Teknisen ylläpidon asiantuntijapalveluiden hankinta

Hankinnan kohteena on teknisen ylläpidon asiantuntijapalvelukokonaisuus. Asiantuntijapalvelukokonaisuus pitää sisällään seuraavat palvelut: 1) osio A: Kahden jäähallin ammoniakkikylmälaitoksen ylläpidolliset valvonta- ja tarkastuskäynnit kahden (2) viikon välein sisältäen raportoinnin. 2) osio B Kunnossapidon töidenhallinta ja dokumentointi tilaajan Spotilla-järjestelmässä, mukaan lukien ympäristön perustaminen tarvittaessa. 3) osio C: Julkisten hankintojen tekninen kilpailutustuki ja erilaisten hankinta-asiakirjojen laadinta tilaajan tilauksesta. Kyseessä on kahden jäähallin yhteinen ammoniakkikylmälaitos (NH3), jonka yhteiskylmäteho on 800 kW. Ammoniakkitäytökset ovat 80 kg ja 100 kg (yhteensä 180 kg). Palvelulla tuetaan kylmälaitoksen käyttövarmuutta ja turvallisuutta, varmistetaan kunnossapidon töidenhallinnan ja dokumentoinnin yhdenmukaisuus Spotilla-järjestelmässä sekä tuotetaan tilaajan tarvitsemia julkisten hankintojen teknisiä asiakirjoja. Hankinnan tavoitteina on: - varmistaa kylmälaitteiston turvallinen ja energiatehokas toiminta sekä havaita poikkeamat varhaisessa vaiheessa. - tuottaa yhdenmukainen ja jäljitettävä kunnossapidon dokumentointi Spotilla-järjestelmään (tehtävät, työtilaukset, raportit ja liitteet). - mahdollistaa teknisten julkisten hankintojen materiaalien tuottaminen tilaajan tarpeisiin (tarvemäärittelyt, palvelukuvaukset, vaatimusmäärittelyt ja lomakkeet). Hankinta on ylläpidollinen asiantuntijapalvelu. Se ei sisällä kohteen operatiivista käytönvalvontaa (esim. jatkuvaa valvomotoimintaa tai käyttöhenkilöstön tehtäviä). Hankinta ei myöskään sisällä tilaajan puolesta toimimista painelaitteiden käytönvalvojana. Palveluntuottaja tuottaa kuitenkin kunnossapidon tarvitsemat tiedot ja havainnot tilaajan nimeämälle käytönvalvojalle. Palvelun toteuttajaksi valitaan yksi (1) toimittaja. Sopimuskausi on neljä (4) vuotta ja se alkaa sopimuksen allekirjoituspäivästä. Rinnakkaisten tarjousten tekeminen on kiellettyä. Mikäli tarjoaja tekee rinnakkaisia tarjouksia, tarjousvertailussa huomioidaan ainoastaan viimeisin saapunut tarjous. MUUT ASIAT: Tämä hankinta kilpailutetaan Keravan kaupungin toimesta koko Keravan kaupunkikonsernin ja kaikkien kaupungin toimialojen käyttöön. Sopimus on voimassa koko kaupunkikonsernin käytettäväksi, ja sitä voivat hyödyntää: – Keravan kaupungin kaikki toimialat, yksiköt ja liikelaitokset, sekä – kaikki Keravan kaupunkikonserniin kuuluvat tytär- ja osakkuusyhteisöt sekä säätiöt. Kaupunkikonsernin yksiköillä ja yhteisöillä ei ole velvollisuutta käyttää sopimusta, mutta niillä on siihen oikeus.

Tarkemmat tehtävälistat ja kuvaukset asiantuntijapalveluiden palveluista osioittain: Osio A: Kahden jäähallin ammoniakkikylmälaitoksen ylläpidolliset valvonta- ja tarkastuskäynnit kahden (2) viikon välein sisältäen raportoinnin: - Säännöllinen valvonta- ja tarkastuskäynti kahden (2) viikon välein kahden jäähallin ammoniakkikylmälaitoksella (kylmäkonehuone ja siihen liittyvät järjestelmät). Vähimmäissisältö: kylmäkonehuoneen yleiskunto ja turvallisuus (siisteys, kulkureitit, merkinnät, suojaukset), keskeisten komponenttien silmämääräinen tarkastus (kompressorit, pumput, venttiilit, putkistot, vuodot), mittaus- ja säätöarvojen tarkastus (lämpötilat, paineet, mahdolliset liuospiirit) sekä trendien seuranta automaatiosta, hälytysten ja poikkeamien läpikäynti sekä syyanalyysi (tilaajan ohjeiden mukainen eskalointi), raportointi Spotillaan: havainnot, suositukset, mahdolliset liitteet (kuvat, mittaustulokset) - Käynnillä tarkastetaan vähintään käyttöarvot, hälytyshistoria, trendit ja asetusarvot sekä tunnistetaan poikkeamat ja riskit (sis. NH3-turvallisuushavainnot. - Havainnot, poikkeamat ja toimenpiteet kirjataan Spotilla-järjestelmään valvontakäyntiraporttina ja tarvittavina työtilauksina. - Tarkastuskäynti sisältää vähintään ammoniakkijärjestelmän turvallisuuteen liittyvien laitteiden ja toimintojen silmämääräisen tarkastuksen (esim. vuotoilmaisimet, konehuoneen ilmanvaihto, hätäseis-toiminnot ja opasteet). - Painelaitteisiin liittyvien havaintojen kirjaaminen ja ilmoittaminen tilaajalle (esim. poikkeavat paineet/lämpötilat, varolaitteet ja merkinnät). - Poikkeamien syyanalyysi sekä korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden määrittely tilaajan kunnossapitoprosessin mukaisesti. - Kuukausikoonti: valvontakäyntien havainnot, avoimet toimenpiteet ja keskeiset riskit sekä ehdotukset käyttövarmuuden ja energiatehokuuden parantamiseksi. Osio B: Spotilla-järjestelmän ylläpito ja töidenhallinta Palvelussa käytetään tilaajan Spotilla-järjestelmää töidenhallintaan, raportointiin ja dokumentointiin. - Kohdehierarkian ja laiterakenteen ylläpito (kohde-tila-järjestelmä-laite). - Laitekorttien ylläpito (tunnisteet, kriittisyys, dokumenttilinkit, huoltohistoria). - Huolto-ohjelmien ja tehtäväpohjien ylläpito (toistuvat tehtävät, tarkastuslistat). - Työtilausten elinkaaren hallinnan tuki (luokittelu, priorisointi, tilannepäivitykset, liitteet). - Kuukausikoonti: tehdyt käynnit, keskeiset havainnot, suositellut toimenpiteet ja avoimet asiat. - Kohde- ja laitetietojen ylläpito (kohdehierarkia, laitekortit, huoltohistoria). - Ennakoivan kunnossapidon ylläpito Spotillassa (huolto-ohjelmat, tehtäväpohjat, tarkastuslistat). - Työtilausten ja tehtävien hallinnan tuki (luokittelu, priorisointi, tilannepäivitykset). - Raporttipohjien ja kuukausikoontien ylläpito (tilaajan kanssa sovittavat). - Ympäristön perustaminen tai laiterakenteen luonti tarvittaessa kertaluonteisena työnä (hinnoittelulomakkeen mukaisesti). Osio C: Julkisten hankintojen tekninen kilpailutustuki ja materiaalit - Tarvemäärittelyt ja palvelukuvaukset teknisille kohteille (jäähallit, uimahallit, talotekniikka, kylmätekniikka). - Tekniset vähimmäisvaatimukset ja soveltuvuusvaatimukset (pass/fail). - Hinnoittelurakenteet ja vertailuhintamallit (tuntihinta, kuukausihinta, kertaluonteiset erät). - KPI/SLA-liitteet ja raportointipohjat. Kysymys-vastaus -aineiston tekninen valmistelu tilaajan ohjeiden mukaisesti. - Teknisten hankinta-asiakirjojen laadinta tilaajan tilauksesta (esim. palvelukuvaukset, vaatimusmäärittelyt, hinnoittelurakenteet, vertailumallit, KPI/SLA-liitteet). - Kilpailutuksen valmistelun tuki (kysymysten ja vastausten tekninen valmistelu tilaajan ohjeiden mukaan, muutostekstit ja liitteet). - Teknisten kohteiden kilpailuttamiseen liittyvä dokumentointi ja mallipohjien ylläpito. Raportointi: - Valvontakäyntiraportti Spotillaan jokaisen käynnin jälkeen (havainnot, poikkeamat, suositukset, liitteet). - Kuukausiyhteenveto (käynnit, toistuvat poikkeamat, suositellut toimet, avoimet riskit).