Sitran paperiarkiston ulkoistus ja digitointi

Hankinnan tausta Sitran arkisto on digitoituna vuodesta 2018 lähtien. Tätä aiemmin syntyneet asiakirjat ovat vielä paperiarkistossa Sitran toimitilojen yhteydessä Ruoholahdessa. Arkisto sisältää sekä pysyvästi säilytettävää että määräajan jälkeen hävitettävää aineistoa. Näistä digitoidaan pysyvästi säilytettävä aineisto sekä yli 5 vuotta säilytettävä aineisto. Yli 5 vuotta säilytettävien aineistojen digiarkistointi jatkuu pisimmillään vuoteen 2061 saakka. Alle viisi vuotta säilytettävä aineisto jätetään paperiarkistoksi. Käsiteltävä aineisto sisältää henkilötietoja, joiden tarkempi kuvaus ja käsittelyohje on liitteenä 4 Henkilötietojen käsittelyohje. Käsiteltävää paperiarkistoa on kokonaisuudessaan noin 160 hyllymetriä, josta noin 90 hyllymetriä on digitoitavaa aineistoa ja noin 65 metriä on paperiarkistoon siirrettävää aineistoa. Dokumenttikohtaisesti digitoitavaa aineistoa ovat Sitran hallintoneuvoston, hallituksen ja johtoryhmän kokouspöytäkirjat. Muu aineisto digitoidaan mappitasolla. Alle viisi vuotta säilytettävää aineistoa ei digitoida, vaan se jää paperiarkistoksi ja hävitetään vuosien 2027-2031 kuluessa. Digitoitavan aineiston määrä ja sisältö käydään läpi ja tarkennetaan valitun toimittajan kanssa yhteisessä arkiston alkukatselmuksessa. Hankinnan kohde Hankinnan kohteena on paperiarkiston ulkoistus toimittajalle, joka vastaa sekä aineiston digitoinnista, metatiedotuksesta että määräaikaisesta säilytyksestä, hallinnoinnista ja hävittämisestä. Toimittajalta edellytetään vahvaa arkistolain tuntemusta ja osaamista arkiston käsittelystä, säilytyksestä ja hävittämisestä. Toimittajan vastuulla on myös käsiteltävän arkiston tietoturvallinen pakkaaminen, siirto ja kuljetus Sitran tiloista omiin tiloihinsa sekä aineiston säilytys omissa tiloissaan tarvittavan ajan. Toimittajalta edellytetään kolme (3) asiakasreferenssiä vastaavista, onnistuneesti hoidetuista projekteista edeltäviltä 3 vuoden ajalta, johon on sisältynyt sekä aineiston digitointi- että arkistointipalvelut. Asiakasreferenssit täytetään liitteeseen 2. Digitoitavan aineiston tulee olla PDF/A-muodossa ja siihen liittyvän metatiedon CSV-tiedostona. Aineisto metatiedotetaan Sitran ohjeiden ja arkistolain mukaisesti ja siirretään asiakkaan hyväksynnän jälkeen asiakkaan digitaaliseen arkistoon. Siirtotapana käytetään SFTP-yhteyttä, josta sovitaan tarkemmin valitun toimittajan kanssa. Toimittaja tuhoaa digitoidun paperiaineiston tietoturvallisesti hyväksynnän jälkeen. Paperiarkiston määräaikaiseen hallinnointiin sisältyy mahdollisiin tietopyyntöihin liittyvän aineiston haku ja lähetys asiakkaan kirjaamoon pdf-muodossa sähköpostilla ja tarvittaessa salatulla sähköpostilla, jos kyseessä on salattavia aineistoja tai erityisiä henkilötietoja. Aineiston haku ja toimitus asiakkaalle digitaalisessa muodossa on tapahduttava 24 tunnin vasteajan kuluessa arkisin klo 9-16 välillä. Asiakkaan kirjaamo hoitaa aineistojen lähetyksen edelleen tietopyynnön esittäjälle. Palvelukokonaisuus käydään tarkemmin läpi valitun toimittajan kanssa tarjouksen liitteenä toimitettavan projektisuunnitelman pohjalta. Hankinnalla tavoitellaan parempaa arkiston hallittavuutta, ajantasaisuutta ja hyödynnettävyyttä sekä kustannustehokkuutta. Hankinnan ennakoitu arvo jää alle EU-kilpailutusten kynnysarvon. Optio lisäpalvelusta: kirjepostin digitointi Pyydämme lisäksi optiona hintaa saapuvan kirjepostin digitointipalvelusta, jolloin kirjeposti osoitetaan suoraan toimittajalle digitointiin ja edelleen lähetykseen asiakkaalle sähköpostitse. Käsiteltävää kirjepostia on kuukausittain maksimissaan n. 50 kpl. Optiopalvelun kuukausihinta sekä kirjekohtainen hinta täytetään hintalomakkeelle (liite 3). Option tarjoaminen ei ole pakollista. Asiakas ei sitoudu optiopalvelun tilaamiseen, vaan päättää sen käyttöönotosta erikseen sopimuskauden aikana. Arkiston käsittelyn ja ulkoistuksen aikataulu Paperiarkiston siirto toimittajan tiloihin pyritään toteuttamaan touko-kesäkuun 2026 aikana. Digitoinnin tarkempi aikataulu sovitaan valitun toimittajan kanssa, mutta suuntaa-antava tavoite on saada digitoitu aineisto kokonaisuudessaan siirrettynä asiakkaan digiarkistoon vuoden 2026 loppuun mennessä. Paperiarkistoon jäävät maksimissaan viisi vuotta säilytettävät aineistot, jonka jälkeen paperiarkiston ylläpito ja samalla sopimuskausi päättyy valitun toimittajan kanssa. Sopimuskausi on viisi (5) vuotta.

Hankintayksikön arkiston esikatselmus Hankintayksikkö järjestää tarvittaessa tarjoajille mahdollisuuden käydä tutustumassa nykyisen paperiarkiston sijaintiin sekä tilaan pystyäkseen määrittelemään aineiston pakkauksen ja siirron hinnan. Esikatselmus järjestetään kilpailutuksen aikana vain tarvittaessa ja sopimalla ajankohdasta sähköpostitse 24.4.2026 klo 16 mennessä osoitteeseen: marina.nordstrom@sitra.fi.