Ateria-, siivous- ja käyttäjäpalvelut / Osa kanta-Hämeenlinnasta (itäinen kantakaupunki)

Hämeenlinnan kaupunki (jatkossa myös hankintayksikkö / tilaaja) pyytää tarjoustanne osan kanta-Hämeenlinnasta eli itäisen kantakaupungin ateria-, siivous- ja käyttäjäpalveluista tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Sopimuskumppaniksi valitaan yksi tarjoaja. Selvyyden vuoksi todetaan, että jos valittava tarjoaja on tehnyt useamman tarjouksen, valitaan valittavan tarjoajan tarjouksista kokonaistaloudellisesti edullisin eli se, joka on saanut tarjousvertailussa eniten pisteitä yhteensä. Toisin sanoen valitaan yksi tarjous. Hankintayksiköllä on oikeus tarkistaa tarjoajan tarjousasiakirjoissaan antamat tiedot ennen hankintapäätöksen tekemistä. Mikäli annetut tiedot eivät pidä paikkansa, tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Hankinnan ennakoitu kalenterivuosittainen arvonlisäveroton arvo on noin 4-5 miljoonaa euroa. Aiemman toteuman perusteella ateriapalveluiden osuuden arvioidaan olevan yli puolet hankinnan ennakoidusta arvosta. Ennakoitu arvo on laskettu kahdeksalle vuodelle. Kyseessä ovat arviot, jotka eivät sido hankintayksikköä. Hankintayksikkö tekee tilauksia hankintatarpeen ilmetessä ja määrärahojensa puitteissa. Hankinta ei sisällä määräostovelvoitetta hankintayksikölle. Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska palvelut muodostavat tarkoituksenmukaisen kokonaisuuden mm. synergiahyödyn sekä sopimuksen hallinnan ja valvonnan takia. Hankinnassa ovat optioina optiokausi ja Hämeenlinnan kaupungin tytäryhteisöt tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Hankinnassa on myös muita optioita, jotka on ilmoitettu tarjouspyyntöasiakirjoissa. HUOM! TARJOAJIEN KANNATTAA ALUKSI LUKEA, KUINKA JA MIHIN MENNESSÄ ILMOITTAUDUTAAN MAHDOLLISEEN INFOTILAISUUTEEN JA PAKOLLISILLE TUTUSTUMISKIERROKSILLE. Tarjoajien tulee lukea läpi ennen tarjouksen tekemistä Näin teet tarjouksen Hämeenlinnan kaupungille -ohje, joka on verkkosivulla www.hameenlinna.fi/hankinnat/. Tarjoajille korostetaan, että tarjouspyyntöasiakirjat kannattaa lukea viipymättä läpi, jotta tarjoaja ehtii tarvittaessa esittää tarjouspyynnöstä kysymyksiä Tarjouspalvelu-portaalin kautta kysymysten esittämisen määräaikaan mennessä. Tarjoajille korostetaan, että tarjous kannattaa jättää ajoissa (esimerkiksi 1-2 arkipäivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista). Hankintayksikön kokemuksen mukaan on valitettavan yleistä, että kun tarjouksen lähettäminen jätetään viimeiseen hetkeen, niin teknisestä tms. tarjoajasta johtuvasta syystä tarjouksen lähettäminen ei usein onnistukaan määräaikaan mennessä (oikeuskäytäntö on äärimmäisen tiukka siinä, että myöhästyneet tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta). HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan tavoitteet on kerrottu muualla tarjouspyynnössä.

Sopimuskausi on neljä vuotta + optio neljä vuotta. TUTUSTUMISKIERROKSET Tutustumiskierroksista on erillinen asiakirja tarjouspyynnön liitteenä. Tutustumiskierrokset ovat pakollisia. -- Päätös hankinnan keskeyttämisestä on Hämeenlinnan kaupungin hankintapäällikön viranhaltijapäätös 5 / 5.2.2024, jossa on todettu mm. seuraavasti: Hankintayksikkö on huomannut, että yksi soveltuvuusvaatimuksista on sellainen, että sen johdosta ei synny riittävää kilpailua. Soveltuvuusvaatimusta ei voida muuttaa muuten kuin keskeyttämällä hankinta. Sen, että ei synny riittävää kilpailua, on katsottu olevan riittävä peruste hankintamenettelyn keskeyttämiselle. Julkisissa hankinnoissa hankintayksikön keskeisin tehtävä on saada aikaan taloudellista tehokkuutta eli käyttää veronmaksajien rahoja tehokkaasti. Julkisten hankintojen suurin yksittäinen haaste on vähäinen tarjoajamäärä, joka ei takaa verorahojen tehokasta käyttöä. Näin ollen, mikäli hankintayksikön tiedossa on, että tarjoajien määrä hankintayksikön asettamista soveltuvuusvaatimuksista johtuen muodostuisi vähäiseksi tai erittäin vähäiseksi, on hankintayksikön tarkoituksenmukaista keskeyttää hankinta ja muotoilla soveltuvuusvaatimukset uudelleen. Hankintayksikkö on tämän tarjouskilpailun osalta (perustuen lähinnä edellisiin tarjouskilpailuihin) arvioinut, että saisi vain 1-2 tarjousta julkaistun tarjouspyynnön perusteella. Lisäksi hankintayksikkö on huomannut, että tarjouspyyntöasiakirjat ovat puutteelliset. Palvelukuvaus ja pohjakuvat puuttuvat kokonaan koskien kiinteistöä Myllymäen koulu / Aimokoulu. Tilaluettelot puuttuvat kokonaan koskien ainakin kiinteistöjä Idänpään päiväkoti, Sairion päiväkoti, Lyseon koulu 1, Hämeenlinnan Raatihuone ja Suosaaren varikko. Puutteet ovat sen verran merkittävät, että jo pelkästään niiden perusteella hankintayksiköllä on riittävä peruste hankintamenettelyn keskeyttämiselle. Näin ollen hankintayksiköllä on todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta.

Sopimuskausi on neljä vuotta + optio neljä vuotta. TUTUSTUMISKIERROKSET Tutustumiskierroksista on erillinen asiakirja tarjouspyynnön liitteenä. Tutustumiskierrokset ovat pakollisia.