TIETOPYYNTÖ: Taloussuunnittelujärjestelmä SaaS-palveluna

Tämä ilmoitus on tietopyyntö ja kutsu markkinavuoropuheluun, ei hankintailmoitus tai tarjouspyyntö. Toimittajilta ei odoteta tarjouksien jättämistä tähän ilmoitukseen. Provincia Oy on kuntien ja hyvinvointialueiden omistama palvelukeskus, joka tuottaa omistaja-asiakkailleen laadukkaita ja kustannustehokkaita henkilöstö- ja taloushallinnon palveluita. Yhdessä järjestelmäkumppaneittemme kanssa tarjoamme asiakkaillemme markkinoiden nykyaikaisimmat ja tehokkaimmat talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmäratkaisut. Olemme valmistelemassa hankintaa modernista SaaS-palveluna tuotettavasta kokonaisvaltaisesta taloussuunnittelujärjestelmästä, jolla asiakkaamme voivat hoitaa monipuolisen budjetoinnin ja ennustamisen toimenpiteiden lisäksi myös mm. projektien ja investointihankkeidensa suunnittelua. Emme ole etsimässä pelkkää lukujen syöttölomaketta, vaan järjestelmää, joka integroituu osaksi toimintaympäristöämme, virtaviivaistaa asiakkaidemme koko taloussuunnitteluprosessia sekä minimoi mahdollisimman paljon manuaalista työtä. Lisäksi toiveenamme on päästä hyödyntämään taloussuunnittelun tukena myös tekoälyä. Kutsumme tällä ilmoituksella toimittajia mukaan markkinavuoropuheluun, jonka tarkoituksena on selkeyttää hankinnan kohteeseen sekä vaatimuksiin liittyviä yksityiskohtia. Tällä tavoin pystymme toteuttamaan hankinnan mahdollisimman tarkoituksenmukaisella tavalla. HANKINNAN KUVAUS Hankittavan taloussuunnittelujärjestelmän tulee tukea koko talousarvio- ja taloussuunnitteluprosessia aina perustietojen määrittelystä talousarvion laadintaan, muutoksiin, ennustamiseen ja seurantaan asti. Suunnitteluprosessi etenee vaiheittain ja jatkuu koko talousarviokauden ajan. Järjestelmän tulee mahdollistaa talousarvion ja käyttösuunnitelman hallinta, lisätalousarviot ja talousarviomuutokset sekä ennusteiden ja vaihtoehtoisten skenaarioiden laatiminen siten, että virallisen talousarvion eheys säilyy. Suunnittelun tulee mahdollistaa sellainen kuukausibudjetointi, jota voidaan päivittää talousarviovuoden aikana joustavasti ja säännöllisesti toteuman ja ennakoinnin perusteella. Lisäksi budjetointia on voitava tehdä rullaavana. Talousarviotietojen täytyy olla vertailtavissa toteumaan ja järjestelmän tulee myös tukea tietojen siirtoa sekä validointia kirjanpidon olemassa olevien rakenteiden mukaisesti. Kokonaisuutena järjestelmän tavoitteena on mahdollistaa jatkuva, hallittu ja vertailukelpoinen taloussuunnittelu koko talousarviokauden ajan huomioiden samalla erikokoisten asiakasorganisaatioidemme yksilölliset roolit ja tarpeet. Järjestelmän itsensä lisäksi hankintaan tulevat sisältymään käyttöönottoprojektit, järjestelmän ylläpitopalvelut, integraatioiden kehitys- ja testaustyöt sekä palvelukeskuksen teknisille pääkäyttäjille suunnatut tukipalvelut, kuten häiriö- ja muutoshallinnan palvelut sekä tarvittavat koulutukset. Tarkempi kuvaus järjestelmään liittyvistä vaatimuksista löytyy tietopyynnön liitteeltä 1 ”Alustavat vaatimukset”. Nämä vaatimukset on tarkoitettu keskustelun avaukseksi ja ne elävät vuoropuhelun aikana. Hankintayksikkö varaa oikeuden käyttää tai olla käyttämättä tietopyynnössä ja markkinavuoropuhelun aikana esille nostettuja vaatimuksia, hinnoittelumalleja, menettelytapoja, sopimusehtoja, aikatauluja tai muita vastaavia hankintaan liittyviä yksityiskohtia. HANKINNAN AIKATAULU JA ETENEMINEN Suunnitelma etenemisestä ja aikataulutuksesta on esitetty liitteessä 2 ”Hankinnan arvioaikataulu”. Markkinavuoropuhelu tullaan pitämään touko-kesäkuun aikana siten, että kirjallista materiaalia kierrätetään kaikkien mukaan ilmoittautuneiden toimittajien kommentoitavana ja lisäksi hankintayksikkö voi kutsua oman harkintansa mukaan toimittajia pitämään erillisiä yleistasoisia demotilaisuuksia Teamsin välityksellä. Varsinaisen hankintailmoituksen ja tarjouspyynnön julkaisu asettunee arvioaikataulun mukaisesti elokuulle. Menettelynä tullaan käyttämään tämänhetkisen tiedon mukaan avointa menettelyä. ILMOITTAUTUMINEN MARKKINAVUOROPUHELUUN Ilmoittakaa kiinnostuksenne vuoropuheluun osallistumisesta 18.05.2026 klo 15:00 mennessä vapaamuotoisella sähköpostilla osoitteeseen hankinnat@provincia.fi ja liittäkää sähköpostiinne tämän tietopyynnön liitteenä 3 oleva dokumentti ”Kysymykset toimittajille” täytettynä. Voitte myös halutessanne liittää sähköpostiin yleisesittelyn yhtiöstänne sekä tuotteestanne. Otsikoikaa viestinne "Markkinavuoropuhelu: taloussuunnittelujärjestelmä". LIITTEET Liite 1 – Alustavat vaatimukset Liite 2 – Hankinnan arvioaikataulu Liite 3 – Kysymykset toimittajille

Tietopyynnön sisältö ja markkinavuoropuheluun osallistuminen eivät sido kumpaakaan osapuolta, eikä vuoropuheluun osallistumisella tai osallistumatta jättämisellä ole mitään vaikutusta toimittajan asemaan tai menestymiseen mahdollisessa tulevassa tarjouskilpailussa. Kaikkia vastauksia ja vuoropuhelussa annettuja tietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisina. Demotilaisuuksien määrää voidaan joutua rajoittamaan hankintayksikön omien resurssien sekä suunnitellussa aikataulussa pysymisen takia. Hankintayksikkö aikatauluttaa markkinavuoropuhelun kulun tarkemmin sen jälkeen, kun vuoropuhelusta kiinnostuneiden toimittajien lukumäärä on selvillä. Lopullinen päätös hankinnan toteuttamisesta tehdään vasta markkinavuoropuhelun jälkeen. Liitteet aukeavat Mercell Toimittajaportaalin kautta (Supplier Portal). Mikäli teillä on ongelmia tunnusten luonnissa, niiden linkittämisessä organisaatioonne, sisäänkirjautumisessa tai liitteiden aukaisemisessa, otattehan yhteyttä suoraan Mercellin tukeen (linkit tukisivustolle ja asiakaspalvelun yhteystietoihin alempana). Hankintayksikkö ei pysty avustamaan teitä Toimittajaportaalin käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa, mutta voi pyydettäessä lähettää teille tämän tietopyynnön sisällön myös sähköpostitse. Tietopyyntöön vastaamisesta tai markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta toimittajille korvausta. Kaikki viestintä vuoropuhelun aikana tapahtuu suomeksi. Samoin kommenteilla kierrätettävien dokumenttien kieli on suomi. Toimittaja vastaa itse mahdollisista käännöskustannuksista.

Tietopyynnön sisältö ja markkinavuoropuheluun osallistuminen eivät sido kumpaakaan osapuolta, eikä vuoropuheluun osallistumisella tai osallistumatta jättämisellä ole mitään vaikutusta toimittajan asemaan tai menestymiseen mahdollisessa tulevassa tarjouskilpailussa. Demotilaisuuksien määrää voidaan joutua rajoittamaan hankintayksikön omien resurssien sekä suunnitellussa aikataulussa pysymisen takia. Hankintayksikkö aikatauluttaa markkinavuoropuhelun kulun tarkemmin sen jälkeen, kun vuoropuhelusta kiinnostuneiden toimittajien lukumäärä on selvillä. Liitteet aukeavat Mercell Toimittajaportaalin kautta (Supplier Portal). Mikäli teillä on ongelmia tunnusten luonnissa, niiden linkittämisessä organisaatioonne, sisäänkirjautumisessa tai liitteiden aukaisemisessa, otattehan yhteyttä suoraan Mercellin tukeen (linkit tukisivustolle ja asiakaspalvelun yhteystietoihin alempana). Hankintayksikkö ei pysty avustamaan teitä Toimittajaportaalin käyttöön liittyvissä ongelmatilanteissa, mutta voi pyydettäessä lähettää teille tämän tietopyynnön sisällön myös sähköpostitse. Lopullinen päätös hankinnan toteuttamisesta tehdään vasta markkinavuoropuhelun jälkeen. Kaikkia vastauksia ja vuoropuhelussa annettuja tietoja käsitellään ehdottoman luottamuksellisina. Tietopyyntöön vastaamisesta tai markkinavuoropuheluun osallistumisesta ei makseta toimittajille korvausta.