Vantaan seurakuntayhtymän elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelu sekä vähittäiskaupan asiointipalvelut

HANKINNAN KOHDE Hankinta on jaettu kahteen osaan, elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalveluun (osa 1.) ja vähittäiskaupan asiointipalveluun (osa 2.). Tarjoaja voi jättää tarjouksen kumpaankin osakokonaisuuteen tai vain toiseen. Hankinnan kohde on kuvattu tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteessä "Hankinnan kohde". Elintarvikkeiden verkkokauppa- ja toimituspalvelu sisältää tuotteiden tilaamisen palveluntuottajan verkkokaupasta, pakkaamisen ja toimituksen tilaajan tilausten mukaisesti. Vantaan seurakuntayhtymässä palvelua tulevat käyttämään erikokoiset yksiköt. Vähittäiskaupan asiointipalvelu sisältää eri toimipisteiden asioinnin lähikaupassa ja tuotteiden ostamisen akuuttiin tarpeeseen. Tilaaja käyttää limiittiostoja tuotteiden hankintaan. Tilaaja ei sitoudu käyttämään ilmoitettua summaa kokonaisuudessaan, vaan limiittejä käytetään tarpeen mukaan. Kaikki palvelujen käyttäjät käyttävät ensisijaisesti Vantaan seurakuntayhtymän elintarvikesopimusta (ns. tukkusopimus), mutta tarvitsevat osaan hankintojaan vähittäiskauppatuotteita ja pienempiä pakkauskokoja. SOPIMUSKAUSI Sopimuskaudeksi on suunniteltu 1.3.2024 – 28.2.2026, jonka jälkeen on, tilaajan niin päättäessä, kaksi (2) yhden (1) vuoden pituista optiokautta 1.3.2026 – 28.2.2027 sekä 1.3.2027 – 29.2.2028.

Hankintayksikkö on päättänyt keskeyttää elintarvikehankinnan. Osa-alueelle 1 saapui yksi (1) tarjous, ja osa-alueelle 2 ei saapunut yhtään tarjousta. Tarjouspyynnön liitteenä olevassa hintavertailuliitteessä hankintayksikkö asetti elintarvikkeiden hinnoille kiinteät hinnat. Tarjoajan tuli siten voidakseen tehdä tarjous, pystyä tarjoamaan elintarvikkeille kiinteät hinnat sopimuskaudelle. Tarjouspyynnön liitteenä olevan sopimusluonnoksen mukaan, hintojen muutoksesta oli mahdollista sopia, mutta muuttuneista hinnoista tuli ilmoittaa 3 kk ennen hintojen muutosta ja uudet hinnat astuisivat voimaan vasta 12 kk kuluttua. Tarjouspyyntöön oli mahdollista jättää tarjous ryhmittymänä. Ryhmittymän osalta tarjous oli jätettävä ryhmittymän puolesta yhdellä tarjouksella ja siihen kuuluvilla liitteillä. Vantaan seurakuntayhtymä toteaa, että kilpailutuksen aikana saadun selvityksen mukaan, vaatimus kiinteistä elintarvikkeiden hinnoista ei vastaa toimialaa, eikä kaikilla alalla toimivilla tarjoajilla ole mahdollisuutta sitoutua niihin jo kassajärjestelmänsä puolesta. Ryhmittymänä tarjouksen tekeminen oli myös mahdotonta samasta syystä, sillä vähittäiskauppojen hinnat samojen tuotteiden välillä vaihtelevat, vaikka kaupat yhdessä ryhmittymänä voisivat muuten osallistua kilpailuun. Vaatimus on näin ollen ollut epätarkoituksenmukainen ja sitä voitaisiin mahdollisesti pitää syrjivänä vaatimuksena. Koska osa-alueelle 1 saatiin vain yksi tarjous, ja osa-alueelle 2 ei yhtään tarjousta, hankintayksikkö katsoo myös, että riittävää vertailua hintojen ja hankinnan kohteen ominaisuuksien kesken ei voida tehdä. Hankintayksiköllä on täten hankintalain 125 §:n mukainen todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankinta. Hankintayksikkö julkaisee pian uuden hankintailmoituksen ja kilpailuttaa hankinnan uudelleen.