Taloushallintopalvelut järjestelmineen

Sopimuskaudella palveluntuottaja tuottaa palvelukokonaisuutena tilaajan ulkoistamat taloushallinnon palvelut. Palveluiden tuottamisessa noudatetaan kulloinkin voimassa olevaa lainsäädäntöä, palveluntuottajaa ja tilaajaa velvoittavia valtakunnallisia asetuksia, lausuntoja, ohjeita ja hyvää kirjanpitotapaa. Edellä mainittujen palveluiden lisäksi osana palvelukokonaisuutta palveluntuottaja toimittaa tilaajan käyttöön palvelutuotannon edellyttämät, täysin tuotantokäytössä olevat tietojärjestelmät SaaS-palveluna (järjestelmäkokonaisuus).

Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymän pitkäaikainen taloushallintopalveluiden tuottaja Sarastia (entiset nimet: Numera Palvelut Oy, Sarastia Oy, Kunnan Taitoa Oy, Kaakon Taitoa Oy, Seutulaskenta Oy) on kesällä 2025 myyty Administer Oy:lle. Sopimussuhde muuttuu, koska Administer Oy:n tytäryhtiö Sarastia ei enää jatkossa ole taloushallinnon palveluita tuottava inhouse-toimija. Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymässä on meneillään ja keskeneräisenä koko taloushallintopalvelua koskeva järjestelmämuutos ja -käyttöönotto. Koulutuskuntayhtymän toiminnan kannalta taloushallintopalveluiden jatkuvuus on erittäin tärkeää ja tarkoituksenmukaista. Järjestelmämuutoksen taustalla on edellisen palveluntuottajan tuotetuen päättyminen. Koulutuskuntayhtymän taloushallinto valmistautui taloushallintojärjestelmäuudistukseen vuonna 2024 avoimella markkinakartoituksella (Hilmanumero 2024-151906). Markkinakartoitukset toteutettiin kuuden toimijan kanssa. Numera Palvelut Oy:n tarjoamaan kokonaisuuteen verrattavaa palvelu- ja järjestelmäkokonaisuutta ei esittänyt kukaan. Hankintalain 136 § 2 momentin mukaan hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä muun ohella, jos alkuperäinen sopimuskumppani korvataan uudella sopimuskumppanilla 1 kohdan mukaisella yksiselitteisellä sopimuksen muuttamista koskevalla ehdolla tai alkuperäisen sopimuskumppanin asema siirtyy yhtiön rakennejärjestelyjen, yritysostojen, sulautumisten ja määräysvallan muutosten tai maksukyvyttömyyden seurauksena kokonaan tai osittain toiselle toimittajalle, joka täyttää alun perin vahvistetut laadulliset soveltuvuusvaatimukset edellyttäen, ettei tästä aiheudu muita olennaisia muutoksia sopimukseen eikä tällä pyritä kiertämään tämän lain soveltamista. Sarastia on myyty Administer Oy:lle, joten alkuperäisen sopimuksen toimittaja on yritysjärjestelyn perusteella vaihtunut. Sopimukseen ei ole tulossa muita muutoksia. Koska Sarastian toiminta ei ole käytännössä muuttunut, se täyttää edelleen taloushallintopalveluille asetetut laatuvaatimukset. Hankintalain 119 § 1 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan muun muassa, jos teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole, eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Taloushallintopalveluiden hankinnan jatkaminen Sarastialta ja hankinnan tekeminen suoraostona, on Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymälle tarkoituksenmukaista, koska markkinavuoropuhelussa on selvitetty, että ei ole olemassa vastaavaa tuotetta tai palvelua, jolla sama lopputulos voitaisiin saavuttaa. Tätä käsitystä tukee seuraavat asiakokonaisuudet: - kustannukset: markkinakartoituksen perusteella kustannustehokkain ratkaisu - kustannukset: käyttöönottokustannuksen takaisinmaksuaika on 5-10 vuotta (käyttöönotto on keskeneräinen tällä hetkellä, ja uuden järjestelmän mahdollinen käyttöönotto lisäisi kustannuksia merkittävästi) - kustannukset: nykyasiakkaille ei muutoskustannusta (muutoskustannus on euroissa ja työmäärässä yksi merkittävimmistä ponnistuksista taloushallinnon arjessa normaalin vuosikellon ohessa ja siten tarkoituksenmukainen toteuttaa vain harvoin ja lähinnä välttämättömästä tarpeesta) - toimintavarmuus: vakiintuneet toimintamallit ja käytännössä testattu järjestelmäkokonaisuus, mikä on laajasti kuntakentässä käytössä - toimintavarmuus: käyttöönoton hallittu loppuun vienti - toimitusvarmuus ja laatu: taloushallinnon prosessit saman järjestelmäkokonaisuuden sisällä - toimintavarmuus ja laatu: jatkuva kehitys, versiopäivitykset ja se, että Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymä on palvelun tilaajana tyytyväinen Edellä esitetyt perusteet huomioiden Kotkan-Haminan seudun koulutuskuntayhtymä katsoo, että kysymyksessä on 136 §:ssä tarkoitettu sopimusmuutos. Joka tapauksessa suoraostoa voidaan pitää perusteltuna, koska tällä hetkellä, erityisesti käyttöönottoprojektin ollessa kesken, teknisestä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan eikä järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja markkinakartoituksen perusteella ole. Kilpailun puuttuminen ei myöskään johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.