Palkanlaskentapalveluiden ulkoistaminen (ml. liikkeenluovutus) ja HR-järjestelmä

Kauniaisten kaupunki kilpailuttaa palkanlaskentapalvelun kokonaisulkoistuksen ja HR-järjestelmän. Hankinta sisältää palkanlaskentapalvelun tuottamisen sekä HR-järjestelmän käyttöönoton, järjestelmään liittyvien järjestelmäintegraatioiden toteutuksen ja järjestelmän ylläpidon SaaS-palveluna. Hankintaan sisältyy liikkeenluovutus, joka kytketään osaksi hankintaa. HR-järjestelmän osalta kaupungin tahtotilana on hankkia SaaS-pohjainen HR-järjestelmä, joka vastaa kaupungin tarpeita, tarjoaa kattavan ja monipuolisen raportoinnin sekä integroituu saumattomasti muihin käytössä oleviin järjestelmiin, toimien HR-tiedon master-järjestelmänä. Tavoitteena on, että uusi järjestelmä tukee kaupungin strategisia tavoitteita, vahvistaa HR-toiminnon kykyä palvella organisaatiota kokonaisvaltaisesti ja mahdollistaa modernin, kustannustehokkaan sekä käyttäjäystävällisen henkilöstöhallinnon toimintamallin. Tarkoituksena on löytää kaupungin tarpeisiin sopiva, ketterä ja käyttäjäystävällinen HR-järjestelmä, joka on joustava käyttää ja hallinnoida niin HR-asiantuntijoiden, esihenkilöiden kuin työntekijöidenkin näkökulmista. Hankintamenettely on suunniteltu toteutettavaksi kevään- syksyn 2026 aikana. Hankintamenettelynä on rajoitettu menettely, neuvottelumenettely tai kilpailullinen neuvottelumenettely.

Hankintaa ei jaeta osiin hankinnan luonteen ja siihen liittyvien riskien vuoksi. Palkanlaskentaan tarvittavien henkilöstön ja palvelussuhteiden tietojen hallintaan käytetään HR-järjestelmää, jonka vuoksi HR-järjestelmän ja palveluntuottajalla käytössä olevan palkanlaskentajärjestelmän välisellä integraatiolla on keskeinen merkitys. Mikäli hankinta jaettaisiin osiin, olisi riskinä, että järjestelmät eivät olisi yhteensopivia ja tämän vuoksi palkanlaskennan oikeellisuus vaarantuisi.