Kutsu tekniseen markkinavuoropuheluun: Perehdytysjärjestelmän hankinta

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan osa hankinnan valmisteluvaihetta. Tavoitteena on kerätä markkinatietoa perehdytysjärjestelmää koskevan kilpailutuksen valmistelua varten. Hankinnan kohteena on Kymenlaakson hyvinvointialueen käyttöön hankittava perehdytysjärjestelmä. Hankinnan tavoitteena on kilpailuttaa järjestelmäratkaisu, joka tukee organisaation perehdytysprosessin systemaattista suunnittelua, toteutusta, hallintaa, seurantaa ja raportointia sekä mahdollistaa käyttäjä- ja roolikohtaisten perehdytyspolkujen hallinnan, sisällönhallinnan ja tiedolla johtamisen tuen. Hankinnan kohteeseen sisältyvät tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti vähintään järjestelmän käyttöoikeus palveluna (SaaS tai vastaava palveluratkaisu), käyttöönotto, koulutus, ylläpito- ja tukipalvelut sekä mahdolliset integraatiot tarjouspyynnön liitteissä tarkemmin esitetyllä tavalla. Lähtötilanne: Nykytilanteessa perehdytys toteutetaan pääosin Intran kautta. Havaittuja haasteita ovat perehdytyksen hajanaisuus, sisällön jakautuminen eri paikkoihin sekä rajalliset seurantamahdollisuudet. Nykyisen toimittajan kanssa on sovittu käyttöoikeuden jatkuminen 30.4.2027 asti, mutta siirtymä uuteen järjestelmään edellyttää merkittävää käyttöönottoa ja muutoksenhallintaa, minkä vuoksi valmistelu on perusteltua aloittaa ajoissa. Hankinnan kohde: Hankinnan kohteena on perehdytysjärjestelmä, joka sisältää perehdytyssisältöjen hallinnan, käyttäjäkohtaiset perehdytyspolut, edistymisen seurannan ja raportoinnin sekä tarvittavat integraatiot (esim. tunnistautuminen/SSO ja mahdollinen HR-järjestelmäintegraatio). Hankinnassa huomioidaan käytettävyys, tietoturva ja tietosuoja, skaalautuvuus sekä käyttöönoton tuki. Markkinavuoropuhelu ei sido hankintayksikköä eikä siihen osallistuminen vaikuta myöhempään tarjouskilpailuun. Markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta korvausta, eikä osallistuminen sido hankintayksikköä myöhempään hankintaan. Toimittajien antamia tietoja voidaan hyödyntää hankinnan valmistelussa. Toimittajia pyydetään merkitsemään mahdolliset liikesalaisuudet selkeästi.