Toimistotilojen tarveselvitys - Pielaveden kunta

Hankinnan tarkoituksena on selvittää kunnassa toimistotyöpisteillä työtä tekevien henkilöiden tuleva tilantarve sisältäen tiimi- ja kokoustilat, verrata sitä tällä hetkellä kunnan käytössä oleviin toimistotiloihin sekä tehdä johtopäätökset nykyisten tilojen riittävyydestä ja soveltuvuudesta. Selvityksen osana tulee huomioida toimistotyöntekijöiden nykyinen työn tekemisen tapa, kuten etätyö, liikkuva työ sekä kasvokkain tapahtuva asiakastyö, sekä niiden mahdolliset muutokset. Tarvittava tieto kerätään mm. kyselyillä sekä ryhmä- ja yksilöhaastatteluin. Lisäksi tarveselvitykseen kuuluu tällä hetkellä kunnan käytössä olevien toimistotilojen ja toimistotyöhön soveltuvien tilojen kartoitus mm. pohjapiirrosten, tilakatselmusten sekä (ympäristön ja asumisen palvelualueen) esihenkilöiden haastatteluiden avulla. Tarveselvityksen lopputuloksena tulee olla yhteenveto edellä mainituista selvityksistä sekä selkeät johtopäätökset, joiden pohjalta kunta voi edetä hankesuunnitelman laadintaan (erilliskilpailutus). Tällä hetkellä toimistotyötä tekevien työntekijöitä on noin 25 henkilöä, jotka tekevät töitä kolmessa eri toimipisteessä. Tarjoajan tulee esittää tarjouksessaan myös oma näkemyksensä muusta kuin edellä mainitusta henkilöstön ja esihenkilöiden osallistamisesta. Työtä johtaa Pielaveden kunnan osalta elinvoiman ja hallinnon palvelualueen johtaja, joka toimii myös selvityksen yhteyshenkilönä valittuun palveluntarjoajaan nähden. Projektiryhmänä on kunnan johtoryhmä (seitsemän henkilöä). Lopputuloksena tulee syntyä 31.12.2026 mennessä kirjallinen word- tai power point -muotoinen raportti ja palveluntarjoajan tulee esitellä selvityksen tulokset kunnanhallitukselle ja johtoryhmälle viimeistään tammi-helmikuussa 2027. Tulosten esittelytilaisuuksista vähintään toisen tulee toteutua Pielavedellä.

Pielaveden kunta käynnistää syksyn 2026 aikana myös arkistotilojen ml. kotiseutuarkiston tilatarpeen selvityksen. Tällä hetkellä arkistoa on useassa eri toimipisteessä lähes 930 hyllymetriä, joista pysyvästi säilytettävää on 640 hyllymetriä. Tilatarve voi lähivuosina kuitenkin olla huomattavasti pienempikin sähköiseen arkistointiin siirtymisen vuoksi. Erillisenä hankintana tehtävässä hankesuunnitelmassa huomioidaan sekä toimisto- että arkistotilan tarve.