Keskustakirjasto Oodin siivouspalvelut vuosille 2027-2028 (optiokausi 2029-2030)

Pyydämme tällä tarjouspyynnöllä tarjousta keskustakirjasto Oodin siivouspalveluiden hankinnasta ajalle 1.1.2027– 31.12.2028. Sopimukseen sisältyy lisäksi yksi kahden vuoden optiokausi ajalle 1.1.2029–31.12.2030. Oodi sijaitsee Kansalaistorin yhteydessä Töölönlahden puiston vieressä, Töölönlahdenkatu 4, Helsinki. Oodissa käy päivittäin noin 10 000 asiakasta (arvio kävijämäärästä vuodelle 2026). Oodin pinta-ala on siivouksen osalta noin 12 900 m2, aukioloajat ovat arkisin klo 08.00–21.00 ja viikonloppuisin 10.00–20.00 (vuonna 2026). Keskustakirjasto Oodissa järjestetään viikoittain useita erilaisia tapahtumia, kuten työpajoja, seminaareja ja yleisötilaisuuksia. Tapahtumia pidetään eri tiloissa, kuten elokuvateatterin auditoriossa (250 henkilöä), monitoimisali Maijassa (200 henkilöä), Kuutiossa (50 henkilöä) sekä vuokrattavassa keittiössä. Kirjaston tiloissa, lähinnä Maijansalissa, voidaan järjestää myös catering-palveluita, joista vastaa talossa toimiva ravintoloitsija. Tapahtumien välissä sekä niiden aikana pidettävien ruokailu- ja väliaikojen yhteydessä tiloissa voi syntyä tarvetta välisiivoukselle, lisäksi siivouksen toteutuminen näissä tiloissa voi vaatia kalusteiden siirtoa. Keskustakirjaston lähiympäristössä, kuten Kansalaistorilla, järjestetään runsaasti tapahtumia, mikä voi vaikuttaa kirjaston tilojen ja erityisesti WC-tilojen siisteyteen. Haemme siivouspalveluita palvelukuvauksen (liite 1) ja puhtaustasovaatimusten kuvauksen mukaisesti (puhtaustasovaatimukset kuvaus, liite 2) siten, että palveluun tulee sisältyä myös ylläpitosiivouksen lisäksi säännölliset jaksottaiset ja –vuositasolla suoritettavat ylläpitoon kuuluvat peruspesut sekä erikseen tilattavat erikoistyöt. Hankintayksikkö ei määrittele pakollisia määriä ylläpidon siivouskerroille, laatu tulee toteutua puhtaustasovaatimuksen mukaisesti. Siivouksen taso on pysyttävä riippumatta keliolosuhteista. Vaadimme, että vähintään kahden henkilön tulee olla paikalla keskustakirjasto Oodissa sen aukioloaikojen mukaisesti paikalla koko aukioloajan. WC-tilojen (60 kpl) siisteyden varmistaminen edellyttää jatkuvaa ylläpitosiivousta aukiolon aikana. Henkilöstöresurssien tulee riittää myös kirjastotilan äkillisiin siivoustarpeisiin, välisiivouksiin sekä hätäsiivouksiin. Asiakastilojen ylläpitosiivous, peruspesut ja erikoistyöt tulee pääosin toteuttaa aukioloaikojen ulkopuolella ilta- ja yöaikaan tai aikainen aamu. Siivoustyön laatua arvioidaan ylläpitosiivouksen osalta puhtaustasojen kautta (liite 2) seuraavasti: 1.Vain heti siivoustyön jälkeen: tässä oleellista on se, että kun puhutaan laadusta ja sen tarkastelusta arvioidaan laatua vain heti tilan siivouksen jälkeen. 2. Missä kunnossa tilat halutaan olevan aina: tässä on määritelty se missä laatutasossa eri tilojen vähintään tulee olla aina. Siivouspalveluiden palvelukuvaus ja puhtaustasokuvaukset ovat kuvattu liitteissä 1. ja 2. Sopimukseen eivät sisälly wc -paperi, käsi- ja hygieniapyyhkeet tai käsisaippuat ja vastaavat tuotteet. Tilaaja ja palveluntuottaja sopivat yhdessä näiden tuotteiden tilaamisesta. Ennen palveluntuotannon aloittamista toimittaja nimeää kohteen palveluntuotannosta vastaavan henkilön (vastuuhenkilö). Tilaaja ja palvelutuotannosta vastaava henkilö järjestävät kohteessa ennen palvelutuotannon käynnistämistä palaverin, jossa käydään läpi palvelun tuottamiseen liittyvät käytännön järjestelyt sekä kohteen tilat ja erityispiirteet. Palveluntuottaja sitoutuu toteuttamaan palvelun sen edellyttämällä ammattitaidolla ja huolellisuudella, sovitun sisältöisenä ja laatuisena, riittävällä kalustolla ja välineistöllä, noudattaen lainsäädäntöä sekä hyvää ammattitapaa ja ottaen huomioon tämän sopimuksen tarkoitus ja tavoitteet. Hankinnan kohteen tarkempi kuvaus on kuvattu liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus "Palvelukuvaus". Kohteeseen tutustuminen on suositeltavaa, ajankohta vko 33, oltava yhteydessä etukäteen: tia.jokinen@hel.fi.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska hankintayksikölle siirtyvä vastuu koordinoida osien eri sopimuskumppaneita voisi vaarantaa sopimuksen kokonaisuuden toteuttamisen, eikä siten muodostaisi luontevaa hankintakokonaisuutta. Hankintasopimuksen kesto on ilmoitettu sisältäen optiokauden. Sopimukseen kuuluu yksi (1) sopimuskausi, jonka pituus on kaksi (2) vuotta, sopimuskausi jatkuu alkuperäistä toimitusta vastaavilla ehdoilla, sen mukaisina kuin ne ovat voimassa sopimuskauden päättyessä. Tilaaja ilmoittaa sopimuskauden jatkamisesta viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä

Kysymysten jättöaikaa jatkettu 14.8. asti.