Talous- ja palkkahallinnon perustoimintojen hankinta

Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on hankkinut Numera Palvelut Oy:n (y-tunnus 2360731-5) osakkeita ja päättänyt, sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuun siirryttyä kokonaisuudessaan hyvinvointialueille 1.1.2023 alkaen, hankkia Numera Palvelut Oy:ltä sidosyksikköhankintana kriittiset talous- ja palkkahallinnon perustoiminnot esiselvityksen perusteella (Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen väliaikainen valmistelutoimielin 28.01.2022 § 25 ja § 26). Administer Oyj ja Numera Palvelut Oy ovat allekirjoittaneet aiesopimuksen liiketoimintakaupasta Numera Palvelut Oy:n hyvinvointialueasiakkaiden talous- ja palkka- ja ohjelmistoliiketoiminnan ostamisesta 19.12.2025. Kilpailuviranomainen (KKV) on antanut hyväksyntänsä liiketoimintakaupalle 30.1.2026. Numera Palvelut Oy:n hyvinvointialueasiakkaiden talous-, palkka- ja ohjelmistoliiketoiminta siirtyvät Administer Oyj:n perustamalle tytäryhtiölle Administer Newco Oy:lle (y-tunnus 3558984-7) 1.4.2026 alkaen. Administer Newco Oy:n nimi muuttuu 1.4.2026 alkaen Sarastia Oy:ksi. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen talous- ja palkkapalveluiden siirtyessä Administer Oyj:n tytäryhtiön Administer Newco Oy:n hoidettavaksi, hyvinvointialueen talous- ja palkkapalvelujen hankintaperusta sidosyksikköhankintana poistuu. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue on käynnistänyt sekä taloushallinnon järjestelmän kilpailutukset että HR- ja palkkajärjestelmähankintojen kilpailutuksen syksyllä 2025. Taloushallinnon järjestelmän avoimen menettelyn kilpailutuksesta julkaistiin hankintailmoitus 5.10.2025 ja HR- ja palkkajärjestelmähankintojen kilpailutuksen osallistumispyyntö julkaistiin 12.10.2025. Molemmat kilpailutukset valmistuvat vuoden 2026 aikana. Uudet kilpailutetut järjestelmät tulevat korvaamaan Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen nykyiset ratkaisut, mutta kilpailutukset ja käyttöönotot ovat hyvinvointialueella vielä kesken. Länsi-Uudenmaan hyvinvointialue tekee nyt kyseessä olevan suorahankinnan, jotta kriittisten palveluiden tarve voidaan turvata väliaikaisesti kilpailutusten valmistumiseen ja uusien järjestelmien käyttöönottoon saakka. Uusien järjestelmien käyttöönotto tapahtuu arviolta loka-marraskuussa 2027. Näin ollen hyvinvointialueen tulee turvata edellä mainittu siirtymäaika nykyisen ja uuden järjestelmän käyttöönoton välillä. Hankinnan ennakoitu arvo laskennalliselle neljälle vuodelle on 20,8 milj. euroa (alv 0 %).

Hankintalain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta. Hankintalain 40 § 2 momentin 4 kohdan mukaan hankintayksikkö voi valita suorahankinnan, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi. Talous- ja palkkahallinnon perustoiminnot ovat kriittisiä hyvinvointialueen toiminnalle. Järjestelmä- ja palveluntarjoajan vaihtaminen tässä vaiheessa aiheuttaisi merkittävän riskin palkkojen maksun, talousraportoinnin ja muiden lakisääteisten velvoitteiden toteutumiselle. Suorahankinta on välttämätön, jotta palveluiden jatkuvuus voidaan turvata kilpailutuksen valmistumiseen ja uuden sopimuksen käyttöönottovaiheen päättymiseen saakka. Vain nykyinen toimittaja voi teknisistä syistä johtuen toteuttaa kyseisen hankinnan, jolla voidaan turvata Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen sosiaali- ja terveydenhuollon sekä pelastustoimen järjestämisvastuu. Nykyinen toimittaja on toimittanut järjestelmän ja palvelua Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueelle sidosyksikköhankintana. Jotta ajallisesti pitkiltä ja kustannuksiltaan suurilta käyttöönotoilta vältytään sekä Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen palvelujen lakisääteinen jatkuvuus voidaan taata, on teknisesti mahdotonta, että hankinnan toteuttaisi muu kuin nykyinen toimittaja välttämättömälle siirtymäajalle. Todettakoon, että kyseessä olevan kaltainen kokonaisuuden käyttöönottoprojekti vie lähes vuoden, eikä näin ollen ole edes käytännössä mahdollista, että muu kuin nykyinen toimittaja tuottaisi kyseistä palvelua väliaikaisesti siirtymäajan aikana. Hankintalain 27 §:n 2 kohdan esitöiden mukaan (HE 50/2006 vp s. 77) säännöksessä tarkoitettuna teknisenä seikkana kyseeseen voi tulla esimerkiksi poikkeuksellinen uusi tekninen ratkaisu tai hankinnan kohteen edellyttämä tietty käsityötaito, jota hankinnan toteuttaminen edellyttää. Toimittajan vaihtaminen väliaikaisesti siirtymäajalle vaarantaisi Länsi-Uudenmaan hyvinvointialueen teknisten järjestelmien ja palvelujen yhteensopivuuden sekä aiheuttaisi teknisesti haasteellisia integraatioita, jotka vaarantaisivat hyvinvointialueen toiminnan. Käytännössä toimittajan vaihtaminen siirtymäajalle aiheuttaisi tilanteen, jossa hyvinvointialueella ei olisi tarjota lakisääteistä palvelua lainkaan. Lisäksi mikäli kyseistä palvelua ei olisi siirtymäajalla käytössä hyvinvointialueen koko toiminta vaikeutuisi huomattavasti muun ohella vaikuttaen hyvinvointialueen ostopalvelutoimintaan, palkkojen maksamiseen ja edelleen asiakkaille annettavien palvelujen turvallisuuteen ja laatuun. Hyvinvointialue on laajasti selvittänyt erilaisia etenemistapoja asian osalta. Hyvinvointialueen toiminnan kannalta on kriittistä, että palkanmaksu ja henkilöstöhallinnon tietojärjestelmät toimivat. Hankintayksikkö on pakotettu valitsemaan suorahankinta ex necessitate, koska se ei ole tunnistanut muita vaihtoehtoja tai toimijoita, jotka pystyisivät toimittamaan hankintayksikön tarpeita ja määrittelyitä vastaavan kokonaisuuden (teknisen toteuttamisen ja järjestelmän tuotantokäytön jatkuvan palvelun katkeamattoman tuottamisen) siirtymäajalle. Todettakoon edelleen, että tässä tapauksessa äärimmäinen kiire johtuu nykytoimittajan ja kolmannen osapuolen välisestä yllättävästä liiketoimintakaupasta, jonka myötä sidosyksikköasema päättyy ja palveluiden järjestämisessä syntyy välitön tarve turvata kriittiset toiminnot. Numera Palvelut Oy:n liiketoimintakauppa on ollut hankintayksiköstä riippumaton ja ennalta arvaamaton syy. Huomionarvoista on, että taloushallinnon järjestelmän ja HR- ja palkkajärjestelmähankintojen kilpailutukset on aloitettu syksyllä 2025 ennakoiden tulevaa hankintalain muutosta (TEM014:00/2024 HE2/2026). Ao. kokonaisuudet ovat siis jo kilpailutuksessa, joten kyse ei ole myöskään siitä, että hyvinvointialue olisi viivytellyt kilpailutuksen kanssa. Henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan järjestäminen on useasta tekijästä riippuva kokonaisuus. Alueella käytössä olevat kokonaisuudet ovat jatkuvassa tuotantokäytössä operatiivisesti sekä teknisessä ylläpidossa nykyisen toimittajan toimesta. Kuten todettu, kyseessä olevan kaltaisen kokonaisuuden käyttöönottoprojekti vie lähes vuoden. Näin ollen ei olisi edes mahdollista kilpailuttaa toimittajaa väliaikaisesti siirtymäajalle siten, että kukaan muu kuin nykyinen toimittaja voisi tuottaa hyvinvointialueelle palvelua siirtymäajalla. Edelleen järjestelmien tietoturva, tietosuoja ja saatavuus tulee taata kaikissa olosuhteissa. Hyvinvointialue turvaa muun ohella lisäksi potilasturvallisuuden väliaikaisella hankinnalla. Muun ohella markkinaoikeus on katsonut asiassa MAO 372–373/07, että potilasturvallisuuden vaarantuminen on peruste suorahankinnalle äärimmäisen kiireen vuoksi. Edellä mainitusti nykyisten talous- ja palkkahallinnon perustoimintojen käyttöä on jatkettava välttämättömän siirtymävaiheen ajan. Hyvinvointialueen ja nykytoimittajan välisellä sopimuksella on sovittu lisäksi avustamisvelvollisuudesta, johon perustuen hyvinvointialue voi joka tapauksessa toteuttaa jatkuvan palvelun käytön jatkon siirtymäajalle. Näin ollen talous- ja palkkapalveluiden hankinta toteutetaan väliaikaisesti suorahankintana, kunnes uuden kilpailutuksen perusteella tehtävän hankintasopimuksen käyttöönottovaihe on päättynyt.