Kutsu markkinavuoropuheluun: Palkkahallinnon ulkoistaminen palveluna

Kela selvittää parhaillaan vaihtoehtoja palkkahallinnon tulevaksi tuotantotavaksi. Yhtenä tarkasteltavana vaihtoehtona on palkkahallinnon ulkoistaminen palveluna joko kokonaisuutena tai rajattuna palvelukokonaisuutena. 1. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on: - muodostaa kokonaiskuva markkinoilla tarjolla olevista palkkahallinnon ulkoistuspalveluista - saada tietoa erilaisista palvelu‑ ja vastuunjakomalleista - ymmärtää hinnoittelumallit, kustannusrakenteet ja kustannustekijät - kartoittaa rajapinnat ja integraatiot HR- ja työajanseurantajärjestelmiin - saada toimittajien näkemyksiä palvelun kehittämisestä, jatkuvuudesta ja riskeistä Markkinavuoropuhelun tuloksia hyödynnetään mahdollisen tulevan hankinnan valmistelussa. 2. Markkinavuoropuhelu koskee palkkahallinnon palvelua, joka voi sisältää esimerkiksi: - palkanlaskennan, palkka-ajot ja palkkalaskelmien toimittaminen verkkopankkiin - lakisääteiset ilmoitukset (esim. tulorekisteri) ja työnantajasaatavien hakeminen - palvelun asiakastuen ja neuvonnan - virheiden käsittelyn ja korjaukset - palvelun jatkuvan kehittämisen ja muutosten hallinnan - raportoinnin ja seurannan Henkilöstön määrä: Kelassa työskentelee noin 8 500 henkilöä. Lisäksi tarkastellaan: - palvelun ja tilaajan vastuunjakoa - palvelun edellyttämiä järjestelmiä tai toimittajan tarjoamaa palkkajärjestelmää - integraatioita HR- ja työajanseurantajärjestelmään  3. Kela pyytää toimittajia esittämään näkemyksiä erityisesti seuraavista teemoista: - Millaisia palkkahallinnon ulkoistusmalleja markkinoilla on tarjolla julkiselle sektorille? - Miten vastuut tyypillisesti jakautuvat tilaajan ja palveluntuottajan välillä? - Millaisia hinnoittelumalleja palveluissa käytetään? - Miten palvelun laatu, jatkuvuus ja riskienhallinta varmistetaan? - Miten palvelu integroidaan HR‑ ja työajanseurantajärjestelmiin? - Millaisia kokemuksia toimittajalla on vastaavista toteutuksista julkisen tai yksityisen sektorin organisaatioille? - Voitteko antaa alustavan hinta-arvion (kokonaishinta/vuosi ja kokonaiskustannus 4 vuoden sopimuskaudelle) kuvauksen mukaiselle palvelulle sekä lyhyesti kuvata, mihin oletuksiin hinta-arvio perustuu?  4. Markkinavuoropuhelun toteutustapa Markkinavuoropuhelua voidaan toteuttaa kirjallisten vastausten, kahdenvälisten keskustelujen (esim. Teams) sekä tarvittaessa rajattujen esittely‑ tai keskustelutilaisuuksien muodossa. Kela varaa oikeuden käydä markkinavuoropuhelua kaikkien ilmoittautuneiden toimittajien kanssa tai rajata osallistujamäärää. Toimittajatapaamiset järjestetään Teams‑keskusteluina ajanjaksolla 8.–12.6.2026. Tarvittaessa tapaamisia voidaan järjestää myöhemmin lisää. 5. Ilmoittautuminen Pyydämme kiinnostuneita toimittajia ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun toimittamalla: - yrityksen perustiedot - yhteyshenkilön tiedot - lyhyt kuvaus tarjottavasta palkkahallinnon palvelusta (ks. kohdat 1-3 teemat ja kysymykset)  Ilmoittautumiset pyydetään toimittamaan sähköpostitse 29.5.2026 mennessä sähköpostiosoitteeseen: hankintapalvelut@kela.fi. Viestin aihe: Palkkahallinnon markkinavuoropuhelu, ilmoittautuminen

Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö. Kyseessä on tietopyyntö markkinakartoitusta varten, jonka tavoitteena on kartoittaa palkkahallinnon ratkaisuja. - Ilmoitus ei velvoita Kelaa toteuttamaan hankintaa. - Tällä ilmoituksella ei pyydetä tarjouksia. - Markkinakartoitukseen osallistuminen on vapaaehtoista, eikä se sido kumpaakaan osapuolta. - Osallistuminen ei ole edellytys mahdolliseen myöhempään tarjouskilpailuun, eikä vaikuta tarjoajan asemaan siinä. - Osallistumisesta ei makseta korvauksia. Kartoituksen tarkoituksena on saada tietoa markkinoilla olevista tuotteista ja palveluista. Vastauksia ja muita tietoja voidaan hyödyntää Kelan selvitystyössä, jossa arvioidaan palvelujen soveltuvuutta Kelan toimintaympäristöön ja vaatimuksiin. Kela voi lähettää ilmoittautuneille lisäkysymyksiä ja tarjouspyyntöluonnosmateriaalia kommentoitavaksi.