Tilanvarausjärjestelmä opetustiloille – markkinakartoitus ja kutsu markkinavuoropuheluun

MARKKINAVUOROPUHELUN TARKOITUS Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimiala (Kasko) kartoittaa markkinoilla olevia valmisratkaisuja uudeksi tilanvarausjärjestelmäksi ja kutsuu alan toimijat osallistumaan markkinavuoropuheluun. Tämä ilmoitus on kutsu markkinavuoropuheluun. Kyseessä ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, eikä tämän ilmoituksen julkaiseminen aloita tarjouskilpailua. Kutsu ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa, eikä siihen vastaaminen tai vuoropuheluun osallistuminen ole edellytys mahdolliseen myöhempään tarjouskilpailuun osallistumiselle. Markkinatoimijoille ei makseta korvausta markkinavuoropuheluun osallistumisesta. Saatavia tietoja hyödynnetään ainoastaan tulevan hankinnan ja sen vaatimusten suunnittelussa. HANKINNAN TAUSTA JA TAVOITTEET Helsingin kaupungin kasvatuksen ja koulutuksen toimialalla (Kasko) on noin 140 koulua ja oppilaitosta sekä arviolta 15 000 opetustilaa. Nykyiset järjestelmät eivät kuitenkaan mahdollista tilojen reaaliaikaista hallinnointia opetushenkilöstön toimesta. Tämä aiheuttaa käytännön haasteita koulujen arjessa ja tuottaa kaupungille merkittäviä ylimääräisiä kustannuksia. Oppilaitosten tilamitoitus perustuu oletukseen, että jokaisella opetusryhmällä on käytössään opetustila koko koulupäivän ajan. Käytännön koulutyössä täysi käyttöaste toteutuu kuitenkin harvoin. Opetusryhmät eivät vietä koko päivää koulurakennuksessa, vaan oppilaat osallistuvat säännöllisesti koulun ulkopuoliseen toimintaan, kuten luontoretkille, museokäynneille, näyttelyihin, luokkaretkille ja leirikouluihin. Näissä tilanteissa oppilastietojärjestelmä näyttää tilat varattuina, vaikka ne ovat tosiasiassa tyhjillään ja voisivat olla muiden hyödynnettävissä. Tämän seurauksena vajaakäytölle jäävät tilat ovat nykyisillä työkaluilla vaikeasti tunnistettavissa, mikä tekee vapaiden tilojen löytämisestä opetushenkilöstölle hankalaa. Samanaikaisesti oppilaitoksissa toteutettavat joustavat opetusjärjestelyt ja muuttuvat ryhmittelyt edellyttävät usein lisätilojen hyödyntämistä. Tarve näille lisätiloille on koulujen arjessa usein todellinen, mutta käytettävissä olevia tiloja ei nykytilanteessa löydetä tehokkaasti. Koska nykyiset järjestelmät eivät tue vapaiden tilojen joustavaa paikantamista ja dynaamista uudelleenkäyttöä, tilanne johtaa tilojen vajaakäyttöön ja toimintojen tehottomuuteen. Suunnitellun hankinnan tavoitteena on löytää ratkaisu, joka mahdollistaa tilojen dynaamisen käytön, tukee opetushenkilöstön arkea sekä tarjoaa ajantasaisen näkymän tilojen käyttöasteeseen. MARKKINAVUOROPUHELUN TOTEUTUS Markkinavuoropuhelu toteutetaan toukokuun aikana etäyhteyksin järjestettävinä yrityskohtaisina tilaisuuksina. Kutsumme alan toimijoita esittelemään ratkaisujaan ja käymään avointa keskustelua tilaajan kanssa. Tilaisuuksissa esitellään hankinnan tausta ja alustavat vaatimukset. Tarkempi aikataulu ja osallistumisohjeet toimitetaan ilmoittautuneille ilmoittautumisajan päätyttyä. Toimittajilla on mahdollisuus esittää kysymyksiä ennakkoon sekä tilaisuuksien aikana. Pyydämme kiinnostuneita toimittajia ilmoittautumaan markkinavuoropuheluun sähköpostiosoitteeseen kasko.tilanvaraushankinta@hel.fi viimeistään 30.4.2026 klo 16:00. Ilmoittautuneille toimitetaan tarkempi aikataulu ja ohjeet osallistumiseen. Menettelyä koskevia tarkempia lisätietoja kohdassa "Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot".

MENETTELYÄ KOSKEVAT TARKEMMAT TIEDOT Markkinakartoituksen tarkoituksena on saada kattava kuva tarjolla olevista ratkaisuista ja koostaa yhteenveto tulevan hankinnan suunnittelun ja määrittelyn tueksi. Pyydämme vuoropuheluun osallistuvia toimittajia valmistautumaan esittelemään ratkaisuaan erityisesti seuraavien teemojen ja alustavien vaatimusten pohjalta: 1.Ratkaisun toiminnallisuus ja käytettävyys • Miten ratkaisunne vastaa "varattujen mutta tyhjien" tilojen ongelmaan? • Miten järjestelmänne tukee opetushenkilökunnan saumatonta mobiilikäyttöä arjessa? (Tilojen varaaminen ja vapauttaminen tulee onnistua sujuvasti selaimella sekä älypuhelimilla) • Järjestelmään tulee voida lisätä tiloja myös manuaalisesti (esim. kohtaamistilat tai oppilashuollon tilat). 2. Integraatiot ja tunnistautuminen • Miten ratkaisunne integroituu nykyisiin oppilastietojärjestelmiin (lukujärjestystuonti)? Lähtötietona tuodaan lukujärjestykset oppilastietojärjestelmästä, mutta varaus-/vapautustiedot eivät päivity takaisin oppilastietojärjestelmään. • Tukeeko ratkaisunne Azure AD -kirjautumista molemmista kaupungin ympäristöistä (hel.fi ja edu.hel.fi)? Opetushenkilöstö ja opiskelijat käyttävät tyypillisesti edu.hel.fi -tunnuksia, kun taas hallinnon sekä varhaiskasvatuksen käyttäjillä on hel.fi-tunnukset. Kirjautumisen ja roolihallinnan tulee toimia näiden ympäristöjen välillä saumattomasti. 3. Käyttöoikeudet, luvitus ja skaalautuvuus Miten käyttöoikeuksien hallinta on toteutettu ja miten järjestelmä joustaa erilaisissa skenaarioissa? • Vaihe 1: Opetushenkilökunnan tulee pystyä hallinnoimaan (varaamaan ja vapauttamaan) vain oman oppilaitoksensa tiloja (mukaan lukien samoissa tiloissa toimivien päiväkotien henkilöstön varausoikeudet). • Myöhemmät vaiheet ja laajennettavuus: Miten järjestelmä skaalautuu seuraaviin tulevaisuuden tarpeisiin: o Opiskelijoiden varausoikeudet: Opiskelijoilla tulee tulevaisuudessa olla mahdollisuus varata tiettyjä, erikseen määriteltyjä tiloja. o Ristiinvaraus: Opetushenkilökunnan tulee myöhemmässä vaiheessa olla mahdollisuus varata useamman eri koulun tai esimerkiksi tietyllä alueella sijaitsevien koulujen tiloja. o Laaja käyttö: Käytön laajentaminen muille toimialoille tai kuntalaiskäyttöön. 4. Seuranta ja raportointi • Millaista dataa ja selainpohjaista visualisointia järjestelmänne tarjoaa tilojen käyttöasteen seurantaan johdolle (rehtorit, aluepäälliköt, toimialataso)? • Onko ratkaisussa valmiuksia hyödyntää tulevaisuudessa IoT-ratkaisuja (esim. läsnäolosensorit)? 5. Tietosuoja ja tietoturva (GDPR) Järjestelmässä käsitellään henkilötietoja. Miten ratkaisunne toteuttaa seuraavat periaatteet: • Henkilötietojen minimointi, lokitietojen kerääminen ja auditointi. • Tietojen säilytysaikojen hallinta sekä anonymisointi/pseudonymisointi. • Tietoturvallinen tiedonsiirto. 6. Kustannusrakenne ja hinnoittelumalli • Millainen on ratkaisunne hinnoittelumalli (lisensointi, käyttömaksut, käyttöönotto, integraatiot ja mahdolliset lisäpalvelut)?