Jälki-ilmoitus: Apuvälinepalveluiden hallintajärjestelmän hankinta

Hankinnan kohteena apuvälinepalveluiden hallintajärjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS, “Software as a Service”), järjestelmän käyttöönottoprojekti, järjestelmän tuki- ja ylläpitopalvelut (“Jatkuva palvelu”), erikseen tilattavat täydentävät asiantuntijapalvelut (järjestelmän jatkokehitys ja muu asiantuntijapalvelu) sekä hankinnan kohteeseen liittyvät lisähankintamahdollisuudet. Hankinnan kohteena olevaa järjestelmää on tarkoitus käyttää Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen perusterveydenhuollon apuvälinepalveluiden (lääkinnällisen kuntoutuksen apuvälineet, toimintayksiköiden yhteiskäyttöiset apuvälineet, asunnonmuutostyöt) järjestämisen tukena apuvälineiden hallinnoinnin osalta, mikä käsittää mm. potilaan hoidon tarpeen arvioinnin, apuvälineiden luovutuksen ja seurannan, huollon ja ylläpidon sekä apuvälineiden varastonhallinnan.

Ennen hankintamenettelyn aloittamista Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on tehnyt markkinatilanteen kartoittamiseksi markkinakartoituksen, jonka lähtökohtana on ollut selvittää markkinoilla olevia hankinnan kohteen mukaisia toimittajia ja ratkaisuja. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on julkaissut Hilmassa 19.3.2025 tietopyynnön apuvälinerekisterin hankinnasta. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen tavoitteena on hankkia tarpeeseensa heti käyttöönotettava valmisohjelmisto, eikä räätälöitävää järjestelmää. Hankittavan järjestelmän tulee sisältää kaikki apuvälinepalveluiden hallintaan tarvittavat keskeiset toiminnallisuudet, joita ovat mm. apuvälineiden tilaaminen, tuotetietojen hallinta, varastonhallinta ja elinkaarenhallinta, apuvälineiden tarpeen arviointi, maksusitoumusten hallinta, apuvälineen lainaus ja palautus, huollot ja korjaukset, asunnon muutostöiden hallinta, kuljetusten hallinta, asiakasviestintä sekä raportointi ja arkistointi. Markkinakartoituksen mukaan markkinoilla ei ole toista yritystä, joka tarjoaisi hyvinvointialueella tuotantokäytössä olevaa apuvälinepalveluiden hallinnan valmisohjelmistoa, joka täyttää kaikki ratkaisulle asetetut pakolliset toiminnalliset ja lakisääteiset vaatimukset sekä toteuttaa kaikki tarvittavat apuvälinepalveluiden hallinnan tehtävät ja toiminnot. Apuvälinepalveluiden tuottamisessa apuvälinepalveluiden hallintajärjestelmään tallennetaan potilasta koskevia henkilö- ja terveystietoja, joiden käsittelyssä tulee noudattaa niiden käsittelyä koskevassa lainsäädännössä, kuten asiakastietolain 703/2023 ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 2016/679, asettamia vaatimuksia. Apuvälinepalveluiden hallintajärjestelmän tulee turvata potilastietojen tietoturvallinen säilytys ja järjestelmän rajatut käyttöoikeudet potilastietojen käyttöön. Polycon Oy:n Effector Apuvälinepalvelut-järjestelmä täyttää edellä kuvatut asiakas- ja potilastietojen salassapitoon, luottamuksellisuuteen ja tietoturvallisuuteen liittyvät vaatimukset. Hankinnan kohteena oleva tietojärjestelmä kuuluu asiakastietolain 79 §:ssä tarkoitettuun A-luokkaan. Lupa- ja valvontavirasto valvoo sosiaalihuollon asiakastietojen ja terveydenhuollon potilastietojen käsittelyyn tarkoitettujen tietojärjestelmien olennaisten vaatimusten toteutumista ja ylläpitää Astori-rekisteriä, johon tietojärjestelmäpalvelun tuottajat ilmoittavat sosiaali- ja terveydenhuollon tietojärjestelmänsä. Polycon Oy:n Effector Apuvälinepalvelut-järjestelmä on asiakastietolain mukainen A2-luokan tietojärjestelmä ja se on rekisteröity Lupa- ja valvontaviraston Astori-rekisteriin. Markkinoilla ei ole tunnistettu olevan tällä hetkellä muita yrityksiä, joilla olisi Asiakastietolain mukainen A-luokan tietojärjestelmä, joka on rekisteröity Lupa- ja valvontaviraston Astori-rekisteriin. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on kielilain (423/2003) 6 §:n tarkoittama kaksikielinen viranomainen, mikä tarkoittaa, että Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen asukkailla on oikeus hoitaa asioita joko suomeksi tai ruotsiksi kielilain mukaisesti. Järjestelmän käyttäjät ovat Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen työntekijöitä sekä mahdollisesti myös asukkaita, joten tarjottavan ratkaisun tulee olla vähintään suomen- ja ruotsinkielinen, ja toimittajan tulee tarjota tuki- ja ylläpitopalveluja suomeksi ja ruotsiksi. Polycon Oy:n Effector Apuvälinepalvelut-järjestelmä täyttää edellä kuvatut kielivaatimukset. Markkinakartoituksen perusteella on tunnistettu, että tällä hetkellä ainoastaan Polycon Oy:llä on tarjota hankintayksikön asettamat toiminnalliset vaatimukset täyttävä ja Suomen lain mukainen apuvälinepalveluiden hallintajärjestelmä, joka soveltuu hankintayksikön tarpeeseen. Tiedossa ei ole toista palveluntuottajaa, jolla olisi vastaava suomen- ja ruotsinkielinen tuotantokäytössä oleva, apuvälinepalveluiden hallinnan tarvittavat toiminnallisuudet sisältävä, ylläpidetty, tietoverkon välityksellä toimiva ja tietoturvallinen asiakastietolain mukainen A-luokan valmisohjelmisto, joka on rekisteröity Lupa- ja valvontaviraston Astori-rekisteriin, ja jossa käsitellään asiakas- ja potilastietoja. Polycon Oy:n ylläpitämä Effector Apuvälineet-järjestelmä muodostaa näin ollen ainutlaatuisen palvelukokonaisuuden. Kaiken edellä mainitun mukaisesti hankinta toteutetaan suorahankintana.