Helsingin seudun kaupunkipyöräpalvelun hankinta

Espoon kaupunki, Vantaan kaupunki sekä Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy (jäljempänä myös "KLOY") ovat allekirjoittamallaan sopimuksella sopineet hankintayhteistyöstä koskien kaupunkipyöräpalvelujen hankintaa ns. hankintarenkaana (myöhemmin myös tilaaja tai tilaajaosapuoli). Hankintaan osallistuvat hankintayksiköt ovat sopineet yhteistyössä Helsingin seudun liikenne -kuntayhtymän (HSL) kanssa Helsingin seudun lähtökohdiltaan yhden ja yhtenäisen kaupunkipyöräpalvelun kilpailuttamisesta. Tarjouskilpailun teknisestä toteutuksesta vastaa omasta ja kaikkien osallistumispyynnössä mainittujen kuntien puolesta Pääkaupunkiseudun Kaupunkiliikenne Oy. Hankinnan kohteena on kaupunkipyöräpalvelu. Hankittavaan palveluun sisältyy kaupunkipyörien ja -asemien toimittamisen lisäksi niiden huolto ja ylläpito, pyörien siirtäminen asemalta toiselle, pyörien ja mahdollisesti asemien siirrot varastoon ja varastointi niinä kuukausina kun pyöräjärjestelmä ei ole käytössä, IT-järjestelmä̈ ja asiakaspalvelu koko sopimuskauden ajan. Osallistumispyynnön liitteenä olevat dokumentit (liitteet 2 - 13) ovat luonnoksia, ja ne täydentyvät sekä muuttuvat hankinnan jatkovalmistelun ja neuvottelumenettelyyn valittujen tarjoajien kanssa käytyjen neuvottelujen perusteella. Lopullinen tarjouspyyntö ja hankinta-asiakirjat muodostuvat näiden täydennysten ja muutosten pohjalta. Osallistumispyynnön liitteenä olevat dokumentit ja alustavat hankinta-asiakirjat on esitetty osallistumispyynnön liitteenä olevassa hankinta-asiakirjaluettelossa.

Uudesta kaupunkipyöräpalvelusta tavoitellaan yhtenäistä palvelua hankintakuntien alueelle. Lisäksi palvelu kytketään mahdollisimman hyvin osaksi HSL:n palvelukokonaisuutta. Helsingin seudun yhtenäinen kaupunkipyöräpalvelu tarkoittaa, että asiakas voi käyttää kaupunkipyöräpalvelua yhdellä rekisteröitymisellä kaikissa niissä kunnissa, jossa hankittava kaupunkipyöräpalvelu on käytössä. Asiakkaan tulee voida tehdä kaupunkipyörillä kuntarajat ylittäviä matkoja. Kaupunkipyöräkausi sijoittuu aikaan 1.4–31.10, mutta kaupunkipyöräkauden tulee myös olla jatkettavissa lisäkuukausilla ja/tai koko talvikaudelle. Kaupunkipyöräpalvelusopimusten sopimuskauden pituus on Helsingin ja Espoon osilta 7 vuotta sekä mahdollinen optiokausi kolme (3) vuotta) ja Vantaan kaupungin osalta 4–6 vuotta sekä mahdollinen optiokausi kolme (3) vuotta. Optiokauden käytöstä päättää tilaaja ja ilmoittaa sen käyttämisetä toimittajalle viimeistää 12 kuukautta ennen kyseisen optiojakson alkua. Vantaa osallistuu hankintaan ehdollisena osapuolena, eli Vantaan päätös Kaupunkipyöräpalvelun käyttöönotosta on sidottu kaupungin budjettiin ja/tai rahoitukseen. Kaupunkipyöräpalvelun käyttöönotto Vantaalla edellyttää, että kaupungin toimivaltaiset toimielimet päättävät Palvelun käyttöönotosta sekä myöntävät tai käyttävät Palvelun käyttöönottoon tarvittavan määrärahan tai muun rahoituksen. Mikäli Toimittajan tarjous ylittää Vantaan valtuuston valtuuttaman rahoituksen, on Vantaalla mahdollisuus olla ottamatta Kaupunkipyöräpalvelua käyttöön. Vantaalla on lisäksi oikeus päättää olla ottamatta Kaupunkipyöräpalvelua käyttöön, mikäli Palvelun käyttöönottoon tarvittavaa määrärahaa tai muuta rahoitusta ei myönnetä taikka budjettivarausta ei päätetä käyttää. Vantaan tulee tehdä lopullinen päätös Kaupunkipyöräpalvelun käyttöönotosta viimeistään kolmen (3) vuoden kuluessa Sopimuksen allekirjoittamisesta. PALVELUN KÄYTTÖ JA IT-JÄRJESTELMÄ Hankintaan kuuluu kaikki kaupunkipyöräpalvelun käyttöön ja seurantaan tarvittavat tietojärjestelmät. Toimittaja on vastuussa järjestelmän ylläpidosta, päivityksistä ja kehityksestä sopimuskauden aikana. Kaupunkipyörien käytön tulee olla asiakkaalle mahdollisimman helppoa. Pyörien käyttöönotto tapahtuu itsepalveluperiaatteella ja käytön hinnoittelumalleilla pyritään ohjaamaan lyhytaikaiseen käyttöön. Menettelyllä halutaan mahdollistaa pyörien jatkuva saatavuus vuorokauden ympäri ja korkea käyttöaste. Kaupunkipyöräpalvelua käytetään ainakin aluksi toimittajan sovelluksella. Rekisteröitymisen, käyttöoikeuden hankkimisen ja pyörän avaamisen sekä lukitsemisen tulee olla helppoa ja tapahtua nopeasti toimittajan sovelluksella. Myös vaihtoehtoiset lainaus- ja lukitsemistavat ovat hankinnassa mahdollisia. IT- järjestelmän on täytettävä liikkumispalvelulain vaatimukset avoimista rajapinnoista. Tämän vaatimuksen kautta myös HSL:n on mahdollista kytkeä kaupunkipyörien käyttö HSL-sovellukseen myöhemmin sopimuskauden aikana. KAUPUNKIPYÖRÄT Kaupunkipyöräpalvelussa on keskeisenä periaatteena, että kaupunkipyöräpalvelun operaattori vastaa pyörien siirtämisestä. Pyörien on täytettävä Suomen lainsäädännön vaatimukset. Pyörien on sovelluttava mitoitukseltaan, säädöiltään ja hallintalaitteiltaan mahdollisimman laajalle käyttäjäkunnalle. Niiden tulee myös kestää vaihtelevia sääolosuhteita (mukaan lukien talviolosuhteet), ilkivaltaa ja runsasta käyttöä. KAUPUNKIPYÖRÄASEMAT Kaupunkipyöräpalvelun käytön tulee perustua niille tarkoitettuihin asemapaikkoihin. Kaupunkipyörä lainataan asemalta ja se palautetaan joko samalle tai toiselle asemalle. Tilaaja määrittää asemien tarkat sijainnit. Pyörän palautusta muualle kuin asemalle, toisin sanoen ns. kelluvaa järjestelmää, ei hyväksytä. Pyörämäärä asemalla tulee voida rajata, mutta järjestelmä ei saa asettaa rajoitteita enimmäispyörämäärään yhdellä asemalla. Toimittajan tulee pystyä toteuttamaan kaupunkipyöräasemien rajaus perustuen satelliittipaikannukseen pohjautuvaan georajaukseen. OPEROINTI, YLLÄPITO JA ASIAKASPALVELU Kaupunkipyörien ja -asemien sekä muiden palveluun kuuluvien osien huolto, korjaukset ja varastointi kuuluvat kilpailutettavaan palveluun. Varmistaakseen korkean asiakastyytyväisyyden ja suuren käyttöasteen, pyörien saatavuus ja kunto ovat kriittisiä tekijöitä. Toimittajan on siksi tarjottava riittävät inhimilliset ja tekniset resurssit ylläpitoon. Toimittajan vastuulle kuuluvat esimerkiksi sähköpyörien akkujen vaihto, niiden lataus ja kulutettu sähkö sekä riittävä määrä akkuja varmistamaan operoinnin onnistuminen. Toimittaja vastaa Kaupunkipyöräpalvelun asiakaspalvelusta sisältäen muun muassa vikatilanteiden ja käyttäjien ongelmatilanteiden ratkaisemisen. Tunnistettuja asiakaspalvelutilanteita ovat esimerkiksi asiakaspalautteet, akuutit asiakaspalvelutilanteet, maksut ja palautukset sekä vikailmoitukset. Toimittajan asiakaspalvelun tulee tehdä yhteistyötä HSL:n asiakaspalvelun kanssa ja vastata heitä koskeviin palautteisiin HSL:n asiakaspalvelujärjestelmässä. Asiakaspalvelu järjestetään suomeksi, ruotsiksi ja englanniksi. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Rinnakkaiset tarjoukset eivät ole sallittuja.