Asiantuntijapalvelu digitaalisten prosessien ja työnkulkujen kehittämiseen Jyväskylän yliopiston Vasara-järjestelmään
Jyväskylän yliopisto · Keski-Suomi
Perustiedot
- Hankkija
- Jyväskylän yliopisto, Y-tunnus 0245894-7
- Toteutuspaikka
- Keski-Suomi (FI198)
- Hankintalaji
- Palvelu
- Menettely
- Avoin menettely, EU-hankinta
- Ilmoituksen tyyppi
- Jälki-ilmoitus
- Arvioitu kokonaisarvo
- 400 000 € (alv 0 %)
- Sopimusten kokonaisarvo
- 433 800 € (alv 0 %)
- Erät
- 2 erää
- Pääasiallinen CPV
- 72000000 Tietotekniset palvelut: neuvonta, ohjelmistojen kehittäminen, Internet ja tuki
- Lisäkoodit: 72212000, 72212200
- Julkaistu
- 19.1.2024
Hankinnan tulos
| Erä | Voittaja | Sopimusarvo | Tarjouksia | Päätös |
|---|---|---|---|---|
| Erä 1: Vaativa prosessi- ja arkkitehtuurikonsultointi | Neutral Consulting Oy, Y-tunnus 3012575-2 | ei ilmoitettu | ei ilmoitettu | |
| Erä 2: Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointi | Rapida Oy, Y-tunnus 2797796-2 | ei ilmoitettu | ei ilmoitettu |
Voittajista näytetään nimi ja Y-tunnus. ”Ei ilmoitettu” tarkoittaa, ettei ilmoituksessa ole tätä tietoa erälle tai sopimukselle.
Ilmoituksen teksti
Alkuperäinen teksti Hilmasta, muuttamattomanaJyväskylän yliopisto hankkii asiantuntijapalvelua prosessien ja työnkulkujen digitalisoinnin ja automatisoinnin kehittämiseen Jyväskylän yliopiston Vasara-järjestelmään. Hankinta jakaantuu kahteen osaan: 1. Vaativa prosessi- ja arkkitehtuurikonsultointi 2. Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointi Kumpaankin osa-alueeseen valitaan yksi toimittaja. Tarjoajan tulee valita tarjousta tehdessään, kumpaan osa-alueeseen se aikoo tehä tarjouksen. Sopimusten kesto on 12 kuukautta ja sitä voidaan jatkaa kahdella optiovuodella niin, että kokonaiskesto on enintään 36 kuukautta. Hankinnan arvioitu laajuus molemmat osa-alueet huomioiden on 170 htp. / vuosi. Lisätietoja hankinnan kohteesta löytyy liitteestä "Hankinnan kohteen kuvaus".
Lisätiedot
Sopimus tehdään vuodeksi ja sitä sitä voidaan jatkaa kahdella optiovuodella niin, että hankintayksikkö tekee option käytöstä päätöksen vuosittain. Hankintayksikkö varaa oikeuden jatkaa vain toisen osa-alueen konsultoinnin optiota.
Optioiden käytöstä ilmoitetaan viimeistään 15.11.2024 (optiokausi 1.1.2025 – 31.12.2025) ja 15.11.2025 (optiokausi 1.1.2026 – 31.12.2026).
Erien kuvaukset
Erä 1: Vaativa prosessi- ja arkkitehtuurikonsultointi
Tavoitteena on toteuttaa keskeisiä, priorisoituja prosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin kohteita yhdessä asiakkaan kanssa ja siten tuottaa merkittävää hyötyä Jyväskylän yliopistolle, kun manuaalisista työvaiheista ja prosesseista siirrytään kokonaan tai osittain digitaalisiin prosesseihin. Lisäksi tavoitteena on tukea ja edesauttaa Jyväskylän yliopiston oman osaamisen kehittymistä prosessien ja työnkulkujen digitalisoimisen kehityskohteiden toteuttamisessa. Vaativan prosessi- ja arkkitehtuurikonsultoinnin keskeiset tehtävät: • Prosessin kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (Camunda BPM). • Prosessin ehtorakenteiden kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (Camunda DMN) • Prosessin vaatiman tietomallin suunnittelu (entiteetit ja niiden attribuutit) • Työnkulun ja sen käyttöliittymien (lomakkeiden) suunnittelu yhdessä prosessiomistajan kanssa • Käyttöliittymien (lomakkeet) toteutus • Prosessin, työnkulun ja käyttöliittymien testaaminen (ns. yksikkötestaus) • Käyttöönoton suunnittelussa avustaminen ja käyttöönoton tuki • Tarvittavien tietojärjestelmäintegraatioiden valmistelu, suunnittelu ja käyttöönoton tuki sekä tarvittaessa toteutuksessa avustaminen • Prosessikehittämisen aikatauluttaminen yhdessä asiakkaan kanssa • Kokousten ja työpajojen aikatauluttaminen ja koordinointi yhdessä asiakkaan kanssa • Digitalisoitavien prosessien tunnistamisessa auttaminen • Kehityskohteiden priorisoinnin tuki tarvittaessa • Haastaa ajattelemaan muutosta prosessikuvauksessa ennen digitalisointia Osa-alueen arvioitu työmäärä on 100 htp. / vuosi. Optioiden käytöstä ilmoitetaan viimeistään 15.11.2024 (optiokausi 1.1.2025 – 31.12.2025) ja 15.11.2025 (optiokausi 1.1.2026 – 31.12.2026).
Erä 2: Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointi
Tavoitteena on toteuttaa suunniteltuja oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisoinnin ja automatisoinnin kohteita yhdessä asiakkaan kanssa ja siten tukea koulutuksen toimintaprosesseja ja parantaa palvelujen laatua, kun manuaalisista työvaiheista ja prosesseista siirrytään kokonaan tai osittain digitaalisiin prosesseihin. Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointiin liittyvän prosessikonsultoinnin keskeiset tehtävät: • Prosessin kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (Camunda BPM). • Prosessin ehtorakenteiden kuvaaminen Vasara-järjestelmälle sopivaksi (Camunda DMN) • Prosessin vaatiman tietomallin suunnittelu (entiteetit ja niiden attribuutit) • Työnkulun ja sen käyttöliittymien (lomakkeiden) suunnittelu yhdessä prosessiomistajan kanssa • Käyttöliittymien (lomakkeet) toteutus • Prosessin, työnkulun ja käyttöliittymien testaaminen (ns. yksikkötestaus) • Käyttöönoton suunnittelussa avustaminen ja käyttöönoton tuki • Tarvittavien tietojärjestelmäintegraatioiden valmistelu, suunnittelu ja käyttöönoton tuki sekä tarvittaessa toteutuksessa avustaminen • Prosessikehittämisen aikatauluttaminen yhdessä asiakkaan kanssa • Kokousten ja työpajojen aikatauluttaminen ja koordinointi yhdessä asiakkaan kanssa Osa-alueen arvioitu työmäärä on 70 htp. / vuosi.
Erät
| Erä | Nimi | Ammattiala | Arvioitu arvo | CPV |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Vaativa prosessi- ja arkkitehtuurikonsultointi | – | – | 72000000, 72212000, 72212200 |
| 2 | Oppimisen ja koulutuksen prosessien digitalisointi | – | – | 72000000, 72212000, 72212200 |
Hankinnan vaiheet
-
Tarjouspyyntö julkaistiin, määräaika 2.1.2024 klo 16.15.
-
Jälki-ilmoitustämä ilmoitus
Voittajat: Neutral Consulting Oy ja Rapida Oy.