Ennakkoilmoitus: Kuntien Hetapalvelut Oy:n matka- ja kululaskujen hallinta, optiona työajanseurantajärjestelmä

Kuntien Hetapalvelut Oy (jäljempänä ”tilaaja”) ilmoittaa tällä ennakkoilmoituksella tulevasta hankinnastaan. Tämä ilmoitus ei ole tarjouspyyntö, eikä tämän julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Varsinainen tarjouspyyntö julkaistaan myöhemmin 2026. Pyydämme huomioimaan, että hankinta on suunnittelun alkuvaiheessa, ja suunnitelmat sekä hankinnan kohde aikatauluineen voivat vielä muuttua. Tässä ilmoituksessa kerrotaan ne tiedot, jotka hankintayksiköllä on tiedossaan ilmoituksen laatimishetkellä. Hankinnan kohde ja aikataulu voivat muuttua olennaisestikin. Tässä ilmoitetut määrät ja tiedot ovat arvioita, eikä hankintayksikkö sitoudu ilmoitettuihin määriin. Tämä ilmoitus ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan varsinaista hankintaa, eikä hankintayksikkö sitoudu tekemään tämän ilmoituksen mukaisia hankintoja.

Hankinnan kohteena on matka- ja kululaskuohjelma, jossa optiona ohjelmassa työajanseuranta. Hankinta sisältää järjestelmän käyttöönottoprojektin, integraatiot sekä tuki- ja ylläpitopalvelut. Hankittavan järjestelmän tulee olla käyttäjää ohjaava, helppokäyttöinen sekä käytettävissä myös mobiilisti. Matka- ja kululaskuohjelman odotetaan mahdollistavan seuraavat toiminnallisuudet: - Matka- ja kululaskujen tekeminen. - Matka- ja kululaskujen laskujen hyväksyminen. - Kuittien kerääminen. - Raportointimahdollisuus matka- ja muiden kulujen seuraamiseen. Optiona on työajanseuranta, jossa tulee olla tulkinta kuntapuolen työehtosopimuksille sekä referenssi kunta-asiakkaasta. Master-ohjelmana toimii palkanlaskentaohjelma, Personec F, josta henkilöiden tiedot ja poissaolot siirtyvät työajanseurantaan. Hankittavassa järjestelmässä tulee olla mahdollisuus hoitaa useamman kunnan tai yrityksen matka- ja kululaskut sekä työajan seuranta. Järjestelmän tulee tukea ns. palvelukeskusmallia. Matka- ja kululaskuohjelma tulee käyttöön kaikille Kuntien Hetapalveluiden kunta- ja yritysasiakkaille. Työajanseuranta on Kuntien Hetapalveluiden asiakkailla mahdollisuus ottaa käyttöön erillisenä palveluna. Hankinta tullaan kilpailuttamaan avoimella menettelyllä.