Budjetoinnin ja salkunhallinnan järjestelmät

Terveyden ja hyvinvoinnin laitos valmistelee hankintakokonaisuutta, joka sisältää salkunhallintajärjestelmän ja budjetointijärjestelmän. Suunnitellun hankinnan kohteena olevia järjestelmiä on kuvattu tämän ilmoituksen osiossa "Hankintaa tai osaa koskevat lisätiedot" Hankinnan toteutusmalli on vielä avoin. Järjestelmät voidaan kilpailuttaa yhtenä kokonaisuutena tai erillisinä hankintoina, ja erillisyys voi tarkoittaa myös sitä, että ne käsitellään eriytettyinä saman kilpailutuksen yhteydessä. YLEISTÄ Huomioittehan, että kyseessä on markkinakartoitusilmoitus (jäljempänä ilmoitus) eikä tällä ilmoituksella pyydetä vielä tarjouksia. Tällä ilmoituksella annetut tiedot ovat alustavia ja saattavat muuttua valmistelun edetessä. ILMOITTAUTUMINEN Hankinnasta kiinnostuneita yrityksiä pyydetään ilmoittamaan yhteystietonsa sähköpostitse 7.4.2026 mennessä osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi. Sähköpostiviestin otsikoksi pyydetään merkitsemään: "THL: Budjetoinnin ja salkunhallinnan järjestelmät". Ilmoittautumisen yhteydessä pyydetään lisäksi kertomaan, onko yritys kiinnostunut tarjoamaan (a) salkunhallintajärjestelmää, (b) budjetointijärjestelmää vai (c) molempia. Ilmoittautuneiden henkilötietoja käytetään ainoastaan tähän hankintaan liittyviin yhteydenottoihin. MARKKINAKARTOITUS Markkinakartoituksessa hankintayksikkö lähettää markkinavuoropuheluun mukaan ilmoittautuneille yrityksille kommenteille hankintaan liittyviä luonnosmateriaaleja. Lisäksi hankintayksikkö varaa mahdollisuuden järjestää harkintansa mukaan ilmoittautuneille yrityksille yrityskohtaisia tapaamisia hankintayksikön kanssa. Markkinavuoropuheluun osallistuneille ei makseta korvausta osallistumisesta. Markkinavuoropuheluun osallistuminen tai osallistumatta jättäminen ei estä mahdolliseen hankintamenettelyyn osallistumista.

SALKUNHALLINTAJÄRJESTELMÄ Salkunhallintajärjestelmä on THL:n keskeinen työkalu toiminnan suunnittelussa ja seurannassa. Sen tavoitteena on tukea organisaation johtamista ja yhtenäisiä toimintatapoja. Ensimmäisessä käyttöönoton vaiheessa järjestelmässä hallitaan tutkimus‑ ja kehittämistoiminnan kokonaisuuksia (kuten projekteja, IT-pienkehittämistä ja tuotannossa olevien IT-järjestelmien jatkuvaa kehittämistä), ulkoisia rahoituksia ja rahoitushakuja sekä organisaation toiminnan kuvausta. Järjestelmä toimii salkunhallinnan (mm. projektiportfolion) työkaluna, ei yksittäisten projektien tai jatkuvan kehityksen operatiivisena välineenä (kuten backlogien tai tehtävätason työn hallinta). Hankittava järjestelmä korvaisi nykyisen salkkujärjestelmän ja mahdollistaa laajennukset. Optiona on siirtää myös toisessa järjestelmässä olevat salkut (tieto-omaisuus ja tietojärjestelmät) samaan kokonaisuuteen sekä luoda uusia salkkuja, kuten strategiset tavoitteet. Eri sisältökokonaisuuksilla (salkuilla ja/tai näkymillä) on omat käyttäjäryhmänsä, tietorakenteensa ja päivitys-, lupa- ja päätösprosessinsa. Järjestelmän on siksi tuettava useiden salkkujen ja näkymien sujuvaa samanaikaista käyttöä. Sen tulee myös tukea prosesseja niiden elinkaaren ajan – esimerkiksi projekteissa ideasta toteutukseen ja seurantaan. Käyttäjäpolkujen tulee olla selkeitä ja tukea erilaisia rooleja. Järjestelmä on koko henkilöstön käytettävissä (noin 1300 käyttäjää vuonna 2025), pääosin katseluoikeuksin. Sen tulee tukea roolipohjaisia katselu- ja muokkausoikeuksia, joita tarvitaan roolista riippuen kymmenistä satoihin. Sisältöä tuottavia ja ylläpitäviä käyttäjiä on satoja (esim. kehitysehdotusten ja rahoitushakujen valmistelijat, projektipäälliköt, PMO-asiantuntijat ja esihenkilöt). Valmistelijoilla on muokkausoikeudet omiin kokonaisuuksiinsa, kun taas PMO:lla ja esihenkilöillä on laajemmat oikeudet. Eri salkuissa/näkymissä olevan tiedon määrä vaihtelee. Esimerkiksi projekteja on noin 500, kun taas IT-pienkehittämisiä ja jatkuvan kehityksen piirissä olevia järjestelmiä on yhteensä kymmeniä. Myös eri salkkujen tietokenttien määrä vaihtelee merkittävästi. BUDJETOINTIJÄRJESTELMÄ Budjetointijärjestelmä on THL:n talous- ja henkilöstösuunnittelun keskeinen työkalu, joka tukee THL:n rahoitusrakennetta ja rullaavaa budjetointiprosessia. Budjetointia ohjaa vuositason taloudelliset raamit, ja järjestelmän tulisi tukea raamiajattelua. THL:n rahoitusrakenne koostuu useista rahoituslähteistä. Järjestelmän on mahdollistettava rahoituksen ja henkilöstön monivuotinen suunnittelu sekä tarjottava työkalut ja näkymät budjettien laatimiseen, päivittämiseen ja tarkistamiseen. Talous- ja henkilöresurssit budjetoidaan toiminnoille, projekteille ja suoritteille, joille järjestelmässä tulee olla valmiit budjetointipohjat sekä automatisoidut laskentatoiminnot esimerkiksi sivukulujen, yleiskustannusten ja rahoitusosuuksien laskentaan. Toimintoja ja projekteja tehdään yhteistyönä eri toimintayksiköiden kesken ja järjestelmän tulee tukea horisontaalista budjetointia. Budjetointijärjestelmässä hyödynnetään taustatietovarannon tietoja ja järjestelmä tuottaa keskeistä tietoa talousraportointiin. Budjetteja ja henkilöstösuunnittelua järjestelmässä tekevät esihenkilöt ja pääkäyttäjinä toimivat talous- ja henkilöstöasiantuntijat (yhteensä noin 200 hlöä). Taustatietovarannossa ylläpidetään seurantakohteisiin liittyviä täydentäviä tietoja sekä rahoitukseen liittyviä master-tietoja, joita ei saada taloushallintojärjestelmä Kiekusta tai muista lähdejärjestelmistä. Varanto toimii keskitettynä hallintapaikkana näille tiedoille, ja sitä käytetään sekä automaattisesti integroitujen että manuaalisesti syötettyjen tietojen täydentämiseen, validointiin ja ylläpitoon. Varanto tarjoaa yhdenmukaisen ja rakenteisen paikan tietojen tallentamiseen, tarkasteluun ja hyödyntämiseen. Taustatietovaranto voidaan toteuttaa budjetointijärjestelmän omana sisäisenä osana tai vaihtoehtoisesti täysin itsenäisenä kokonaisuutena, joka palvelee useita eri järjestelmiä integraatioiden kautta. Varannon tietoja hyödynnetään salkku- ja budjetointijärjestelmässä sekä talousraportoinnissa. Tietoja ylläpitävät talous- ja henkilöstöhallinnon asiantuntijat (noin 10 hlöä), ja katseluoikeudet varantoon on noin 30 henkilöllä. Järjestelmähankintoihin vaikuttavat vahvasti valtion yhteiset tietojärjestelmät ja keskitetyt toimintamallit, jotka asettavat yhtenäiset ja pakolliset reunaehdot kaikille valtion virastoille. Keskeinen näistä on Kieku, valtion talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelmä. Sen käyttö on virastoille pakollista, ja sitä hyödynnetään muun muassa työaikojen kirjaamiseen, poissaolojen hallintaan, henkilö- ja palvelussuhdetietojen ylläpitoon, kirjanpitoon ja maksuliikenteeseen. Lisäksi virastojen on hyödynnettävä Palkeiden keskitetysti tuottamia talous- ja henkilöstöhallinnon palveluja, jotka perustuvat koko valtionhallinnon yhteisiin prosesseihin. Palkeet tuottavat näitä palveluja laajasti virastojen talous- ja HR-toimintojen tueksi. Näiden velvoittavien ratkaisujen vuoksi hankittavien järjestelmien on kyettävä vastaanottamaan ja välittämään Kiekun ja Palkeiden edellyttämiä tietoja sekä toimimaan saumattomasti osana valtion yhteisiä prosesseja.