Varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakastietojärjestelmää täydentävän ohjelmistokehityksen ja ylläpidon hankinta

Hankinnassa on kyse ohjelmistokehitys- ja ylläpitopalveluiden hankinnasta koskien varhaiskasvatuksen ja esiopetuksen asiakastietojärjestelmää täydentäviä työkaluja. Ohjelmistokehitys- ja ylläpitopalvelun toimittaa Codemen Oy. Ohjelmistokehityksen arvioidaan kestävän syyskuulle saakka ja ylläpitopalveluiden kevääseen 2027. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaishinta on enintään 185 000 euroa. Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala käyttää var haiskasvatuksessa ja esiopetuksessa asiakastietojärjestelmää, jonka käyttöliittymää ja toimintoja järjestelmäntoimittaja parhaillaan uudistaa. Toimittaja on toukokuussa 2026 ilmoittanut, että hankintayksikölle kriittiset esiopetustoiminnallisuudet eivät valmistu tarvittavassa aikataulussa. Esiopetuksen kokonaisuuden tarvitsema digitaalinen tuki sekä hallin nalle, asiakkaille että prosessien läpiviennille on välttämätön. Toiminnallisuudet on toteutettava pakollisessa aikataulussa, jotta teknisten ratkaisujen ja prosessien yhteentoimivuus asiakastietojärjestelmän kanssa kyetään varmistamaan sekä testaamaan ja asiakkaat ohjeistamaan esiopetusprosessin mukaisessa aikataulussa. Hankintayksikkö ei pysty itsestään riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä johtuen kilpailuttamaan hankintaa hankintalain mukaisesti niin, että toiminnallisuudet olisivat valmiita syyskuun loppuun mennessä. Toimialalla on käytössä asiakastietojärjestelmää täydentäviä työkaluja, jotka on integroitu em. järjestelmään. Työkalut sisältävät osin esiopetuksen kokonaisuudessa tarvittavia tietoja ja tuen. Esiopetuksen edellyttämät toiminnallisuudet, joita asiakastietojärjestelmän järjestelmätoimittaja ei pysty toimittamaan vaaditussa aikataulussa, on tarkoituksenmukaista hankkia samalta toimittajalta, joka on toteuttanut täydentävät työkalut ja ylläpitää niitä. Toimittajan eli Codemen Oy:n kanssa tehty voimassa oleva sopimus perustuu puitesopimukselle, joka ei mahdollista enää uuden toiminnallisuuden tilaamista eikä hankittavan toiminnallisuuden lisäämistä voimassa olevan ylläpitosopimuksen piiriin. Hankintayksikkö valmistelee parhaillaan asiakastietojärjestelmää täydentävien työkalujen ylläpidon (sis. pienkehitys) kilpailuttamista. Tavoitteena on, että kilpailutuksella valittu toimittaja ottaa vastuulleen järjestelmän ylläpidon ja sen mahdollisesti tarvitseman pienkehityksen kevään 2027 aikana. Suorahankinnan perusteena on, että sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi (hankintalaki 40 § 2 momentti 4 kohta).