää toimintatavat ja poistaa päällekkäisyyttä. Riskeihin liittyvä data voidaan hyödyntää tehokkaasti organisaation eri tasoilla. Informaatio on helposti löydettävissä ja jaettavissa. Riskienhallintaan liittyviä tehtäviä, kuten hallintatoimenpiteitä, voidaan vastuuttaa ja seurata tehokkaasti. Riskienhallinnan työkalu auttaa organisaatiota ymmärtämään ja hallitsemaan riskejä. Työkalun avulla saadaan tietoa riskien vaikutuksista, todennäköisyyksistä, mahdollisista syistä ja seurauksista sekä riskienhallinnan toimenpiteistä. Tietojen avulla voidaan arvioida riskien vakavuutta ja priorisoida toimenpiteitä. Ilmoituskanava Hyvinvointialueella on tarve saada yhden luukun periaatteella kaikki epäkohtailmoitukset ja työturvallisuusilmoitukset. Tämä sisältää sosiaalihuollon epäkohtien ja työtapaturmien ilmoitusmahdollisuuden ja käsittelyn sekä raportoinnin ja rajapinnan vakuutusyhtiöön. Lisäksi on tarve saada epäasiallisen kohtelun ilmoituskanava, ilmoitusten käsittely ja raportointi. Työturvallisuusilmoituksien ilmoituskanavalla voidaan tunnistaa ja puuttua työpaikan työturvallisuutta vaarantaviin tekijöihin. Kanavan lisäksi sovelluksen tulee mahdollistaa riskienarvioinnin havaintojen kirjaamisen ja toimenpiteiden seurannan. Oletuspohjana on työturvallisuuden riskienarviointilomake. Järjestelmään pitää olla sisällytettävissä myös mahdollisia muita arviointeja tai tarkistuslistoja. Välineellä toteutetaan Työturvallisuuslain (738/2002) 10 §:n tarkoittamaa työn vaarojen ja haittojen selvittämistä ja arviointia. Lisäksi tarvitaan potilas/asiakasturvallisuuden vaaratapahtumien ilmoitus-, käsittely, ja raportointisovellus, sisältäen asiakkaiden /potilaiden mahdollisuus ilmoittaa asiakas- ja potilasturvallisuuden vaaratilanteista. Ilmoittamisjärjestelmässä tulee olla rajapinta eli suora ilmoittamismahdollisuus Fimealle lääkinnällisten laitteiden ilmoitusten osalta ja sovelluksessa tulee olla mahdollisuus vakavien vaaratapahtumien käsittelyyn ja ilmoittamiseen.