Lifecare Kansalaisen Ajanvaraus -ratkaisun liittäminen Asiakas- ja potilastietojärjestelmään määräajalle 1.5.2026 - 31.12.2028

Pohjois-Karjalan hyvinvointialue eli Siun sote tekee hankintalain (1397/2016) 14 luvun 136 §:n 2. mom. mukaisen sopimusmuutoksen voimassa olevalle hankintasopimukselle 2025.435.1 / Asiakas- ja potilastietojärjestelmä (Pohjois-Karjalan hyvinvointialue), 25.8.2025 - 25.8.2029 + optio toistaiseksi jatkuvana, Tieto Finland Oy. Pohjois-Karjalan hyvinvointialue on tehnyt sopimuksen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Lifecaren (myöhemmin myös "APTJ") hankinnasta Tieto Finland Oy:n kanssa, perustuen kilpailullisella neuvottelumenettelyllä toteutetun hankinnan 27.9.2024 julkaistuun lopulliseen tarjouspyyntöön ja siihen liittyvään hyvinvointialuejohtajan hankintapäätökseen § 33/2024 (20.11.2024). Alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvo on 29 143 358,08 eur (alv 0 %). Nyt käyttöönottovaiheessa olevaan APTJ-järjestelmään lisätään tällä sopimusmuutoksella Lifecare Kansalaisen Ajanvaraus -ratkaisu määräajaksi 1.5.2026 - 31.12.2028 välille. Lisähankinta tehdään ainoastaan määräaikaisesti, APTJ-järjestelmän käyttöönottoprojektin turvaamiseksi. Nyt sopimusmuutoksella lisättävä osio tullaan kilpailuttamaan vuoden 2028 aikana, järjestelmän käyttöönottoprojektin valmistuttua. Sopimusmuutoksella turvataan hankitun järjestelmän käyttöönottoprojektin sujuva läpivienti ja tuotantokäyttöön siirtyminen. Laajennuksen ennakoitu kokonaisarvo on 165 467 eur (alv 0 %), ja se on laskettu määräajalle 1.5.2026 - 31.12.2028. Sopimusmuutoksella on kuitenkin tosiasiallisesti edellä mainittua alhaisempi kustannusvaikutus, sillä se mahdollistaa osasta alkuperäiseen sopimukseen kuuluvista integraatiotöistä luopumisen. Muutoksen arvo jää vähäiseksi alkuperäiseen hankintasopimuksen arvoon nähden, eikä johda HankL 136 § 3. momentissa kuvatun sopimusmuutosten sallitun ylärajan ylittymiseen.

Järjestelmän käyttöönottoprojektin aikana on ilmennyt tarve muuttaa alkuperäistä hankintasopimusta siten, että järjestelmään liitetään Tieto Finland Oy:n tuottama Lifecare Kansalaisen Ajanvaraus -ratkaisu määräaikaisesti ajalle 1.5.2026 - 31.12.2028, jotta järjestelmä voidaan ottaa hyvinvointialueella tuotantokäyttöön suunnitellun mukaisesti. Ajanvaraukseen liittyvän osion hankkiminen sopimusmuutoksena on osoittautunut Tilaajasta riippumattomista syistä pakottavaksi ja kiireelliseksi. Tilaajan nykyisen, ajanvarauksen mahdollistavan, kolmannen osapuolen tuottaman digialustan hyväksytty tuotantokäyttöönotto on viivästynyt useaan otteeseen, eikä alusta ole tällä hetkellä käyttöönotettavissa siinä laajuudessa, että Tilaaja voisi hyväksyä sitä tuotantokäyttöön. Lisäksi Tilaajalla ei ole varmuutta siitä, että alustan havaitut puutteet ehditään korjata Tilaajan määräaikaan mennessä. Tilaajan tulee saada järjestelmä käyttöön viimeistään syksyllä 2026, minkä vuoksi nyt sopimusmuutoksella hankittava osio on välttämätöntä hankkia. Toiminnallisuuden hankkiminen lyhyeksi määräajaksi muulta kuin APTJ-järjestelmän alkuperäiseltä toimittajalta ei ole taloudellisesti järkevää, sillä hankittava osio kytkeytyy suoraan jo hankittuun ja jo käyttöönottovaiheessa olevaan järjestelmään. Alkuperäisessä sopimuksessa määritellyt kolmansien osapuolien integraatiot aiheuttavat merkittäviä kertaluonteisia ja jatkuvia kustannuksia (suunnittelu, toteutus, testaus, ylläpito). APTJ-järjestelmän käyttöönottoprojektin aikana on tunnistettu, että vastaava toiminnallisuus voidaan saavuttaa hankkimalla toimittajalta järjestelmän oma lisäosa, joka:- on hankintahinnaltaan edullisempi kuin integraatiotyö,- ei vaadi erillistä integraatiokehitystä, ja joka- vähentää elinkaarikustannuksia (ylläpito, uutostyöt, versiopäivitykset). Kyseessä on käytännössä ainoastaan tekninen muutos ajanvaraustoiminnallisuuden toteutukseen, ja koska ajanvarausratkaisun käyttöönotto alkuperäiseltä sopimustoimittajalta poistaa tarpeen tilata osa alkuperäiseen sopimukseen sisältyvistä integraatiotöistä, alenevat sopimuksen integraatiokustannukset vastaavasti. Tällä sopimusmuutoksella: - ei poisteta sovittuja toiminnallisia vaatimuksia - ei heikennetä järjestelmän laatua, suorituskykyä tai hankinnan laajuutta - Tilaaja saavuttaa saman liiketoiminnallisen hyödyn kustannustehokkaammalla tavalla. Näin ollen muutosta ei katsota olennaiseksi sopimusmuutokseksi.

Pohjois-Karjalan hyvinvointialue eli Siun sote tekee hankintalain (1397/2016) 14 luvun 136 §:n 2. mom. mukaisen sopimusmuutoksen voimassa olevalle hankintasopimukselle 2025.435.1 / Asiakas- ja potilastietojärjestelmä (Pohjois-Karjalan hyvinvointialue), 25.8.2025 - 25.8.2029 + optio toistaiseksi jatkuvana, Tieto Finland Oy. Pohjois-Karjalan hyvinvointialue on tehnyt sopimuksen asiakas- ja potilastietojärjestelmä Lifecaren (myöhemmin myös "APTJ") hankinnasta Tieto Finland Oy:n kanssa, perustuen kilpailullisella neuvottelumenettelyllä toteutetun hankinnan 27.9.2024 julkaistuun lopulliseen tarjouspyyntöön ja siihen liittyvään hyvinvointialuejohtajan hankintapäätökseen § 33/2024 (20.11.2024). Alkuperäisen sopimuksen kokonaisarvo on 29 143 358,08 eur (alv 0 %). Nyt käyttöönottovaiheessa olevaan APTJ-järjestelmään lisätään tällä sopimusmuutoksella Lifecare Kansalaisen Ajanvaraus -ratkaisu määräajaksi 1.5.2026 - 31.12.2028 välille.