Tietopyyntö: Sähköinen lomakejärjestelmä

Tietopyyntö koskee Pohjois‑Karjalan hyvinvointialueelle hankittavaa sähköistä lomakejärjestelmää, jota käytetään hyvinvointialueen työntekijöiden ja kuntalaisten hallinnollisiin lomakkeisiin. Järjestelmän käyttäjiä ovat tilaajan työntekijät sekä Pohjois-Karjalan hyvinvointialueen asukkaat. Järjestelmällä tarkoitetaan Saas-palvelua, jolla tilaaja voi itsenäisesti toteuttaa sähköisiä lomakkeita tuotantoon. Järjestelmän on kyettävä integroitumaan tilaajan määrittämiin järjestelmiin / palveluihin. Lomakkeiden käsittelylle vaaditaan omat työnkulut ja -jonot sekä niihin liittyvät käsittelijä ja hyväksyjäroolit. Ohjelmistopalvelun tulee mahdollistaa eri tunnistautumistapojen käyttö. Hankintayksikön tavoitteena on valita yksi toimittaja, jonka tarjoama ratkaisu voidaan ottaa tuotantokäyttöön viimeistään syksyllä 2026. Sopimus on tarkoitus solmia toistaiseksi voimassa olevaksi. Tämän vuoksi hankinnassa tavoitellaan valmista ja käyttöön soveltuvaa ratkaisua, eikä tuotekehitysvaiheessa olevaa tuotetta tai tuotekehitysprojektia.

Tämä ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö, vaan tietopyyntö mahdollisille tarjoajille. Tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa markkinoilla valmiita saatavilla olevia Saas-palveluina lomakejärjestelmiä ja kerätä tietoa esimerkiksi toiminnallisuuksista ja hinnoittelumalleista sekä toimittajien kommentteja, jotta mahdollinen tuleva tarjouskilpailu voitaisiin toteuttaa tarkoituksenmukaisella tavalla. Tietopyynnöllä ei pyydetä, eikä siihen anneta tarjouksia. Tietopyynnön tarkoituksena on löytää toimittaja markkinavuoropuheluihin vastaamaan mahdollisimman laajasti esitettyihin kysymyksiin sekä kommentoimaan vaatimusmäärittelyjä. Hankintayksikölle esitettyihin kommentteihin tai lisäkysymyksiin vastataan sähköpostitse tai mahdollisessa markkinavuoropuhelussa. Markkinavuoropuhelut sovitaan erikseen toimittajien kanssa mahdollisuuksien mukaan viikoille 18-20/2026. Tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä suorittamaan varsinaista hankintaa tai toteuttamaan hankintaa tietopyynnössä kuvatulla tavalla. Hankintayksikkö ei ole velvollinen ottamaan huomioon tietopyyntöön saatuja vastauksia tarjouspyynnön laadinnassa. Tietopyyntöön vastanneille ei makseta korvausta tietopyyntöön vastaamisesta tai mahdolliseen markkinavuoropuhelutilaisuuteen osallistumisesta. Tietopyyntöön vastaaminen tai vastaamatta jättäminen ei vaikuta tarjoajan asemaan varsinaisessa tarjouskilpailussa. Kaikki tietopyynnön liitteenä olevat dokumentit ovat luonnoksia. Niihin voidaan tehdä muutoksia ennen varsinaisen tarjouspyynnön julkaisua. Tavoite: Kartoittaa markkinoilla olevat lomakejärjestelmät Selvittää alustavasti järjestelmien toiminnallisuuksia Kerätä tietoa kustannusrakenteesta ja hinnoittelumalleista Kuulla tarjoajien näkemyksiä hankintayksikön laatimasta hankinnan kohteen vaatimusmäärittelyluonnoksesta. Hankintayksikkö toivoo erityisesti kommentteja niistä vaatimuksista, joita tarjoaja ei sellaisenaan pysty täyttämään, tai jotka olisivat toteutettavissa vaihtoehtoisella tai muutetulla tavalla.