TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA -VUOROPUHELUA VARTEN / Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelu- ja järjestelmäkokonaisuus

TÄMÄ EI OLE HANKINTAILMOITUS TAI TARJOUSPYYNTÖ VAAN TIETOPYYNTÖ MARKKINAKARTOITUSTA JA - VUOROPUHELUA VARTEN. Porin kaupunki järjestää markkinavuoropuhelun kartoittaakseen talous- ja henkilöstöhallinnon (TAHE) palvelu- ja järjestelmäkokonaisuuden vaihtoehtoja. Tavoitteena on selvittää mm. markkinassa tarjolla olevat toimintamallit, teknologiat ja referenssit ennen varsinaisen kilpailutuksen valmistelua. Valmistelussa huomioidaan, että hankintaan voi Porin kaupungin lisäksi osallistua myös konserniyhtiöitä ja/tai muita kuntia. Tietopyyntöön vastaaminen ei ole edellytys kilpailutukseen osallistumiselle eikä vaikuta toimittajan asemaan siinä. Tietopyynnössä esitetyt seikat ovat alustavia ja saattavat muuttua hankinnan valmistelun edetessä. Tietopyynnössä saatua palautetta hyödynnetään mahdollisesti tarjouspyynnön valmistelussa. ALUSTAVA AIKATAULU Tilaajan tavoiteaikataulu on: - Tietopyyntöilmoitus kesäkuussa 2026 - Markkinavuoropuhelut toteutetaan ensivaiheessa viikoilla 34 – 39/2026; tämän jälkeen vuoropuheluja voidaan tarpeen mukaan jatkaa. TIETOPYYNTÖ Tietopyynnön ja markkinavuoropuhelujen pohjana ovat tässä ilmoituksessa olevat tiedot sekä mahdollisesti myöhemmin tilaajan hankinnan kohteeseen liittyvät tarkentavat kysymykset. Kannustamme toimittajia esittämään myös vaihtoehtoisia toteutustapoja ja näkemyksiä, joita ei ole erikseen mainittu. ------------------------------------------------------------------------------------------ ILMOITTAUTUMISOHJE Toimittajan tulee ilmoittaa kiinnostuksensa osallistua tietopyyntöön vastaamiseen ja markkinavuoropuheluun 14.8.2026 klo 12.00 mennessä, vastaamalla tähän tietopyyntöön. Toimittajaa pyydetään ilmoittamaan seuraavat tiedot: - yrityksen yhteystiedot ja yhteyshenkilön sähköpostiosoite - kuvaus tarjolla olevista talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista tai järjestelmistä - yrityksen parhaat referenssit tietopyynnön kohteena olevista palveluista ja järjestelmistä. Hankintayksikkö käsittelee vastauksenne luottamuksellisesti. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla olevia toimijoita ja heidän kokemustaan tilaajan suunnitteleman palvelu- ja järjestelmäkokonaisuuden osa-alueista. Tietopyynnön vastausten perusteella tilaaja voi jatkaa markkinavuoropuheluja valitsemallaan tavalla ja olla yhteydessä vastaajiin lisätiedon saamiseksi, mukaan lukien kahdenväliset Teams-keskustelut. Vuoropuhelut on tarkoitus toteuttaa viikkojen 34 - 39 välillä; alustavasti torstai-iltapäivisin (klo 12–16 välillä, tarkempi aika sovitaan osallistujien kanssa). Kukin tilaisuus kestää noin 1,5 - 2 h. Keskusteluja koskevat mahdolliset lisätiedot toimitetaan kuultaville toimijoille ilmoittautumisen jälkeen. ------------------------------------------------------------------------------------------- ILMOITUKSEN LISÄTIEDOT Tämä ilmoitus on tietopyyntö markkinakartoitusta ja -vuoropuheluja varten. Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. Tässä ilmoituksessa esitetyt kuvaukset ovat alustavia ja suuntaa antavia hankinnan ennakkotietoja. Tavoitteena on hyödyntää markkinavuoropuhelua siten, että hankinnan toteutustapa ja rakenneratkaisut voidaan suunnitella mahdollisimman tarkoituksenmukaisiksi. Tietopyyntö ei velvoita toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Pyydämme huomioimaan, että kaikki materiaali on tarkoitettu ainoastaan tietopyyntöä ja markkinavuoropuhelujen käymistä varten. Markkinavuoropuhelut eivät sido Porin kaupunkia toteuttamaan hankintaa eikä myöskään sido toimittajaa mahdolliseen tarjouskilpailuun osallistumiseen. Osallistuneille yrityksille ei makseta korvausta vastaamisesta tai osallistumisesta. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta toimittajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa.

Markkinavuoropuhelussa käsitellään seuraavat kokonaisuudet (alustavasti): 1. Tavoitteena on muodostaa kokonaiskuva talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden ja järjestelmien hankinnan vaihtoehtoisista toteutustavoista sekä arvioida, millaisia toimintamalleja markkina tarjoaa ilman ennakko-oletuksia hankinnan rakenteesta (esim. yhtenä kokonaisuutena tai erillisinä toiminnallisina osa-alueina). Selvitämme voidaanko palvelu toteuttaa esimerkiksi: • kokonaisulkoistuksena, jossa yksi toimittaja vastaa sekä talous- että henkilöstöhallinnon palveluista ja järjestelmistä • jaetulla mallilla (järjestelmä–palvelu), jossa järjestelmätoimittaja ja palvelutuottaja ovat erillisiä toimijoita • toiminnallisella jaolla (talous- vs. henkilöstöhallinto), jossa taloushallinto ja henkilöstöhallinto hankitaan erikseen (eri toimittajilta ja/tai eri toteutusmalleilla) • hybridimallilla, jossa tilaaja tuottaa palveluja osin itse ja hyödyntää järjestelmätoimittajaa sekä tarvittaessa ulkoisia palveluja. Kannustamme toimittajia esittämään myös vaihtoehtoisia toteutustapoja ja näkemyksiä, joita ei ole erikseen mainittu. 2. Järjestelmäkenttä ja tekninen suunta Selvitämme vähintään: • pilvipohjaisuus (SaaS) • integraatiot ja rajapinnat • raportoinnin ja käyttöoikeuksien joustavuus • konsernirakenteen tuki • tekoälyn käyttömahdollisuudet • tietosuoja ja tietoturva 3. Palvelun sisältö ja vastuunjako Selvitämme vähintään: • palvelun sisällöt • tilaajan ja toimittajan vastuunjaot 4. Hinnoittelumallit (ei euromääriä) Selvitämme vähintään: • hinnoittelulogiikat: per käyttäjä / per palkkalaskelma / per tapahtuma / kiinteä tms. • hinnanmuutokset henkilöstö- ja organisaatiomuutoksissa • käyttöönotto-, migraatio- ja muutostyökustannusten rakenne 5. Siirtymä uuteen toimintamalliin Selvitämme vähintään: • kokemukset siirtymisistä • tyypillinen siirtymäaika ja riskikohdat • ennakkotietojen tarve (data, integraatiot, konversiot) 6. Kuntasektorin referenssit ja kokoluokka Selvitämme vähintään: • millaisia kuntia toimittajat palvelevat (asukasmäärä, henkilöstö, käyttäjät) • kokemuksen kaupunkiorganisaatioista ja konsernirakenteista sekä kuntien yhteistoiminnasta.