TIETOPYYNTÖ: Sastamalan kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut

Tietopyynnön kohteena on Sastamalan kaupungin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelujen tuottaminen (erityisesti kirjanpito, palkanlaskenta ja maksuliikenne sekä niihin liittyvät muut palvelut). Kaupunki hankintayksikkönä valmistelee edellä mainittujen TAHE-palvelujen mahdollista hankintaa. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoiden näkemyksiä hankinnan tarkoituksenmukaisesta laajuudesta, palvelu- ja vastuunjakomalleista, palvelutasoista, hinnoittelumalleista sekä käyttöönoton toteuttamisesta. Tietopyyntö ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä se sido hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Tietopyynnön perusteella hankintayksikkö pyytää potentiaalisilta tarjoajilta kirjallista tietoa (esim. kommentit, palaute, kehitysehdotukset jne.) hankintaan ja sen kohteeseen liittyen. Kirjalliset dokumentit ja lisätiedot tulee lähettää 3.6.2026 kello 9.00 mennessä sähköpostitse hankintayksikölle: tapio.rautava@sastamala.fi Tietopyyntöön vastaamisesta ei makseta korvausta. Sastamalan kaupunki toimii myös vastuukuntana työllisyyspalveluissa, maaseudun viranomaispalveluissa, lomituspalveluissa, ympäristönsuojelupalveluissa ja rakennusvalvonnan palveluissa useiden kuntien yhteistoiminta-alueilla. Kaupungin henkilöstömäärä on noin 1 000 henkilöä. Kaupungin tytäryhtiöille varataan oikeus liittyä mukaan mahdolliseen hankintaan.

Hankinnan kohde alustavasti palveluittain eriteltynä: HR-asiantuntijapalvelut (mm. KVTES, OVTES, TS, TTES) Palkkahallinto ja palkanlaskentapalvelut Matka- ja kulunhallintapalvelut Kirjanpito, tilinpäätös, konsernitilinpäätös, taloussuunnittelu/budjetointi ja raportointi Valtiokonttorin talousraportointi Maksuliikenne, kassaennustaminen ja maksaminen Myyntilaskut ja myyntireskontra Ostolaskut ja ostoreskontra Perintäpalvelut Sovellusten liittymät ja integraatiot (ml. KEHA-keskus) Yleiset kaikkia palveluja koskevat vaatimukset Arvioituja volyymimääriä: Palkkalaskelmia on noin 17 000 kpl/vuosi. Matkalaskuja on noin 1 200 kpl/vuosi. Ostolaskuja on noin 18 000 kpl/vuosi. Myyntilaskuja on noin 15 000 kpl/vuosi. Perintäpalvelut noin 3 000 kpl/vuosi. Palvelut tulee tuottaa palveluntuottajan käytössä olevilla järjestelmillä. Kaupungilla on lisäksi joitakin omia järjestelmiä, joista tarvitaan mahdollisesti liittymät palveluntuottajan järjestelmiin. Hankintayksikkö pyytää potentiaalisten tarjoajien näkemyksiä mm. seuraaviin kysymyksiin: 1. Millaisia palvelu- ja toimitusmalleja markkinoilla on saatavilla talous- ja henkilöstöhallinnon palveluiden toteuttamiseksi? 2. Millaisia vastuunjakomalleja Tarjoaja suosittelee käytettäväksi? 3. Millaisia palvelutasovaatimuksia ja raportointimalleja hankintaan olisi tarkoituksenmukaista sisällyttää? 4. Millaiset palvelutasot ja mittarit ovat realistisia ja ohjaavat oikeaa tekemistä, eivätkä muodosta tarpeettomia hintariskejä tai ohjaa Tilaajan tai Tarjoajan tekemistä väärin? 5. Millaisia vähimmäisvaatimuksia Tarjoajan kokemukselle, resursoinnille, osaamiselle ja palvelutuotannolle olisi tarkoituksenmukaista asettaa? 6. Mitä järjestelmiä/sovelluksia Tarjoajalla on käytössä tietopyynnön kohteena olevien palvelujen tuottamiseksi? 7. Millaista käyttöönottoprojektia ja siirtymäaikaa vastaavan palvelukokonaisuuden toteuttaminen edellyttää? 8. Millainen hinnoittelumalli tai millaiset hinnoittelumallit soveltuvat hankintaan? 9. Mitä tietoja Tarjoaja tarvitsee hankintayksiköltä tai tarjouspyynnöltä luotettavaan sopimuskaudella toimivaan hinnoitteluun? Millaisia tulisi olla palveluiden hinnanmuutosmekanismit? 10. Millaisia riskejä Tarjoaja tunnistaa hankinnan valmistelussa, kilpailutuksessa, käyttöönotossa ja jatkuvassa palvelutuotannossa? Millä tavoin tunnistettuja ja havaittuja riskejä voidaan minimoida? 11. Millaisia kehitysmallien ja -palveluiden järjestämistapoja Tarjoaja pitää tarkoituksenmukaisina tai on havainnut hyviksi muissa sopimuksissa/toteutuksissa vastaavan sisältöisissä hankinnoissa? Tarjoaja voi kuvata omia prosesseja kehitystoiminnan osalta osana vastaustaan. 12. Onko Tarjoajalla osaamista ja aikaisempaa kokemusta tietopyynnön kohteena olevista palveluista ja niiden tuottamisesta kuntaorganisaatioille? Missä laajuudessa ja kuinka pitkältä ajalta? 13. Pyydämme Tarjoajaa ottamaan kantaa siihen, mitä muuta mahdollisesti tulisi ottaa hankinnassa huomioon?