Asiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmän hankinta

Tämä tarjouspyyntö koskee sähköisen asiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmän toimittamista Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymälle. Järjestelmän kuvaus Sähköinen asiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmä mahdollistaa asiakirjojen tehokkaan hallinnan ja arkistoinnin. Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toiminnot: •Asiakirjojen luonti, muokkaus ja tallennus •Käyttöoikeuksien hallinta, joka perustuu Microsoft Entra ID:hen•Asiakirjoista automaattisesti poimittavat metatiedot •Versiohallinta •Sähköinen allekirjoitus Visma Sign -palvelun kautta •Integraatio Visma Primus -palveluihin •Allekirjoitettujen asiakirjojen nouto Visma Sign -palvelusta •Mahdollisuus liittyä nykyiseen Office 365 -palveluun •Mahdollisuus liittyä WordPress -julkaisujärjestelmään •Järjestelmää tulee voida käyttää pilvipalveluna, SaaS Toimittajalla tulee olla käytössä IT2022-sopimusehdot. Toimittajan tulee huomioida toimialakohtaiset vaatimukset. Kuntayhtymän toiminnasta tiedot ovat saatavilla www.poke.fi. Tarjoukseen on sisällettävä käyttöönottoprojektin hinnoitteluperiaatteet, josta selviää seuraavat asiat: •Projektin laajuus ja kesto (arvio) •Tarvittavat resurssit ja työmäärä (arvio) •Mahdolliset lisäpalvelut ja -toiminnot (arvio) •Käyttöönottoprojektin vaiheistus ja aikataulu (arvio). Sopimusehdot •Sopimusaika: 1.12.2025 - 30.11.2030, 60 kk •Toimitusaika: alkaen 20.11.2025 Tarjouksessa tulee olla esitettynä julkishallinnon referenssit. Hankintayksikkö voi päättää olla tekemättä hankintaa. Valintapäätös tehdään hinnan perusteella, jossa huomioidaan järjestelmän käyttöönotto-, käyttöoikeus vähintään 10 käyttäjälle ja tarjouksessa vaadittujen toimintojen kustannukset. Tarjouksessa tulee olla esitettynä toimituksen kokonaishinta 1.12.2025 -30.11.2030 väliselle ajalle. Valintaan otetaan mukaan ne tarjoukset, jotka täyttävät järjestelmän vaatimukset ja joissa on esitettynä julkishallinnon referenssit.