Projektipäällikköpalvelut ja muut asiantuntijapalvelut / Sopimusmuutos

Hätäkeskuslaitos on vuonna 2022 kilpailuttanut projektipäällikköpalvelut ja muut asiantuntijapalvelut Hanselin "IT-konsultointi 2021-2025" dynaamista hankintajärjestelmää hyödyntäen. Tarvitut asiantuntijat ovat projektipäälliköitä Hätäkeskuslaitoksen IT-projekteissa sekä asiantuntijoita Hätäkeskuslaitoksen tietoteknisten palvelujen kehittämisen tuessa LEAN-, Jira- ja Confluence-tehtävissä ja palvelumuotoilussa. Hankinnan arvioitu laajuus on ollut yhteensä 350-400 henkilötyöpäivää per vuosi. DPS:n sisäisen kilpailutuksen perusteella palveluntuottajaksi on valikoitunut Digia Finland Oy, jonka kanssa hankintasopimus HAK-2022-108 on allekirjoitettu sopimuskaudelle 3.6.2022- 31.1.2026. Lisäksi hankintaan on sisältynyt yksi (1) yhden (1) vuoden optiokausi, joka on voimassa 31.1.2027 asti. Hätäkeskuslaitos tekee alkuperäiseen hankintasopimukseen HAK-2022-108 julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, jäljempänä myös hankintalaki) 136.2 §:n 2) kohdan mukaisen sopimusmuutoksen. Sopimusmuutoksen arvo on alle 500 000 €. Sopimusmuutoksen tarkemmat perustelut on esitetty kohdassa Sopimusmuutokset.

Hankintalain 136.2 §:n 2) kohdan mukaisesti hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Mainitun 2 momentin 2 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla hankintalain säännösten kiertäminen.

Hätäkeskuslaitos on vuonna 2022 kilpailuttanut projektipäällikköpalvelut ja muut asiantuntijapalvelut Hanselin "IT-konsultointi 2021-2025" DPS:ää hyödyntäen. DPS:n sisäisen kilpailutuksen perusteella palveluntuottajaksi on valikoitunut Digia Finland Oy, jonka kanssa hankintasopimus HAK-2022-108 on allekirjoitettu sopimuskaudelle 3.6.2022-31.1.2026. Lisäksi hankintaan on sisältynyt yksi (1) yhden (1) vuoden optiokausi, joka on voimassa 31.1.2027 asti. Hätäkeskuslaitoksen ja Digia Finland Oy:n välillä vuonna 2022 allekirjoitetun sopimuksen mukaan hankinnan ennakoitu laajuus on 350-400 henkilötyöpäivää per vuosi. Hankintasopimuksen kokonaiskesto on siten optiovuosi mukaan luettuna noin 4.7 vuotta, joten sopimuksen kokonaislaajuus henkilötyöpäivissä on arviolta yhteensä enintään 1 880 henkilötyöpäivää (4.7v x 400htp), mikä tarkoittaa euromääräisesti noin 1 350 000 euroa. Hätäkeskuslaitoksella on meneillään merkittäviä ICT-projekteja, joiden osalta projektipäällikköpalvelua on käytetty ja välttämätön tarve tulee jatkumaan myös nykyisen sopimuksen päättymisen jälkeen, jotta projektit saadaan onnistuneesti loppuun. Yksi viraston käynnissä olevista merkittävistä ICT-projekteista on reaaliaikainen teksti eli RTT-projekti, joka perustuu lakisääteiseen vaatimukseen tuoda kansalaisille käytettäväksi uusi hätäilmoituskanava. Hätäkeskuslaitoksella on hätäkeskustoiminnasta annetun lain (692/2010) 10 a §:n perusteella velvollisuus vastata yleiseen hätänumeroon 112 tehtyihin hätäilmoituksiin, jotka on tehty käyttämällä reaaliaikaista puhetta tai tekstiä. Aikaraja reaaliaikaisen tekstin muodossa tehtyjen hätäilmoitusten vastaanottamiselle on 28.6.2027, mikä perustuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin (EU) 2019/882 tuotteiden ja palvelujen esteettömyysvaatimuksista 31 artiklan 3-kohtaan. RTT-projektin edellyttämien teknisten muutosten tekeminen on osoittautunut oletettua hitaammaksi, sillä hätäviestintäratkaisuun, johon RTT myös lukeutuu, on tullut Hätäkeskuslaitoksesta riippumaton viive teknisen ratkaisun selvityksen viivästymisen vuoksi. Hätäkeskuslaitoksen ja Digia Finland Oy:n välinen sopimus projektipäällikköpalveluista on voimassa 31.1.2027 asti ja koska RTT-hätäilmoituskanavan käyttöönoton määräaika on kesäkuussa 2027, ei uuden toimittajan kilpailuttaminen ole mahdollista. Mahdollisen uuden toimittajan perehdyttäminen projekteihin vie arviolta kuukausia, mikä estäisi lakisääteisen vaatimuksen (28.6.2027) saavuttamisen RTT:n osalta. Viraston ei siten ole mahdollista ottaa kyseistä aikatauluriskiä lainvastaiseen tilanteeseen joutumisesta. RTT:n osalta välttämättömät työt jatkuvat myös kyseisen määräajan jälkeen, jolloin toteutetaan seuraavan vaiheen toiminnallisuuksia hätäviestintäjärjestelmäkokonaisuuteen. Jotta kokonaisuus saadaan vietyä onnistuneesti läpi, on virastolla lisäksi tarve välttämättömien töiden osalta samalle projektipäällikköpalvelulle 31.12.2028 saakka. RTT-projektin tekniset ratkaisut ja toteutukset ovat kytköksissä toisiinsa NGeCall-projektin ja etenkin hätäviestintäjärjestelmän uudistamisen projektin kanssa. Hätäkeskuslaitoksella on käynnissä myös NGeCall-projekti, jossa tuotetaan valmius ottaa vastaan yleiseurooppalaisen hätäviestijärjestelmän eli uuden eCall-järjestelmän mukaiset hätäilmoitukset. Valmius tulee olla EU-direktiivin (EU) 2025/1871 mukaan vuodesta 2027 eteenpäin. Hätäkeskuslaitoksella on käynnissä myös hätäviestintäjärjestelmää koskeva laaja uudistusprojekti, jonka tavoitteena on koko hätäviestintäjärjestelmän hajauttaminen ja sen myötä myös koko Hätäkeskuslaitoksen varautumisen ja valmiuden parantaminen. Hätäviestintäjärjestelmää koskevassa laajassa uudistusprojektissa ollaan edistymässä toteutusvaiheen päätöksentekoon teknisestä ratkaisusta ja sen tuotantoon viennistä. Toteutukset ovat teknisesti vaativia ja kokonaisuuksien haltuunotto vaatii aikaa ja hätäkeskustoimintaympäristön tuntemusta. Projektin laajuuden ja muihin projekteihin olevien kriittisten riippuvuuksien vuoksi (RTT, NGeCall) projektin toteutukseen ei voi tulla keskeytyksiä tai viiveitä projektipäällikkötyön osalta, sillä projektien toteutusten venymisestä aiheutuu lisäkustannuksia. Mikäli hätäviestintäjärjestelmää koskeva uudistusprojekti viivästyy mahdollisen toimittajavaihdoksen ja perehtymisajan vuoksi, myöskään muita projekteja ei saada edistettyä hätäviestintäjärjestelmän vaatimusten mukaisten lopullisten tavoitteiden mukaisesti. Kyseiset 31.1.2027 jälkeen tarvittavat työt eivät ole sisältyneet alkuperäiseen hankintasopimukseen, joten alkuperäisen sopimuskumppanin Digia Finland Oy:n on siten tarpeen suorittaa lisäpalveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Kyseisissä projekteissa on kyse yksittäisestä projektipäälliköstä, jolla on syvällinen ymmärrys projekteja koskevasta kokonaisuudesta. Projektipäällikkö tarvitaan 31.12.2028 asti seuraavasti: Hätäviestintäjärjestelmä 253 htp eli 11 htp/kk, RTT 230 htp eli 10 htp/kk sekä 31.12.27 asti NGeCall mahdollinen tarve 76 htp. Sopimusmuutoksen arvo ei hankintalain 136.3 §:n mukaisesti lain 136.2 §:n 2) kohdan mukaisissa tilanteissa saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla hankintalain säännösten kiertäminen. Hankintasopimuksen alkuperäinen ennakoitu arvo on 1 350 000 euroa. Sopimusmuutos on laajuudeltaan yhteensä enintään 559 henkilötyöpäivää, mikä on alle puolet alkuperäisen hankintasopimuksen laajuudesta eli 1880 henkilötyöpäivästä. Sopimusmuutoksella sopimustoimittajalta toteutetaan välttämättömät palvelut Hätäkeskuslaitoksen edellä kuvattujen kriittisten projektien loppuunsaattamiseksi. Muutoksen arvo on alle 500 000 euroa. Kuvattu, alle 500 000 euron suuruinen sopimusmuutos on laajuudeltaan lainsäädännön mukaisesti alle 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Muutoksen myötä hankintasopimuksen luonne ei muutu.