Renki-yhteiskyselyjärjestelmän kehitystyöhön liittyvien asiantuntijapalveluiden lisähankinta

Hankinnan kohteena ovat Renki-yhteiskyselyjärjestelmän kehitystyöhön liittyvät asiantuntijapalvelut, jotka hankitaan lisäpalveluna alkuperäiseltä toimittajalta. Hankinnan kohteena olevilla lisäpalveluilla mahdollistetaan Renki-yhteiskyselyjärjestelmän (jäljempänä myös Renki-järjestelmä tai järjestelmä) kehittäminen nykyisen toimittajan kanssa uuden kilpailutuksen valmistumiseen ja toimitusvastuun siirtymiseen saakka siten, ettei järjestelmän kehitykseen tule sellaista keskeytystä joka aiheuttaisi merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia sekä olennaista haittaa EU-tason tavoitteiden toteutumiselle ja Suomen kansainvälisten velvoitteiden täyttämiselle. Hankittavilla lisäpalveluilla varmistetaan myös nykyisen toimittajan avustamisvelvollisuus toimittajavaihdoksen yhteydessä. Hankinnan kohteena olevien välttämättömien lisäpalveluiden kokonaismäärä on enintään 3300 henkilötyöpäivää (htp) ja arvo enintään 1716000 euroa (alv 0%). Lisähankinnan kokonaisarvo on näin ollen enintään 50 % alkuperäisen hankinnan laajuudesta. Lisähankinta tehdään alkuperäisen kilpailutetun palvelusopimuksen (POL-2022-155-Sop) ehdoin.

PUTU-lain 23 §:n 2 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, kun kyseessä on alkuperäiseen hankintasopimukseen sisältymätön lisäpalvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toimittajalta ja joka on ennalta arvaamattomista syistä osoittautunut välttämättömäksi palvelun toteuttamiselle sellaisena kuin se on alunperin määritelty. Edellytyksenä on, että lisäpalvelua ei voida teknisesti tai taloudellisesti erottaa alkuperäisestä sopimuksesta aiheuttamatta hankintayksikölle huomattavaa haittaa tai, vaikka lisäpalvelu voitaisiinkin erottaa alkuperäisen sopimuksen toteuttamisesta, se on ehdottoman välttämätön alkuperäisen sopimuksen loppuunsaattamiseksi. Lisäksi edellytyksenä on, että lisäpalvelujen kokonaisarvo on enintään 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Poliisihallitus on kilpailuttanut Renki-yhteiskyselyjärjestelmän tuki-, ylläpito- ja kehityspalvelut julkisista puolustus- ja turvallisuushankinnoista annetun lain (1531/2011, PUTUlaki) 27 §:n mukaisena puitejärjestelyn sisäisenä kilpailutuksena. Sisäinen kilpailutus on perustunut poliisin sovelluskehityksen IT- asiantuntijapalveluiden Java puitejärjestelyyn (POL-2018-25029). Sisäisessä kilpailutuksessa hankinnan kohteena olivat Renki-yhteiskyselyjärjestelmän sovelluskokonaisuuden kehittämiseen, tukeen ja ylläpitoon liittyvät palvelut. Poliisihallitus arvioi mainitun kilpailutuksen tarjouspyynnössä järjestelmän kehityspalveluiden laajuudeksi 4500-9000 henkilötyöpäivää ja koko hankinnan ennakoiduksi arvoksi 3,2-9 milj. euroa (alv 0%). Hankinnan ennakoituun arvoon laskettiin mukaan kehityspalveluiden lisäksi myös järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut. Kilpailutuksen perusteella valitun toimittajan CGI Suomi Oy:n tarjouksen perusteella hankinnan arvo kehityspalveluiden laajuuden osalta oli arviolta 2,3-4,7 milj. euroa (alv 0%). Poliisihallitus teki CGI Suomi Oy:n kanssa 30.8.2022 voimaantulleen puitesopimukseen perustuvan palvelusopimuksen (POL-2022-155-Sop). Palvelusopimus on voimassa toistaiseksi, joten hankinnan ennakoitu arvo laskettiin PUTU-lain 18 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan 48 kuukauden ennakoidun kuukausiarvon perusteella. Renki-järjestelmän kehittämisen työmäärä on osoittautunut töiden edetessä merkittävästi Poliisihallituksen alun perin arvioimaa suuremmaksi. Sekä töiden etenemiseen että työmäärän kasvuun ovat vaikuttaneet useat syyt, joita Poliisihallitus ei ole voinut ennakoidu alkuperäisen kilpailutuksen ennakoidussa laajuudessa(4500-9000 henkilötyöpäivää 48 kuukauden aikana). Lisääntyneet EU-asetusten mukaiset velvoitteet ovat olleet alkuperäistä oletusta merkittävästi suurempia, lisäksi lisäkustannuksia ja haasteita on aiheuttanut EU:n muuttuvat dokumentaatio-, testaus- ja käyttöönottoaikataulut. Näillä on ollut, ja on edelleen , suoria vaikutuksia järjestelmän kehityksen aikatauluun ja laajuuteen. Aikataulumuutoksista on aiheutunut laajaa ennakoimattomuutta Renki-järjestelmään tehtäviin töihin. Koska kehityksessä on kyse EU:n yhteentoimivuusasetuksista, EU:n keskitettyjen järjestelmien sääntelymuutoksista tai uudesta EU-tason sääntelystä (esim. Seulonta-asetus) johtuvasta kehitystyöstä, Poliisihallitus on sidottu joko suoraan asetuksista tuleviin aikatauluihin tai EU:n laajuisista käyttöönotoista johtuviin EU:n jäsenmaille yhteisiin aikatauluihin. Kun EU:n laajuista aikataulua siirretään, jo tehty kehitystyö jää odottamaan. Pitkittynyt ja usein siirretty aikataulu on toistuvasti lisännyt EU:n tuottamaan tekniseen dokumentaatioon uusia versioita, jotka vaikuttavat jo tehtyyn järjestelmäkehitykseen. Aikataulut ovat siirtyneet merkittävästi, ja uusia teknisiä dokumentaatioita on tullut lukuisia, esimerkiksi viidestä kymmeneen uutta versiota. Tämä on toistunut järjestelmäkehityksessä sopimuskauden aikana usein, sillä kehitettävät kyselyt kohdistuvat lukuisiin rajapintoihin. Ennakoimatonta työtä on aiheutunut myös siitä, että kehitettävien kyselyiden käyttöönottojärjestystä on jouduttu muuttamaan EU:n aikataulujen vuoksi, mistä on aiheutunut lisätyötä. Toisaalta EU:n laajuista kehittämistä voi tulla eteen todella nopealla aikataululla. Asetuspohja kehitystyöhön on ollut olemassa ja tiedossa, mutta EU on toimittanut teknisen dokumentaation myöhässä, ja vasta sen myötä on nähty varsinaisen kehittämisen laajuus ja työmäärä. Edellä kuvatut seikat ovat kasvattaneet palvelusopimuksen piirissä tehtävän jatkokehityksen työmäärää niin, että jatkokehityksen laajuus on ylittämässä alun perin arvioidun laajuuden. Jatkokehityksen keskeyttäminen ei kuitenkaan ole mahdollista, vaan on välttämätöntä hankkia jatkokehitys lisäpalveluna nykyiseltä toimittajalta. Jatkokehityksen keskeyttäminen tässä vaiheessa tarkoittaisi, että kyselyitä ja uusia integraatioita ei voisi kehittää Renki-järjestelmään EU:n asettamien aikataulujen mukaisesti. Tällä olisi vaikutuksia poliisin lisäksi kaikkiin järjestelmää käyttäviin viranomaisiin. Jos järjestelmään tehtävä kehitys viivästyy, kohdistuvat nämä viivästykset myös muiden viranomaisten käyttöönottoihin. Lisäksi EU:n asettamista aikatauluista poikkeaminen voi johtaa Suomen osalta sanktiomenettelyyn. Lisätyöt ovat siis välttämättömiä, jotta järjestelmää saadaan kehitettyä siten, ettei järjestelmän kehitykseen tule sellaista keskeytystä, joka aiheuttaisi sen, että Suomi viivyttäisi koko EU:n laajuista yhteistä käyttöönottoaikataulua. Lisäpalveluiden hankinta ei muuta palvelusopimuksen luonnetta, koska tilattavat lisätyöt ovat jatkumo jo aloitetuista töistä ja kuuluvat alkuperäisen kilpailutuksen toiminnalliseen sisältöön eivätkä ole toimittajalle taloudellisesti edullisempia, koska palvelujen hinnoitteluperusteet säilyvät samoina.