Kaakkois-Suomen Tieto Oy: Mobiililaitteiden ja työasemien sekä näyttöjen ja yhteensopivien tarvikkeiden ja palvelujen hankinta

Hankinnan kohteena ovat vaatimusten mukaiset Mobiililaitteet ja Työasemat sekä Näytöt (myös "Laite” tai ”Laitteet”) sekä Laitteisiin yhteensopivat tarvikkeet (”Tarvikkeet”), jotka Kaakkois-Suomen Tieto (”Tilaaja”) hankkii itsensä ja tarjouspyynnön liitteessä lueteltujen Tilaajan asiakkaiden (”Asiakas”) henkilöstön (”Käyttäjä”) käyttöön. Asiakkaat on kerrottu tarjouspyynnön liitteessä 10.3 "Tilaajan asiakkaat". Työasemat ja Työasemasta, Näytöstä ja Tarvikkeista koostuvat Työasemakokoonpanot tulevat Tilaajan rahoitusyhtiön omistukseen. Mobiililaitteet hankitaan Tilaajan tai Asiakkaiden omistukseen. Tarvikkeet tulevat Tilaajan tai Asiakkaan omistukseen, mikäli Tarvikkeet hankitaan erillisellä tilauksella. Tilaajan Asiakkaat edellyttävät, että Palvelut tulee olla saatavilla myös toimipisteistä Kouvolan ja Kotkan seudulla. Asiakkaidensa edellytyksen synnyttämän tarpeen vuoksi hankintayksikkö on asettanut toimipisteitä koskevia vaatimuksia siten, kuin hankinta-asiakirjoissa on tarkemmin kuvattu. Toimipisteillä hankintayksikkö pyrkii myös vähentämään osaltaan varsinaisten toimitus määriä ja siten vähentämään toimituksista aiheutuvaa pakkaamistarvetta ja siten pakkaamisroskan kertymistä ja näin turvaamaan osaltaan, että Palvelusta syntyvät hiilidioksidijalanjälki pysyisi mahdollisimman pienenä. Tilaajan asiakkaat korostavat käyttökokemuksen merkitystä ja edellyttävät, että hankittavat Tuotteet ovat helppokäyttöisiä ja Tuotteet ovat keskenään mahdollisimman yhteensopivia. Tarjoajalla tulee olla valmius toimittaa Tuotteita heti Kattosopimuksen tekemisen jälkeen. Tavoitteena on, että sopimus allekirjoitetaan 1.3.2024. Tilaaja voi aloittaa Laitteiden, Tarvikkeiden ja Palvelujen tilaukset samalla hetkellä, jotka Toimittaja toimittaa Kattosopimuksen ehtojen mukaisesti. Ennen Toimittajan tilausjärjestelmän käyttöönottoa tilaukset tehdään tarkemmin Kattosopimuksen tekemisen hetkellä sovittavalla vaihtoehtoisella tavalla. Tuotteet ja Palvelut hinnoitellaan erikseen. Tuotteista, Palveluista sekä Lisäpalveluista maksettavien hintojen tulee sisältää kaikki Toimittajan kustannukset, jotka sille aiheutuu sopimuksen mukaisista velvoitteista. Tuotteet ja Työasemien Optiot sekä näitä koskevat vaatimukset on kuvattu tarjouspyynnön liitteessä 2 ”Tekniset vaatimukset”. Tilaaja voi lisätä Työasemakohtaiseen tilauksiin Optioina ominaisuuksia/komponentteja, jotka eivät sisälly Työaseman vähimmäisvaatimuksiin. Palvelupaketit sisältävät Palvelua sisältäen ainakin seuraavat vaatimusten mukaiset suoritteet: - Asiakaspalvelu sovitun Palvelutason mukaisena Palveluaikana Tilaajalle ja Käyttäjille Kouvolassa ja Kotkassa sijaitsevissa Toimittajan toimipisteissä, sekä puhelimitse ja sähköpostitse - Sopimuskauden aikainen Ohjausryhmätyöskentely - Raportointi - Tuotteita koskevien tapahtumien kirjaaminen Toimittajan Toiminnanohjausjärjestelmään - Toimitusaikojen toteutumisen varmistamiseksi perustettava Toimittajan Puskurivarasto sisältäen Puskurivaraston ylläpidon ja hallinnoinnin - Laitteiden esiasennukset sekä tarroituksen - Tietojen siirrot Käyttäjän käytössä olevasta Laitteesta Toimittajan toimittamaan Laitteeseen - Toimituspalvelun sisältäen muun muassa Tuotteiden toimituksen Tilaajalle/Käyttäjälle sekä Laitteiden käyttökuntoon saattamisen, Näyttöjen asennukset olemassa oleviin telineisiin, Tarvikkeiden asennukset ja oheislaitteiden kytkennät ja käyttöopastuksen - Noutopalvelun sisältäen Asiakkaalta/Käyttäjältä noudetun Laitteen toimituksen Tilaajan Vaihtolaitevarastoon - Toimittajan Laiterekisterin, Tuotteiden liittäminen Laiterekisteriin sekä kaiken Laiterekisterin ylläpidon sekä hallinnoinnin - Huoltopalvelut - Tuotteiden Takuun ja takuukorjaukset Tilaaja voi hankkia erillistilauksilla Lisäpalveluna yksittäisiä Palvelupakettien sisältämiä suoritteita sekä takuun ulkopuolista Laitteiden viankorjausta. Lisäpalveluksi katsotaan myös muun muassa näyttötelineiden asennustyö ja Lisätyövoimapalvelu, joka sisältää Tilaajan oikeuden saada Toimittajalta asiantuntijoita ns. kiireavuksi tilapäiseen, enintään kahden viikon tarpeeseen. Lisätyövoimapalvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 3 Palveluihin liittyvät vaatimukset. Lisäpalveluita ovat myös Toimittajan Laitevakuutus, jollaisen Tilaaja voi hankkia Asiakkaansa tarpeen mukaan. Hankinnan kohde ja hankinnan kohdetta koskevat vaatimukset on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Koekäytön ehdot on kuvattu tarkemmin hankintailmoituksen kohdassa Hankintamenettelyn tarkemmat tiedot ja KOEKÄYTTÖ. ENNAKOIDUT HANKINTAMÄÄRÄT Tarjouspyynnön Hintaliitteessä käytetyt kertoimet ovat Tilaajan arvio tulevista hankintamääristä yhden vuoden ajalta neljän vuoden keskimääräisestä hankintamääräarviosta laskettuna. Tilaaja on tehnyt arvionsa tulevista hankintamääristä ostohistoriansa perusteella. Arvion mukaan hankintamäärissä ei ole tapahtumassa muutoksia tulevan sopimuskauden aikana. Arvioidut hankintamäärät eivät kuitenkaan ole lupaus tietystä vähimmäishankintamääristä eikä Tilaaja sitoudu hankkimaan sopimuksen perusteella mitään vähimmäismäärää Tuotteita tai Palveluja. PUITEJÄRJESTELYN KUVAUS Kilpailutuksen perusteella perustetaan hankintalain 42 §:n tarkoittama puitejärjestely, johon valitaan yksi toimittaja jolta Tilaaja tekee tilaukset. Tilaaja voi sopimuskauden aikana pyytää valittua toimittajaa täydentämään tarjoustaan, mikäli Asiakkaalla on suojattavia turvallisuusintressejä, jotka asettavat erityisiä vaatimuksia Laitteita koskeville vaatimuksille. Mikäli valittu toimittaja ei kykene vastaamaan asetettuihin erityisiin vaatimuksiin ja täydentämään tarjoustaan, Tilaajalla on oikeus hankkia erityisvaatimukset täyttävät Laitteet ja näitä koskevat Palvelut kolmansilta osapuolilta kilpailutettavan sopimuksen estämättä.Puitejärjestelyn yhteenlaskettu hankintojen enimmäisarvo sopimuskauden ajalle on 19.000.000,00 euroa. Mikäli hankintojen euromääräinen enimmäisarvo täyttyy sopimuskauden aikana, sopimus lakkaa ja/tai Tilaaja lopettaa hankintojen tekemisen.

Osatarjouksia ei sallita, koska osiin jakaminen saattaisi vaarantaa hankinnan tarkoituksenmukaisen toteutuksen. KOEKÄYTTÖ Tilaaja koekäyttää tarjousten vertailussa parhaaksi sijoittuneen tarjoajan tarjoamat Laitteet ja Tarvikkeet hankintapäätöksen tiedoksiannon jälkeen. Koekäyttö tehdään kaikille tarjotuille Laitteille sekä Tarvikkeille pois luettuna Palvelimet. Tarjoajan tulee kyetä toimittamaan Laitteet ja Tarvikkeet tilaajalle koekäyttöön viimeistään 5 arkipäivän kuluessa hankintapäätöksen tiedoksisaannista. Koekäytössä varmistetaan ehdottomien vaatimusten sekä tarjoajan mahdollisesti tarjoaman lisälaadun täyttyminen. Koekäyttö tehdään voidaan tehdä samoille Laitteille ja Tarvikkeille, jotka ovat varsinaisena toimituksen kohteena tai ns. demo-laitteelle tai demo-tarvikkeelle sillä edellytyksellä, että demo-laite tai -tarvike on merkiltään ja malliltaan sekä ominaisuuksiltaan samoja, kuin tarjottu Laite tai Tarvike. Jos koekäyttöön toimitetut Laitteet ja Tarvikkeet ovat uusia, Tilaaja korvaa koekäyttöön toimitetuista Laitteista ja Tarvikkeista tarjoajalle toimituskuluista ja Tuotteista Kattosopimuksen mukaisin ehdoin ja hinnoin sen jälkeen, kun Kattosopimus on allekirjoitettu. Jos koekäyttöön toimitetut Laitteet ja Tarvikkeet ovat ns. demo-laitteita tai -tarvikkeita, tarjoaja vastaa demo-laitteiden ja -tarvikkeiden toimitus- sekä noutokuluista ja muista demo-laitteiden ja -tarvikkeiden käsittelystä tarjoajalle aiheutuvista kuluista kokonaisuudessaan. Tarjoajan viivästyminen Laitteiden ja Tarvikkeiden toimituksessa koekäyttöön tai koekäytön aikana havaittu puute voi johtaa tarjouksen hylkäämiseen. Mikäli tilaaja päätyy hylkäämään tarjoajan tarjouksen koekäytön perusteella, tarjoaja noutaa koekäyttöön toimittamansa Laitteet ja Tarvikkeet kustannuksellaan riippumatta siitä, ovatko Laitteet ja Tarvikkeet uusia vai ns. demo-laitteita tai -tarvikkeita. RINNAKKAISTEN TARJOUSTEN JÄTTÄMISTÄ KOSKEVAN KIELLON TÄSMENNYS Hankintayksikkö täsmentää kiellon osalta, että kielto koskee myös sellaisia tilanteita, jossa tarjoaja jättää tarjouksen yksin sekä lisäksi osana ryhmittymää. Kielto koskee myös tilanteita, joissa tarjoaja jättää tarjouksen yksin sekä lisäksi toimii toisen tarjoajan tai tarjoajista muodostuneen ryhmittymän alihankkijana. Mikäli hankintayksikkö havaitsee tarjousajan päättymisen jälkeen, että yksi tarjoaja on osallisena useammassa kuin yhdessä tarjouksessa, hankintayksikkö hyväksyy ainostaan tarjouksen, joka on jätetty aikajärjestyksessä viimeiseksi ja hylkää kaikki muut tätä ennen jätetyt tarjoukset, joissa kyseinen tarjoaja on osallisena joko tarjoajana, ryhmittymän jäsenenä tai alihankkijana.

Hankintayksikkö on havainnut tarjoajien kysymysten tarkastamisen yhteydessä, että se on epähuomiossa asettanut alkuperäisessä hankintailmoituksessa liitteellä 2 34" näyttöjen kirkkautta koskevat vaatimukset siten, että vaatimukset eivät vastaa hankintayksikön asiakkaiden tosiasiallista tarvetta. Koska ao. vaatimukset ovat olleet tarpeettoman tiukat ilman, että vaatimuksilla on ollut yhteyttä hankintayksikön tarpeeseen, hankintayksikkö on päätynyt muuttamaan vaatimusta tarpeitaan vastaavasti ja lieventänyt näyttöjen kirkkautta koskevia vaatimuksia siten, kuin kohdassa "Korjausten kuvaus" on sanottu. Hankintayksikkö on katsonut korjausilmoituksen laatimisen yhteydessä tarpeelliseksi täsmentää kieltoa jättää useampia tarjouksia kuin yhden (ns. rinnakkainen tarjous), jotta tarjoajille olisi riittävän selvää, miten tarjoajia kohdellaan sellaisessa tilanteessa, jossa tarjoaja rikkoo kieltoa jättää rinnakkaisia tarjouksia. Hankintayksikkö on arvioinut ennen korjausten toteuttamista, etteivät korjaukset ole siinä määrin merkittäviä, että korjauksilla olisi tosiasiallista lisäävää vaikutusta potentiaalisten tarjoajien määrään.

Korjattu liitettä 2 Tekniset vaatimukset kohdassa välilehti Näytöt, vaatimuksia 21.7 ja 22.7 seuraavasti: - Alkuperäinen vaatimus: Kirkkaus "300 cd/m2 tai parempi". - Korjattu vaatimus: Kirkkaus "250 cd/m2 tai parempi" Korjattu liite nimetty korjausilmoituksessa "Liite 2 Tekniset vaatimukset v31012024 KORJATTU.xlsx" Hankintayksikkö on kieltänyt alkuperäisessä hankintailmoituksessa tarjoajia jättämästä useampia kuin yhden tarjouksen (ns kielto jättää rinnakkaisia tarjouksia). Hankintayksikkö täsmentää Hankintailmoituksen kohdassa "Menettelyä koskevat lisätiedot" kiellon osalta siten, että kielto koskee myös sellaisia tilanteita, jossa tarjoaja jättää tarjouksen yksin sekä lisäksi osana ryhmittymää. Kielto koskee myös tilanteita, joissa tarjoaja jättää tarjouksen yksin sekä lisäksi toimii toisen tarjoajan tai tarjoajista muodostuneen ryhmittymän alihankkijana. Mikäli hankintayksikkö havaitsee tarjousajan päättymisen jälkeen, että yksi tarjoaja on osallisena useammassa kuin yhdessä tarjouksessa, hankintayksikkö hyväksyy ainostaan tarjouksen, joka on jätetty aikajärjestyksessä viimeisenä ja hylkää kaikki muut tätä ennen jätetyt tarjoukset, joissa kyseinen tarjoaja on osallisena joko tarjoajana, ryhmittymän jäsenenä tai alihankkijana.