Kouvolan turvallisuuskonferenssin yhteistyökumppani Kouvolan kaupungille, suunnittelu- ja toteuttamistyön asiantuntijapalvelut vuodelle 2027 (sekä mahdolliset optiovuodet 1+1)

Kouvolan kaupungin elinvoimapalvelujen viestintä-, markkinointi- ja matkailupalvelut hankkii Kouvolan turvallisuuskonferenssin toteuttamiseen yhteistyökumppanin tapahtuman suunnittelu- ja toteuttamistyön asiantuntijapalvelujen tuottamiseen. Vuosittainen Turvallisuuskonferenssi on Kouvolalle ja koko Suomelle tärkeä foorumi, jossa käsitellään paitsi kansallisesti myös kansainvälisesti ajankohtaisia ja kriittisiä turvallisuuskysymyksiä. Se tarjoaa niin turvallisuusalan päättäjille, asiantuntijoille kuin kansalaisille tilaisuuden käydä vuoropuhelua ja jakaa tietoa turvallisuuspoliittisista kysymyksistä. Kouvolan kaupungin järjestämä turvallisuuskonferenssi on yhteiskunnallinen kokonaisturvallisuuden tapahtuma, jota on järjestetty vuodesta 2019. Konferenssi on vakiintunut keskeisimmäksi keskustelu-foorumiksi Suomen turvallisuuspoliittisessa vuosikalenterissa. Tapahtuma kokoaa vuosittain noin 200 turvallisuusalan päättäjää, asiantuntijaa ja vaikuttajaa vaihtuvan turvallisuusteeman ympärille. Haemme kansallisesti turvallisuustoimialan keskeisen ja vaikuttavan turvallisuustapahtuman suunnitteluun, toteuttamiseen ja koordinointiin toimijaa yhteistyökumppaniksi, jolla on tapahtuman sisällön kehittämiseen alan näkemyksellisyyttä, ja ennakointikykyä sekä uusia avauksia kehittää tapahtumaa edelleen myös kansalaisvaikuttamisen ja tiedonjakamisen näkökulmasta yhteiskunnallisesti entistä vaikuttavammaksi kokonaisuudeksi. Sopimuskausi on yhden vuoden määräaikainen (vuosi 2027), jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa kahdella (1+1) optiovuodella (vuodet 2028 ja 2029). Tilaaja tekee option käyttöönotosta erillisen päätöksen aina edellisen vuoden tapahtuman toteuttamisen jälkeen. Toimijalla tulee olla kansainvälisen ja kansallisen tason osaamista, näkemystä ja näyttöjä vastaavanlaisen tapahtuman toteuttamisesta myös julkishallinnon ulkopuolelta. Tavoitteena on yhteistyökumppanin kanssa vahvistaa ja lisätä Kouvolan tunnettuutta ja elinvoimaa tapahtuman avulla. Kaupunki tarjoaa alustan yhteiskunnalliselle keskustelulle. Haemme kumppanuutta, jossa toimija on kiinnostunut, motivoitunut ja sitoutunut Kouvolan turvallisuuskonferenssin kehittämiseen sekä Kouvola-brändin edistämiseen. Yhteistyökumppanilla tulee olla kokonaisvaltaista ja ajankohtaista näkemystä ja verkostoja kokonais-turvallisuus- ja Defence-sektorilta. Kumppanin tulee osata soveltaa Kouvolan turvallisuuskonferenssin sisällön ja teemojen kehittämistä kansallisen ja kansainvälisen turvallisuus- ja toimintaympäristön ja sen muutokset huomioiden. Kumppanilla tulee olla vankkaa kokemusta yritysmaailmasta sekä ymmärrystä kaupunkiorganisaation toimintaympäristöstä. Kumppanin työryhmässä tulee olla yhdistelmä erinomaista kokemusta ja tuoretta näkemystä korkean profiilin tapahtumatuottamisesta ja mediaviestinnästä.

Hankinta toteutetaan käänteisenä kilpailutuksena. Suunnittelu- ja toteuttamistyön osuuteen vuodelle 2027 on varattu noin 45 000,00 € (alv 0 %). Tapahtuman järjestämisen kokonaisbudjetti tarkentuu kalenterivuosittain kaupungin vahvistetun talousarvion ja käyttötaloussuunnitelman mukaisesti. Mahdolliset sponsoritulot joko täydentävät ohjelmasisältöä ilman lisäkuluja tai pienentävät konferenssin kokonaiskustannuksia. Sponsoreiksi haetaan kokonaisturvallisuuteen, puolustus-, turvallisuus-, huoltovarmuus ja kyberalaa edustavia toimijoita. Yhteistyökumppani vastaa kaupallisten yhteistyökumppanien/sponsorien sitouttamisesta Kouvolan turvallisuuskonferenssiin ja siihen liittyviin oheistapahtumiin sekä esittelee Kouvolan kaupungin ja tapahtuman arvoille, tavoitteille ja asiakaskohderyhmille sopivia sponsoreita ja neuvottelee heidän osallistumisestaan sekä, siitä saatavasta korvauksesta. Yhteistyökumppani vastaa kaupallisten sponsorien sitouttamisesta Kouvolan turvallisuuskonferenssiin, ohjelmaan ja siihen liittyviin oheistapahtumiin. Yhteistyökumppani hankkii Kouvolan kaupungin ja tapahtuman arvoille, tavoitteille ja kohderyhmille sopivia sponsoreita, sekä neuvottelee kumppanuusmalleista ja -sisällöistä ja niihin liittyvistä korvauksista. Kouvolan kaupungin hyväksyttyä sponsorin ja kumppanuusmallin yhteistyökumppani tekee kyseisen tahon kanssa erikseen kirjallisen sponsorointisopimuksen. Kouvolan kaupunki voi kieltäytyä listattujen sponsoreiden tai kumppanuusmallin käyttämisestä Konferenssissa, mikäli kokee ne tapahtumalle sopimattomana näkyvyytenä. Kouvolan kaupunki voi myös itsenäisesti solmia sponsorointisopimuksia konferenssiin, joista tiedotetaan yhteistyökumppania. Sponsoritulot jaetaan suhteessa 60 % Kouvolan kaupungille ja 40 % sopimuskumppanille. Jaossa huomioidaan ainoastaan tulovirtana tuleva sponsoritulo, ei esimerkiksi sponsorointina saatavia palveluja.