TIETOPYYNTÖ: Projektipäällikön hankinta Teollisen yhteistyörahaston (Finnfund) palkkahallintoulkoistukseen

Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain 65 §:n mukainen markkinakartoitus, jonka hankintayksikkö toteuttaa tässä tietopyynnössä kerrotun mukaisesti. Tällä tietopyynnöllä on tarkoitus selvittää otsikon mukaiseen hankintaan liittyviä kysymyksiä. Tietopyynnön tavoitteena on saada kattavasti hankinnan kohdetta koskevaa tietoa tukemaan hankinnan valmistelua, jotta mahdollinen tarjouskilpailu voidaan toteuttaa mahdollisimman tarkoituksenmukaisesti. Hankintayksikkö ei sitoudu toteuttamaan hankintaa. Päätökset mahdollisen hankintaprosessin käynnistämisestä tehdään markkinakartoituksen jälkeen. LUONNOS KUVAUKSEKSI HANKINNAN KOHTEESTA Finnfund (Teollisen yhteistyön rahasto Oy) hankkii projektijohtamisen palvelut palkkahallinnon ulkoistushankkeen toteuttamiseksi. Hankinnan kohteena on projektipäällikköpalvelu, jossa Toimittaja vastaa palkkahallinnon ulkoistusprojektin projektoinnista ja projektijohtamisesta koko hankkeen elinkaaren ajan. Palvelun sisältö Toimittaja nimeää hankkeelle Projektipäällikön sekä Varahenkilön. Projektipäällikkö vastaa itsenäisesti projektin läpiviennistä alusta loppuun ja toimii Tilaajan edustajana sekä edunvalvojana. Varahenkilöllä tulee olla Projektipäälliköltä edellytettävän vähimmäistason mukainen osaaminen ja kokemus, ja hänen toimiessaan Projektipäällikön sijaisena hän vastaa kaikista Projektipäällikön tehtävistä ja vastuista. Projektipäällikön tehtäviin kuuluvat erityisesti seuraavat kokonaisuudet: palkkahallinnon nykyprosessien, järjestelmien ja rajapintojen dokumentointi sekä nykytila-analyysi; sisäisen projektiryhmän resursointi ja johtaminen; asiantuntijatukena toimiminen ulkoistuksen toteuttavan palveluntuottajan kilpailutuksessa, mukaan lukien substanssivaatimusten määrittely ja sisällön tuottaminen tarjouspyyntöaineistoon; yksityiskohtaisen ulkoistussuunnitelman laatiminen valitun palveluntuottajan kanssa; tiedonsiirtojen, integraatioiden ja järjestelmämuutosten valvonta; testauksen koordinointi; riskienhallinta ja poikkeamatilanteiden ratkaisu; viestintä Tilaajan johdolle ja henkilöstölle; rajapintatyöskentely HR:n, talouden ja IT:n kanssa; sekä palveluntuottajan ohjaus käyttöönotossa ja Tilaajan tukeminen muutosjohtamisessa. Projektiin liittyvän julkisen kilpailutuksen (palveluntuottajan hankinta) toteutuksesta vastaa erillinen ulkoinen kumppani, PTCServices Oy. Riippumattomuus ja esteellisyys Toimittajan ja sen nimeämien henkilöiden on toimittava tehtävässään täysin riippumattomasti ja objektiivisesti. Toimittajalla tai sen nimeämillä henkilöillä ei saa olla sellaista taloudellista, toiminnallista tai henkilökohtaista sidonnaisuutta tulevaan palveluntuottajan kilpailutukseen osallistuviin tahoihin, joka voisi vaarantaa puolueettomuuden hankinnan valmistelussa, voittajan valinnassa tai palveluntuottajan valvonnassa. Toimittaja tai siihen kytköksissä olevat henkilöt tai yhteisöt eivät voi osallistua palveluntuottajan kilpailutukseen. Aikataulu Palvelun arvioitu kesto on noin 12 kuukautta. Palvelu jatkuu kuitenkin siihen saakka, kunnes muutosjakso on kestänyt vähintään kuusi kuukautta. Projektipäällikön tulee olla käytettävissä viimeistään 1.6.2026. Hanke jakautuu neljään päävaiheeseen: hankinnan valmistelu (touko–elokuu 2026), tarjouskilpailu ja palveluntuottajan valinta (elo–marraskuu 2026), siirto ja käyttöönotto (joulukuu 2026 – huhtikuu 2027) sekä muutosjakso (huhtikuu – lokakuu 2027). Toteutustapa ja käytettävyys Palvelu tuotetaan pääosin etätyönä Microsoft Teams:a hyödyntäen. Satunnainen työskentely Tilaajan tiloissa Helsingissä voi olla tarpeen, ja siitä sovitaan erikseen. Projektipäällikön tulee olla Tilaajan käytettävissä noin kolme työpäivää viikossa, ja ajankäytöstä sovitaan tarkemmin osapuolten kesken. Hankintamäärät ovat arvioita eivätkä muodosta määräostovelvoitetta. Kieli- ja turvallisuusvaatimukset Palvelu tuotetaan ensisijaisesti suomen kielellä. Finnfundin työkieli on englanti, minkä vuoksi Projektipäälliköltä ja Varahenkilöltä edellytetään riittävää suullista ja kirjallista englannin kielen taitoa. Nimetyistä henkilöistä haetaan henkilöturvallisuusselvitys turvallisuusselvityslain (726/2014) mukaisesti. Toimittaja käyttää vain tietoturvallisia, EU/ETA-alueella sijaitsevia pilvipalveluita tai Tilaajan tarjoamia järjestelmiä projektin tietojen käsittelyssä. Palvelu on kuvattu tarkemmin liitteessä 2 "Palvelunkuvaus".

MARKKINAKARTOITUKSEN TAVOITTEET Osana valmistelua hankintayksikkö toteuttaa markkinakartoituksen, joka perustuu julkisten hankintojen ja käyttöoikeussopimusten lain (1397/2016) 65 §:ään. Markkinakartoituksen tavoitteena on tiedottaa toimittajille tulevan hankinnan suunnitelmista ja vaatimuksista. Hankintayksikön tavoitteena on käydä vuoropuhelua toimittajien kanssa, jotta hankinta voidaan toteuttaa tarkoituksenmukaisesti ja tarjouspyyntö on selkeä sekä mahdollistaa vertailukelpoisten tarjousten jättämisen. Osana markkinakartoitusta hankintayksikön tavoitteena on saada tarkempaa tietoa myös hankinnan ennakoidusta laajuudesta sekä kokonaiskustannuksista. Markkinakartoitus toteutetaan teknisenä vuoropuheluna, jossa hankintayksikkö pyytää potentiaalisia tarjoaja ilmoittamaan kiinnostuksensa osallistua markkinakartoitukseen sekä vastaaman tietopyynnön yhteydessä oleviin hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Tämän tietopyynnön liitteenä ovat keskeisimmät tiedot hankinnan taustoista ja tavoitteista. Pyydämme teitä perehtymään materiaaliin huolellisesti ja vastaamaan liitteessä "Kysymys-vastauslomake toimittajille" esitettyihin kysymyksiin. Vastauksianne hyödynnetään hankinnan valmistelussa sekä tarjouspyynnön ja sen liitteiden viimeistelyssä. Kaikki vastaukset käsitellään luottamuksellisesti. Tietoja ei jaeta muille toimittajille ilman kirjallista suostumusta tiedon luovuttamiseen, kuten suostumuksessa on määritelty. MARKKINAKARTOITUKSEN PROSESSI Markkinakartoitus on tarkoitus toteuttaa seuraavasti: 1. Hankintayksikkö pyytää toimittajia ilmoittautumaan ja vastaamaan esitettyihin kysymyksiin. 2. Toimittajat ilmoittavat halukkuutensa osallistuja markkinakartoitukseen ja lähettävät samalla vastauksensa hankintayksikölle määräaikaan mennessä. 3. Hankintayksikkö käsittelee toimittajien vastaukset ja pyrkii ottamaan ne huomioon hankinnan valmistelussa ja tarjouspyynnön viimeistelyssä. 4. Hankintayksikkö päättää markkinakartoituksen ilmoittamalla siitä vastauksensa lähettäneille toimittajille. Hankintayksikkö voi tarvittaessa jatkaa markkinakartoitusta ensimmäisen kommenttikierroksen jälkeen niiden toimittajien kanssa, jotka ovat ilmoittautuneet mukaan markkinakartoitukseen. Hankintayksikkö voi ottaa markkinakartoitukseen mukaan uusia toimittajia harkintansa mukaan koko sinä aikana, kun markkinakartoitus on käynnissä. Markkinakartoituksen kieli on suomi. ALUSTAVA AIKATAULU • Markkinakartoituksen toteutus: 13.3. – 30.3.2026 • Tarjouspyynnön viimeistely ja tarjouskilpailun käynnistäminen ja hankintailmoituksen julkaisu: maalis -huhtikuussa 2026. • Tarjousten jättämisen määräaika: huhti-toukokuussa 2026. Mahdollisen tarjouskilpailun tarkempi aikataulu täsmentyy tarjouspyynnössä. Toimittajilla on mahdollisuus esittää kommentteja aikataulusta osana markkinakartoitusta. OSALLISTUMINEN MARKKINAKARTOITUKSEEN Toimittajan, joka on kiinnostunut osallistumaan markkinakartoitukseen, tulee ilmoittaa osallistumisensa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Ilmoituksen yhteydessä toimittajan tulee ilmoittaa omat tietonsa sekä liikesalaisuudet myöhemmin annettavien ohjeiden mukaisesti. Markkinakartoitukseen vastaaminen ei sido potentiaalista toimittajaa eikä ole edellytys osallistumiselle varsinaiseen tarjouskilpailuun myöhemmin. Mikäli hankinnan ennakoitu arvo jää alle hankintalain kansallisen kynnysarvon, hankinta toteutetaan pienhankintana ja hankintayksikkö voi harkintansa mukaan lähettää tarjouspyynnön ensisijaisesti niille toimittajille, jotka ovat ilmoittautuneet mukaan markkinakartoitukseen. VASTAUKSEN LÄHETTÄMINEN Vastaukset tulee toimittaa sähköisesti Hilmassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi määräaikaan mennessä, joka on ilmoitettu hankintailmoituksessa. Kaikki ilmoituksessa mainitut määräajat ovat paikallista Suomen aikaa. Toimittajia pyydetään olemaan sisällyttämättä vastaukseensa mitään muuta kuin valmistelun kannalta tarpeellisia tietoja. Jos haluatte toimittaa esimerkiksi markkinointimateriaalia osoittaaksenne omaa erityisosaamistanne, voitte toimittaa lisäliitteitä siten, kuin tietopyyntö-välilehdellä on sanottu. ASIAKIRJOJEN JULKISUUS Hankintayksikkö ei luovuta markkinavuoropuheluun osallistuvan toimittajan antamia tietoja muille toimittajille ilman tämän kirjallista suostumusta. Suostumuksessa on yksilöitävä tiedot, joita se koskee. MUUT ASIAT Markkinavuoropuheluun tai hankinnan valmisteluun osallistumisesta ei makseta mitään korvausta.