Sähköinen lomakejärjestelmä

Päijät-Hämeen hyvinvointialueen (tilaaja) hankinnan kohteena on sähköinen lomakejärjestelmä (ohjelmistopalvelu) hyvinvointialueen työntekijöiden ja kuntalaisten hallinnollisille lomakkeille. Ohjelmistopalvelun käyttäjiä ovat tilaajan työntekijät sekä Päijät-Hämeen hyvinvointialueen asukkaat. Ohjelmistopalvelulla tarkoitetaan kuukausiveloitteista SaaS-palvelua, jolla tilaaja voi itsenäisesti toteuttaa sähköisiä lomakkeita tuotantoon. Ohjelmistopalvelun on kyettävä integroitumaan tilaajan määrittämiin järjestelmiin / palveluihin. Ohjelmistopalvelun tulee mahdollistaa eri tunnistautumistapojen käyttö. Lomakkeiden käsittelylle vaaditaan omat työnkulut ja -jonot sekä niihin liittyvät käsittelijä ja hyväksyjäroolit. Hankittavalla ohjelmistopalvelulla on tarkoitus korvata nykyisin tilaajan käytössä oleva järjestelmä, jonka käyttö päättyy 30.6.2026. Hankittavan ohjelmistopalvelun tuotantokäytön aloitus on viimeistään 13.6.2026. Hankinnan tavoitteena on, että tilaajan tällä hetkellä käytössä olevat sähköiset lomakkeet (4 kpl) ovat käytössä hankittavassa järjestelmässä 30.6.2026 mennessä. Käytössä olevia sähköisiä lomakkeita on vuoden 2025 aikana täytetty noin 12.000 kappaletta. Jokaiselle käytössä olevalle sähköiselle lomakkeelle on käytössä vahva tunnistautuminen. Tilaajan tavoitteena on kasvattaa käytössä olevien lomakkeiden määrää sopimuskauden aikana. Hankinnalla tavoitellaan yhtä (1) pitkäaikaista sopimuskumppania toistaiseksi voimassa olevalle sopimuskaudelle. Tilaaja ei sitoudu määräostovelvoitteisiin sopimuskauden aikana.

Tilaajalla on yksinomainen oikeus päättää optioiden käyttöönotosta. Optiot ovat tilaajan mahdollisuus, ei velvollisuus, eikä tilaaja sitoudu käyttämään optiota.