TIETOPYYNTÖ: Talous- ja palkkahallinnonpalvelut Suonenjoen kaupungille

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain 65 §:n mukainen markkinakartoitus, jonka hankintayksikkö toteuttaa tässä tietopyynnössä kerrotun mukaisesti. Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää otsikon mukaiseen hankintaan liittyviä kysymyksiä. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tukemaan hankinnan valmistelua, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. Hankinnan kohteen tiivistelmä Hankinnan kohteena on Suonenjoen kaupungin talous- ja palkkahallinnon kokonaispalvelu sekä palvelujen tuottamiseen tarvittavat keskeiset tietojärjestelmät SaaS-palveluna. Palveluun sisältyvät taloushallinnon ja palkkahallinnon jatkuvat palvelut, järjestelmien käyttöönotto, tietojen migraatio, integraatiot, käyttäjien koulutus, pääkäyttäjä-, tuki- ja ylläpitopalvelut, raportointi, palvelunhallinta, tietoturva, tietosuoja, jatkuvuudenhallinta sekä palvelun kehittäminen sopimuskauden aikana. Taloushallinnon palveluihin kuuluvat muun muassa kirjanpito, konsernilaskenta, tilinpäätökset, osavuosikatsaukset, raportointi, maksuliikenne, osto- ja myyntilaskujen käsittely, reskontrat, taloussuunnittelu, käyttöomaisuuskirjanpito, master datan hallinta sekä taloushallinnon tietojen sähköinen säilytys. Palkkahallinnon palveluihin kuuluvat muun muassa palkanlaskenta, palkkojen maksaminen ja tarkastaminen, viranomaisilmoitukset, Tulorekisteri-ilmoittaminen, työnantajatilitykset, palkansaaja- ja verokorttitietojen käsittely, Kela-korvaukset, palkkahallinnon raportointi, jaksotukset sekä palkkahallinnon tietojen sähköinen säilytys. Palveluntuottaja vastaa palvelukokonaisuudesta kokonaisvastuullisesti sopimuksen ja sen liitteiden mukaisesti. Palvelun tulee muodostaa Suonenjoen kaupungille toiminnallisesti yhtenäinen, luotettava ja pitkäikäinen kokonaisuus, joka tukee talous- ja palkkahallinnon päivittäistä toimintaa, viranomaisraportointia, talouden seurantaa, päätöksentekoa ja tiedolla johtamista. Palveluntuottajan tulee huolehtia palvelun laadusta, resursoinnista, järjestelmien toimivuudesta, integraatioista, tietoturvasta, tietosuojasta, dokumentaatiosta sekä palvelun jatkuvuudesta myös häiriötilanteissa. Hankintaan sisältyy palvelujen ja järjestelmien käyttöönotto avaimet käteen -periaatteella. Käyttöönottoprojektiin kuuluvat muun muassa projektin suunnittelu ja johtaminen, järjestelmäympäristöjen toteutus, konfigurointi, integraatiot, tietojen migraatio, testaus, hyväksymistestauksen tuki, käyttöönoton jälkeinen tehostettu tuki sekä käyttäjien ja vastuuhenkilöiden koulutus. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Palvelukuvaus. Vaatimukset on kuvattu liitteessä 2 Vaatimukset.

MARKKINAKARTOITUKSEN TAVOITTEET Osana valmistelua hankintayksikkö toteuttaa markkinakartoituksen, joka perustuu julkisten hankintojen ja käyttöoikeussopimusten lain (1397/2016) 65 §:ään. Markkinakartoituksen tavoitteena on tiedottaa toimittajille tulevan hankinnan suunnitelmista ja vaatimuksista. Hankintayksikön tavoitteena on käydä vuoropuhelua toimittajien kanssa, jotta hankinta voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisesti ja tarjouspyyntö on selkeä sekä mahdollistaa vertailukelpoisten tarjousten jättämisen. Osana markkinakartoitusta hankintayksikön tavoitteena on saada tarkempaa tietoa myös hankinnan ennakoidusta laajuudesta sekä kokonaiskustannuksista. Markkinakartoitus toteutetaan teknisenä vuoropuheluna, jossa hankintayksikkö pyytää potentiaalisia tarjoaja ilmoittamaan kiinnostuksensa osallistua markkinakartoitukseen sekä vastaaman tietopyynnön yhteydessä oleviin hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Tämän tietopyynnön liitteenä ovat keskeisimmät tiedot hankinnan taustoista ja tavoitteista. Pyydämme teitä perehtymään materiaaliin huolellisesti ja vastaamaan liitteessä "Kysymys-vastauslomake toimittajille" esitettyihin kysymyksiin. Vastauksianne hyödynnetään hankinnan valmistelussa sekä tarjouspyynnön ja sen liitteiden viimeistelyssä. Kaikki vastaukset käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja ei jaeta muille toimittajille ilman kirjallista suostumusta tiedon luovuttamiseen, kuten suostumuksessa on määritelty. MARKKINAKARTOITUKSEN PROSESSI Markkinakartoitus on tarkoitus toteuttaa seuraavasti: - Hankintayksikkö pyytää toimittajia ilmoittautumaan ja vastaamaan esitettyihin kysymyksiin. - Toimittajat ilmoittavat halukkuutensa osallistuja markkinakartoitukseen ja lähettävät samalla vastauksensa hankintayksikölle määräaikaan mennessä. - Hankintayksikkö käsittelee toimittajien vastaukset ja pyrkii ottamaan ne huomioon hankinnan valmistelussa ja tarjouspyynnön viimeistelyssä. - Hankintayksikkö päättää markkinakartoituksen ilmoittamalla siitä vastauksensa lähettäneille toimittajille. Toimittajien mahdollisuutta esittää kysymyksiä ja kommentteja ennen varsinaista vastausten toimittamisen määräaikaa on ajallisesti rajoitettu. Hankintayksikkö ei vastaa markkinakartoituksen aikana toimittajien esittämiin kommentteihin. Tämän vuoksi toimittajia pyydetään esittämään kaikki kommenttinsa varsinaisessa markkinakartoitukseen antamassaan vastauksessa. Hankintayksikkö voi tarvittaessa jatkaa markkinakartoitusta ensimmäisen kommenttikierroksen jälkeen niiden toimittajien kanssa, jotka ovat ilmoittautuneet mukaan markkinakartoitukseen. Hankintayksikkö voi ottaa markkinakartoitukseen mukaan uusia toimittajia harkintansa mukaan koko sinä aikana, kun markkinakartoitus on käynnissä. Markkinakartoituksen kieli on suomi. ALUSTAVA AIKATAULU Markkinakartoituksen toteutus: 6-8/2026 Tarjouspyynnön viimeistely ja tarjouskilpailun käynnistäminen ja hankintailmoituksen julkaisu: elokuussa 2026. Tarjousten jättämisen määräaika: syyskuussa 2026. Mahdollisen tarjouskilpailun tarkempi aikataulu täsmentyy tarjouspyynnössä. Toimittajilla on mahdollisuus esittää kommentteja aikataulusta osana markkinakartoitusta. OSALLISTUMINEN MARKKINAKARTOITUKSEEN Toimittajan, joka on kiinnostunut osallistumaan markkinakartoitukseen, tulee ilmoittaa osallistumisensa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Ilmoituksen yhteydessä toimittajan tulee ilmoittaa omat tietonsa sekä liikesalaisuudet myöhemmin annettavien ohjeiden mukaisesti. Markkinakartoitukseen vastaaminen ei sido potentiaalista toimittajaa eikä ole edellytys osallistumiselle varsinaiseen tarjouskilpailuun myöhemmin. VASTAUKSEN LÄHETTÄMINEN Vastaukset tulee toimittaa sähköisesti Hilmassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi määräaikaan mennessä, joka on ilmoitettu hankintailmoituksessa. Kaikki ilmoituksessa mainitut määräajat ovat paikallista Suomen aikaa. Toimittajia pyydetään olemaan sisällyttämättä vastaukseensa mitään muuta kuin valmistelun kannalta tarpeellisia tietoja. Jos haluatte toimittaa esimerkiksi markkinointimateriaalia osoittaaksenne omaa erityisosaamistanne, voitte toimittaa lisäliitteitä siten, kuin tietopyyntö-välilehdellä on sanottu. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintayksikkö ei luovuta markkinavuoropuheluun osallistuvan toimittajan antamia tietoja muille toimittajille ilman tämän kirjallista suostumusta. Suostumuksessa on yksilöitävä tiedot, joita se koskee. MUUT ASIAT Markkinavuoropuheluun tai hankinnan valmisteluun osallistumisesta ei makseta mitään korvausta.