Kutsu markkinavuoropuheluun: Taloushallinnon ydinjärjestelmän hankinta

Kirkon keskusrahasto käynnistää tällä ilmoituksella markkinavuoropuhelun koskien taloushallinnon ydinjärjestelmän hankintaa. Kirkkohallituksen yhteydessä toimii Suomen evankelis-luterilaisen kirkon kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelukeskus, joka hoitaa seurakuntien, seurakuntayhtymien, hiippakuntien, kirkon keskusrahaston ja kirkon eläkerahaston kirjanpidon, ostolaskut, ostoreskontran, myyntilaskut, myyntireskontran, käyttöomaisuuskirjanpidon, palkanlaskennan, matka- ja kululaskut sekä niihin liittyvän maksuliikenteen. Kirkon palvelukeskuksessa taloushallinnon ydinprosesseja tuetaan tällä hetkellä SAP-pohjaisella ratkaisulla. Nykyisen SAP-ympäristön valmistajan ilmoittama versiotuen päättymisaikataulu edellyttää, että hankintayksikkö arvioi laajasti tulevien vuosien järjestelmävaihtoehtoja. Markkinavuoropuhelussa tarkastellaan SAP:in rinnalla myös vaihtoehtoisten taloushallinnon ydinjärjestelmien soveltuvuutta. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on muodostaa kokonaiskuva eri vaihtoehtojen teknisistä, toiminnallisista ja taloudellisista eduista sekä auttaa arvioimaan niitä objektiivisesti ennen varsinaisen hankinnan käynnistämistä. Markkinavuoropuhelun tulosten perusteella hankintayksikkö voi päätyä joko teknologianeutraaliin kilpailutukseen tai perustellusta syystä rajata hankinnan nykyiseen SAP-teknologiaan. Mikäli teknologiarajaus on perusteltu, kilpailutus kohdistuu SAP-ratkaisun päivitykseen ja toteutuskumppanin valintaan. Muussa tapauksessa kilpailutus toteutetaan avoimena kaikille toimittajille, mukaan lukien SAP-teknologiaa hyödyntävät ratkaisut. Mahdollinen tuleva kilpailutus tullaan toteuttamaan suurella todennäköisyydellä kilpailullisena neuvottelumenettelynä hankintalain periaatteita noudattaen. Jos toimittajalla on esittää referenssejä projekteista, joissa asiakas on siirtynyt SAP-pohjaisesta taloushallinnon ratkaisusta toiseen järjestelmään, nämä referenssit ovat erityisen kiinnostavia hankintayksikön näkökulmasta. Näiden referenssien tarkoituksena on auttaa hankintayksikköä ymmärtämään tällaisen siirtymän toteutusmallia, työmäärää, riskikohtia ja kokonaislaajuutta – ei ennakoida mahdollisen tulevan hankinnan järjestelmävalintaa. Toimittajat voivat ilmoittaa kiinnostuksestaan osallistua markkinavuoropuheluun toimittamalla kiinnostusta koskevan ilmoituksen sekä lyhyen esittelyn tarjoamastaan taloushallinnon ydinjärjestelmästä referenssiprojekteineen sähköpostitse osoitteeseen anette.tolvanen@evl.fi VIIMEISTÄÄN PERJANTAINA 17.4.2026. Esittely pyydetään toimittamaan joko PDF- tai Office-tiedostomuodossa. Vuoropuheluun kutsutaan lähtökohtaisesti 6 toimittajaa, jotka valitaan vertaamalla toimitettuja järjestelmäesittelyitä ja nimettyjä referenssiprojekteja alla kuvattuun hankinnan kohteeseen. Vertailu tehdään kokonaisarviointina huomioiden mm. nyt hankittavien palveluiden laajuus ja toimitettujen referenssiasiakkaiden/projektien vertailtavuus Kirkon keskusrahaston toimintaan. Alustava hankinnan kohde Kirkon palvelukeskus suunnittelee taloushallinnon ydinjärjestelmän kilpailuttamista. Tulevan hankinnan tavoitteena on uudistaa ja yhtenäistää taloushallinnon keskeiset prosessit sekä varmistaa moderni, integroitunut ja automaatiota tukeva järjestelmäkokonaisuus. Hankinnan sisältö voi muodostua esimerkiksi seuraavista taloushallinnon ydintoiminnoista: • kirjanpito, tilinpäätös ja käyttöomaisuus • ostolaskujen käsittely ja ostoreskontra • myyntilaskutus, myyntireskontra ja perintä • maksuliikenne • talousraportointi ja seuranta • taloussuunnittelu, budjetointi ja ennustaminen • arkistointi • sekä myöhemmin toteutettavista hankittavien laajennusten ja toiminnallisuuksien optioista Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa hankintaan liittyviä toimittaja- ja ratkaisuvaihtoehtoja. Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö vaan ennakkoilmoituksella toteutettava kutsu markkinavuoropuheluun osana mahdollisen hankinnan valmistelua. Tämä tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Nykyiset taloushallinnon prosessit ovat osittain automatisoituja, mutta sisältävät edelleen paljon manuaalisia työvaiheita, poikkeusten selvittelyä sekä hajanaisia käytäntöjä eri palvelualueiden välillä. Järjestelmäkokonaisuuden kehittämisellä tavoitellaan esimerkiksi: • prosessien yhtenäistämistä ja automatisoinnin lisäämistä • tiedonsiirron ja integraatioiden parantamista • poikkeusten ja virheiden vähentämistä • läpimenoaikojen ja kustannustehokkuuden parantamista • parempaa läpinäkyvyyttä ja raportointia johtamisen tueksi Markkinavuoropuhelun tavoitteena on kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja ja saada toimittajien näkemyksiä erityisesti: • automaatiomahdollisuuksista ja parhaista käytännöistä • Kirkon palvelukeskuksen nykyprosessien tehostamisesta toimittajan tarjoaman ratkaisun avulla • integraatioista haastavassa monitoimijaympäristössä • kehitysmallista ja palvelutasovaatimuksista • hintatasosta ja kokonaiskustannuksen skaalautuvuudesta erilaisten skenaarioiden valossa • järjestelmän käyttöönoton ja migraation toteutuksesta mukaan lukien aikataulu ja kustannukset • tietoturvasta ja tietosuojasta • arkkitehtuurista

Markkinavuoropuhelu ei sido hankintayksikköä myöhempään kilpailutukseen, eikä siihen osallistuminen ole edellytys tarjouskilpailuun osallistumiselle. VUOROPUHELUTILAISUUDET Vuoropuheluun kutsutaan lähtökohtaisesti 6 toimittajaa, jotka valitaan vertaamalla toimitettuja vastauksia hankinnan kohteen kuvaukseen. Vuoropuhelut toteutetaan Teams-tapaamisin valittujen toimittajien kanssa 19.5.–4.6. Kaikkiin vastauksen jättäneisiin toimittajiin tullaan olemaan yhteydessä. Osallistumislinkki ja keskustelurunko toimitetaan valituille toimittajille sähköpostitse etukäteen. Osana vuoropuheluun valmistautumista toimittajia pyydetään myös tutustumaan etukäteen toimitettaviin Kirkon palvelukeskuksen nykytilan prosessikuvauksiin ja valmistelemaan esimerkkejä automaatiomahdollisuuksista ja prosessien tehostamisesta tarjoamassaan järjestelmässä.