Kutsu markkinavuoropuheluun: Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta

HUOM! Tämä ei ole tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai ennakkoilmoitus vaan ilmoitus markkinavuoropuhelun käynnistämisestä osana hankinnan suunnittelua. Espoon kaupunki on käynnistänyt Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinnan valmistelun ja kutsuu toimittajia markkinavuoropuheluun. Sähköisellä huoltokirjajärjestelmällä hallitaan kiinteistöjen ja rakennusten huolto- ja kunnossapitotietoja ja ohjataan näihin liittyviä tehtäviä. HANKINNAN TAVOITTEET Hankinnan kohteena on palveluna hankittava Sähköinen huoltokirjajärjestelmä seuraavan mukaisesti: - Järjestelmä ohjelmistopalveluna (SaaS) - Palvelun käyttöönotto ja sovitus Espoolle - Sovellusylläpitopalvelut - Järjestelmän jatkokehitys- ja asiantuntijapalvelut Espoon tarpeen mukaan. Sähköisen huoltokirjajärjestelmän toiminnallisuuksien tavoitellaan kattavan seuraavat: Lista toiminnallisuuksista - Kohteita (esim. kiinteistöjä ja rakennuksia) koskevien palvelupyyntöjen tekeminen ja hallinta - Huoltotehtäviä ja -toimenpiteitä koskevien tietojen kirjaaminen ja hallinta - Huoltosuunnitelmien teko ja hallinta - Omavalvonnan toteuttaminen - Kohdehierarkioiden hallinta - Energianhallinta sekä energiamittareiden (vesi, lämpö, sähkö) hallinta ja energiatietojen seuranta - Raportointi- ja tilastointitoiminnallisuudet - Käyttäjäroolien ja käyttöoikeuksien hallinta Markkinavuoropuhelun tarkoituksena on kartoittaa Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankintaa koskevaa markkinatilannetta. Espoon kaupunki haluaa kuulla mahdollisten toimittajien ajatuksia kilpailutuksen toteutuksesta ja tarjouspyynnön valmistelusta. MARKKINAVUOROPUHELUN AIKATAULU Markkinavuoropuhelu käydään alustavasti kolmessa vaiheessa: 1. Taustamateriaalin ja ennakkokysymysten lähettäminen alustavan suunnitelman mukaan 13.3.2026. Määräaika vastausten toimittamiseen on 19.3.2026. Ennakkokysymysten vastauksia käytetään tarvittaessa Teams-keskusteluihin kutsuttavien osallistujien rajaamiseen. 2. Keskustelut Teamsin välityksellä alustavasti viikolla 13: Hankintayksikkö varaa oikeuden kutsua tietopyyntövastausten perusteella 3-5 toimittajaa vuoropuhelun ensimmäiseen vaiheeseen. Tämän ensimmäisen vaiheen tavoitteena on tutustua markkinoilla oleviin tuotteisiin esimerkiksi toimittajien demojen avulla. 3. Markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille lähetetään tarjousasiakirjoja kommentoitavaksi: Markkinavuoropuhelun kolmas vaihe käydään sähköisesti. Kirjallinen materiaali lähetetään kaikille markkinavuoropuheluun ilmoittautuneille tutustuttavaksi arviolta huhtikuun 2026 aikana. Kolmannen vaiheen vuoropuhelu käydään alustavan tarjouspyynnön sisällöstä, vaatimusmäärittelystä ja sopimusehdoista. Hankintayksikkö varaa oikeuden lisävuoropuheluihin markkinakartoituksen edetessä. Hankintayksikön tavoitteena on julkaista tarjouspyyntö kesällä 2026 ja aloittaa käyttöönottoprojekti syksyn 2026 aikana. TIETOPYYNTÖÖN VASTAAMINEN JA MARKKINAVUOROPUHELUUN ILMOITTAUTUMINEN Pyydämme markkinavuoropuheluun osallistumisesta kiinnostuneita toimittajia ilmoittautumaan kirjallisesti 13.3.2026 klo 12.00 mennessä osoitteeseen hankinta@espoo.fi. Otsikoikaa ilmoittautumisviestinne selkeästi esim. "Markkinavuoropuhelu: Sähköisen huoltokirjajärjestelmän hankinta - ilmoittautuminen [Yrityksen nimi]". Ilmoittakaa samalla yhteyshenkilönne nimi ja sähköpostiosoite. Markkinavuoropuhelu ja siinä annetut tiedot eivät sido ketään siihen osallistuvaa tahoa, eikä myöskään ole edellytyksenä myöhemmin varsinaiseen tarjouskilpailuun osallistumiselle. Virallinen tarjouspyyntö julkaistaan vasta markkinavuoropuhelujen päätyttyä. Vastauksia käsitellään luottamuksellisesti.