Palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen (ml. liikkeenluovutus) ja HR-järjestelmän hankinta

Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Palkanlaskentapalvelulle ja HR-järjestelmälle asetetut vaatimukset on kuvattu tarkemmin hankintailmoitukseen liitetyssä tarjouspyyntöaineistossa.

Hankintaa ei jaeta osiin hankinnan luonteen ja siihen liittyvien riskien vuoksi. Palkanlaskentaan tarvittavien henkilöstön ja palvelussuhteiden tietojen hallintaan käytetään HR-järjestelmää, jonka vuoksi HR-järjestelmän ja palveluntuottajalla käytössä olevan palkanlaskentajärjestelmän välisellä integraatiolla on keskeinen merkitys. Mikäli hankinta jaettaisiin osiin, olisi riskinä, että järjestelmät eivät olisi yhteensopivia ja tämän vuoksi palkanlaskennan oikeellisuus vaarantuisi.