Ajanvarausjärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut

Tampere hankkii työllisyysalueen käyttöön ajanvarausjärjestelmän ja siihen liittyvät palvelut kokonaispalveluna. Hankinta sisältää ajanvarausjärjestelmän, sen integraatiot, tekstiviestipalvelun, tuki- ja ylläpitopalvelut sekä koulutusta ja asiantuntijapalvelua. Laki työvoimapalveluiden järjestämisestä (380/2023) määrittelee työllisyysalueen vastuun siten, että vastuu työvoimapalveluiden järjestämisestä siirtyi valtiolta kunnille vuoden 2025 alusta lähtien. Työllisyysalueet muodostuvat kunnista, jotka vastaavat julkisten työvoimapalvelujen tarjoamisesta. Tampereen seudun työllisyysalue on Suomen toiseksi suurin. Sen muodostavat yhteensä 16 kuntaa. Asiantuntijoiden tehtävänä työllisyyspalveluissa on huolehtia, että asiakkaat saavat kaikki työllistymistä edistävät palvelut ja tiedot selkeästi käyttöönsä. Asiantuntijat tarvitsevat työkalun asiakastapaamisten hallintaan. Hankittava järjestelmä mahdollistaa asiakastapaamisten varaamisen ja hallinnan. Hankittava järjestelmä tehostaa asiakastyön prosessia ja parantaa asiakaskokemusta. Hankittavan järjestelmän tulee olla intuitiivinen ja selkeä. Järjestelmän tulee olla tuotantokäytössä joulukuussa 2025. Työllisyysalueella on velvollisuus käyttää työvoimapalveluissa KEHA-keskuksen toteuttamaa ja ylläpitämää työvoimapalveluiden valtakunnallista tietojärjestelmäkokonaisuutta, johon hankittava järjestelmä keskeisesti liittyy. Hankinnan tarkempi kuvaus selviää liitteestä Hankinnan kohteen kuvaus sekä muista tarjouspyynnön asiakirjoista. Hankinnan sopimuskausi on määräaikainen kaksi vuotta, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana.

Sopimusmuutos on sallittu julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan perusteella, koska sopimuskumppanin vaihtaminen tai rinnakkaisen sopimuskumppanin käyttäminen ei ole teknisistä ja toiminnallisista syistä mahdollista ilman merkittävää haittaa ja kustannusten huomattavaa päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Itseilmoittautumistoiminnallisuus muodostaa teknisesti ja toiminnallisesti erottamattoman osan työvoimaviranomaisen ajanvarausjärjestelmää, joka puolestaan kytkeytyy KEHA-keskuksen hallinnoimaan käyttövelvoitteen piiriin kuuluvaan asiakastieto-järjestelmäkokonaisuuteen (A-TMT). Ajanvarausjärjestelmä on toteutettu CGI Suomi Oy:n toimesta tiiviissä yhteistyössä Tampereen kaupungin kanssa, ja järjestelmän ylläpito sekä kehittäminen toteutetaan osapuolten yhteistyönä. KEHA-keskuksen lakisääteiset järjestelmämuutokset aiheuttavat jatkuvia kehittämistarpeita myös ajanvarausjärjestelmään. Itseilmoittautumistoiminnallisuuden käyttö perustuu ajanvarausasiakkaiden henkilötietojen ja ajanvaraustietojen yhdistämiseen, jotka välittyvät KEHA-keskuksen asiakastietojärjestelmään ajanvarausjärjestelmää varten toteutetun rajapinnan kautta. Henkilötietojen ja ajanvaraustietojen yhdistäminen on välttämätöntä itseilmoittautumistoiminnallisuuden toteuttamiseksi. KEHA-keskuksella ei ole käytössä rajapintaa, joka mahdollistaisi itseilmoittautumistoiminnallisuuden toiminnan itsenäisesti ilman kytkentää nykyiseen ajanvarausjärjestelmään. Rinnakkaisen toimittajan käyttäminen edellyttäisi päällekkäisten järjestelmäkokonaisuuksien, rajapintojen ja tietovirtojen toteuttamista ja ylläpitämistä, mikä aiheuttaisi merkittävää kustannusten päällekkäisyyttä sekä teknisiä riskejä hankintayksikölle. Hankintalain 136 § 3 momentin mukaisesti edellä tarkoitetun sallitun sopimusmuutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta ja mikäli tässä tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Muutosten tavoitteena ei saa myöskään olla hankintalain säännösten kiertäminen. Sopimuksen alkuperäinen arvonlisäveroton arvo 48 kuukaudelle laskien on 260 000 euroa. Muutoksen arvo on 12,12 % prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta.

Tampereen seudun työllisyysalueen työntekijät käyttävät ajanvarausjärjestelmää ajanvarausten tekemiseen työnhakija-asiakkaille. Työllisyys- ja kasvupalveluilla on perusteltu tarve kehittää järjestelmää käyntiasiakkaiden itseilmoittautumisen osalta.