Sähköisen lomakejärjestelmän hankinta

Hankinnan kohteena on SaaS (Software as a Service) eli järjestelmä tulee täysin valitun toimittajan kautta. Valittu toimittaja ylläpitää sovellusohjelmistoaan omilla palvelimillaan, tarjoaa sen käyttöön Internetin välityksellä ja palveluun sisältyy tuki- ja kehityspalvelut. Järjestelmän kautta tulee voida vastaanottaa kuntalaisilta ja kaupungin työntekijöiltä tietoja lomakkeilla joko Suomi.fi-tunnistautumisella tai ilman tunnistautumista. Järjestelmässä tulee olla mahdollisuus viedä täytettyjä lomakkeita ja niiden liitetiedostoja integraation kautta Tweb asianhallintajärjestelmään. Lomakejärjestelmällä on noin 200 käyttäjää ja noin 150 julkista lomaketta. (nykytilanne) Järjestelmän ominaisuudet kuvataan tarkemmin hankinnan kohteen kuvaus ja vaatimusmäärittely dokumenteissa. Arvioitu sopimuksen aloitusajankohta on kesäkuussa 2026 ja käyttöönotto lokakuussa 2026. Tarjouspyynnön pakolliset vaatimukset tulee olla toteutettu järjestelmän käyttöönottoon mennessä, pois lukien ne vaatimukset joille on annettu pidempi toteutusaika käyttöönotosta lähtien. Hankinnasta tehdään 36 kk määräaikainen sopimus, joka muuttuu toistaiseksi voimassa olevaksi määräajan jälkeen.

Hankinnan optiona on mahdollisuus tilata palveluntuottajalta järjestelmän kehittämistyötä esille nousevien tarpeiden mukaisesti. Kehittämistyöstä pyydetään erillinen tarjous palveluntuottajalta. Kaikki tarjoajat, jotka täyttävät soveltuvuusvaatimukset ja joiden tarjous on tarjouspyynnön mukainen kutsutaan käytettävyysarviointi tilaisuuteen hankittavan lomakejärjestelmän laadullista arviointia varten. Käytettävyysarviointitilaisuudet järjestetään Teams -sovelluksella. Hankintaa ei ole jaettu osa-alueisiin. Kilpailutuksella tullaan valitsemaan yksi (1) palveluntuottaja. Tilaaja pitää itsellään oikeuden käyttää kilpailutetun järjestelmän ohella muita sähköisiä lomakejärjestelmiä. Tilaajalla on oikeus pyytää tarjoaja tarjousesittelyyn ennen hankintapäätöksen tekemistä.