Sopimusmuutos koskien puitejärjestelyä IT-Asiantuntijat (Oiva-järjestelmän kehitys ja ylläpito)

Työllisyysrahasto (jäljempänä myös ”hankintayksikkö”) on aikaisemmin kilpailuttanut hankinnan, jonka kohteena oli hankintayksikön tietojärjestelmien määrittely- ja it-tekninen asiantuntijatyö. Hankintailmoituksessa oli hankinnan kohteen osalta ilmoitettu, että asiantuntijatyötä voidaan käyttää kulloisenkin tarpeen mukaan kehittämiseen, ylläpitoon ja muihin tukitehtäviin. Työstä voidaan sopia yksittäisinä tehtävinä, projekteina tai jatkuvina palveluina. Kilpailutuksen perusteella valittu palveluntuottaja on vastannut Työllisyysrahaston Oiva-järjestelmän kehittämisestä ja ylläpidosta. Oiva-järjestelmää käytetään aikuiskoulutustukea ja ammattitutkintostipendiä koskevien hakemusten ja päätösten käsittelyssä. Sopimusmuutoksella sovitaan hankintasopimuksen voimassaolon pidentämisestä 31.3.2026 asti.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, ”hankintalaki”) 136 §:n 2 momentin 3 kohdan mukaan sen estämättä, mitä hankintalain 136 §:n 1 momentissa säädetään, hankintasopimukseen ja puitejärjestelyyn voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos muutoksen tarve johtuu olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida eikä muutos vaikuta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Hankintalain 136 §:n 3 momentin mukaan 2 momentin 2 ja 3 kohdassa tarkoitetun muutoksen arvo ei saa olla enemmän kuin 50 prosenttia alkuperäisen sopimuksen arvosta. Jos 2 momentin 2 tai 3 kohdassa tarkoitettuja muutoksia tehdään peräkkäin useampia, arvioidaan jokaista muutosta itsenäisenä. Tällaisten muutosten tavoitteena ei saa olla tämän lain säännösten kiertäminen. Hankintalain esitöissä (108/2016 vp s. 227) on todettu, että ennalta arvaamattomien olosuhteiden käsite viittaa olosuhteisiin, joita hankintaviranomainen ei olisi voinut ennakoida alkuperäisen hankintasopimuksen tekemisen asiaankuuluvan huolellisesta valmistelusta huolimatta, ottaen huomioon hankintaviranomaisen käytettävissä olevat keinot, hankkeen luonne ja ominaisuudet, alan hyvät toimintatavat sekä tarve varmistaa, että voimavarat, joita käytetään valmisteltaessa hankintasopimuksen tekoa, ovat asianmukaisessa suhteessa hankintasopimuksen ennakoitavissa olevaan arvoon. Pääministeri Petteri Orpon hallitusohjelman (Vahva ja välittävä Suomi) mukaan vuorotteluvapaasta ja aikuiskoulutustuesta luovutaan kumoamalla vuorotteluvapaalaki ja aikuiskoulutusetuuksista annettu laki. Samalla luovutaan ammattitutkintostipendistä. Hallitusohjelman perusteella valtioneuvosto on käynnistänyt säädöshankkeen (STM059:00/2023), jonka tavoitteena on luopua aikuiskoulutustuesta, ammattitutkintostipendistä ja vuorotteluvapaasta. Hallituksen esitysluonnosta koskeva lausuntokierros on päättynyt 5.1.2024. Työllisyysrahastolla ei ole ollut ennakkotietoa aikuiskoulutusetuuksia koskevista suunnitelmista ja muutoksista. Näin ollen Työllisyysrahasto ei ole pystynyt ennakoimaan tai ennakoivasti varautumaan aikuiskoulutusetuuksien lakkauttamiseen. Työllisyysrahaston tulee varmistaa tarvittava Oiva-järjestelmän kehitys ja ylläpito myös säädöshankkeessa esitetyn siirtymäjakson osalta sekä varautua myös tarvittaessa myöhemmässä vaiheessa Oiva-järjestelmän hallittuun alasajoon. Koska säädöshanke on vielä kesken, hankintayksikön ei ole mahdollista kilpailuttaa uutta korvaavaa hankintaa siten, että sen osalta pystyttäisiin huomioimaan siirtymäsäännösten lopullinen sisältö ja vaikutukset. Tästä syystä nykyisen Oiva-järjestelmän kehityksestä ja ylläpidosta vastaavan palveluntuottajan ja hankintayksikön välisen hankintasopimuksen voimassaoloaikaa muutetaan siten, että puitesopimus on voimassa 31.3.2026 asti. Sopimusmuutoksella varmistetaan Oiva-järjestelmän toiminta ja järjestelmän edellyttämä ylläpito myös siirtymävaiheen aikana. Sopimuskauden pidennyksen kestossa on otettu huomioon hankintayksikön tarve käsitellä aikuiskoulutusetuuksiin liittyviä hakemuksia ja päätöksiä Oiva-järjestelmässä vielä etuuksien hakuajan päättymisen jälkeen, tarvittavat arkistointiin liittyvät toimenpiteet sekä muut järjestelmässä suoritettavaan aikuiskoulutusetuuksien elinkaaren hallintaan liittyvät toimenpiteet. Sopimusmuutoksella ei ole vaikutusta palvelun sisältöön. Jälki-ilmoituksessa alkuperäisen hankintasopimuksen arvoksi on ilmoitettu 2 500 000 euroa. Sopimusmuutoksen arvo on 1 200 000 euroa. Näin ollen muutoksen arvo alittaa hankintalain 136 §:n 3 momentin mukaisen sopimusmuutoksen enimmäisarvon. Uusi kilpailutus Oiva-järjestelmän kehityksestä ja ylläpidosta aiheuttaisi hankintayksikölle merkittävää kustannusten päällekkäisyyttä. Oiva-järjestelmän kehitys ja ylläpitovastuun siirtäminen uudelle palveluntuottajalle edellyttäisi siirtoprojektin toteutusta, jossa uusi palveluntuottaja suorittaisi palvelun käynnistämisen edellyttämät toimenpiteet (kuten osaamisen ja tietojen siirron) sekä ottaisi vastuulleen Oiva-järjestelmän kehityksen ja ylläpidon. Uuden hankintasopimuksen kilpailutus ja siirtoprojektin toteuttaminen edellyttäisivät hankintayksiköltä merkittäviä resurssipanostuksia sekä kustannuksia siirtoprojektin toteutuksen osalta. Kun otetaan huomioon säädöshankkeessa esitetty tavoite ja aikataulu, uuden palveluntuottajan kilpailuttaminen ei ole perusteltua ja aiheuttaisi merkittävää kustannusten päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Sopimusmuutoksen tarve on seurausta sellaisista olosuhteista, joita huolellinen hankintayksikkö ei ole voinut ennakoida, eikä muutoksella ole vaikutusta hankintasopimuksen yleiseen luonteeseen. Lisäksi muutoksen arvo alittaa hankintalain 136 §:n 3 momentin mukaisen muutoksen enimmäisarvon. Näin ollen hankintayksikölle on oikeus tehdä sopimusmuutos hankintalain 136 §:n 2 momentin 3 kohdan perusteella.

Sopimusmuutoksella pidennetään sopimuksen voimassaoloaikaa 31.3.2026 asti. Samassa yhteydessä sovitaan epäolennaisista teknisistä päivityksistä, kuten osoite- ja laskutustietojen päivityksistä.