Talousohjauksen tietojärjestelmäratkaisut ja niihin liittyvät palvelut

Hankinnan kohteena on Helsingin kaupungin (jäljempänä Tilaajan) talousohjauksen tietojärjestelmäratkaisut ja niihin liittyvät palvelut. Hankinta kattaa teknologiat, toteutuksen ja käyttöönoton, jatkuvan ohjelmistopalvelun ja sen vaatimat käyttöoikeudet, jatkuvan tuen ja ylläpidon, jatkokehityksen sekä muut ratkaisujen käyttöön ja kehittämiseen liittyvät asiantuntijapalvelut. Prosessinäkökulmasta hankittava ratkaisu käsittää perustietojen hallinnan, strategisen suunnittelun, taloussuunnittelun prosessit (toiminnan ja talouden muutostarkastelu, raami, talousarvio, tulosbudjetointi, ennustaminen), palvelu- ja tuotekustannuslaskennan ja raportoinnin prosessit sekä prosesseja palvelevat analytiikkaratkaisut. Toiminnallinen prosessilaajuus sekä toiminnalliset vaatimukset on kuvattu tarkemmin osiossa 2.1 Alustavat vaatimukset ratkaisuille sekä liitteissä Talousohjauksen prosessit ja Toiminnalliset vaatimukset. Hankinnan kohteena ovat kaupunkiyhteiset ratkaisut, jotka palvelevat kaikkien tämän dokumentin osiossa 1.1 Hankintayksikön esittely kuvattujen toimialojen sekä liikelaitosten tarpeita talousohjauksen prosesseissa. Hankittavista kaupunkiyhteisistä ratkaisuista tarjotaan reaaliaikaista ja luotettavaa tietoa johtamisen tueksi sekä helpotetaan talouden prosesseissa työskentelevien arkea minimoimalla manuaalisia työvaiheita. Hankinnan kohteena on pilvipohjainen ohjelmistopalvelu. Lähtökohtaisesti hankitaan Helsingin kaupungin tarpeisiin konfiguroitavia, valmisohjelmistoihin perustuvia ratkaisuja, joissa räätälöitävät osuudet minimoidaan. Ratkaisu voi koostua useammasta kuin yhdestä eri ohjelmistovalmistajan komponentista ja useasta eri järjestelmästä. Ratkaisun tulee olla arkkitehtuurillisesti tehokas ja eri komponenttien toimia saumattomasti yhteen. Hankittavan ratkaisun tulee täyttää lakisääteisen kunnan ja hyvinvointialueen taloussuunnittelun ja raportoinnin tarpeet ja muut kuntia sekä sosiaali-, terveys- ja pelastustoimintaa koskevat lainsäädännön vaatimukset. Ratkaisulla on kyettävä tuottamaan lakisääteinen kuntia ja hyvinvointialueita koskeva taloustietoraportointi (jäljempänä valtion talousraportointi) sekä siihen tarvittava taustalaskenta. Ratkaisun tulee lisäksi olla joustava käytettävien rakenteiden ja organisaatiomuutosten hallinnassa. Sopimusteknisesti hankinta järjestetään siten, että toimittajan ja teknologiatoimittajan tai useiden teknologiatoimittajien kanssa solmitaan erilliset sopimukset saman hankinnan alla. Hankinta tehdään yhtenä hankintana, joka on sopimuksellisesti jaettu kahteen alueeseen: 1. Talousohjausjärjestelmän käyttöoikeus ja käyttöpalvelut 2. Käyttöönotto ja käyttöä varten tarvittava jatkuva tuki ja ylläpito sekä asiantuntijapalvelut Tarjoajien on joko tarjottava itse koko kokonaisuutta tai he voivat tehdä tarjouksen ryhmittymänä siten, että teknologiatoimittaja ja käyttöönottokumppani ovat molemmat ryhmittymän jäseniä. Jos ratkaisu tarjotaan ryhmittymänä, kumpaankin alueeseen tehdään oma sopimus, siten että sopimusvastuut voivat jakautua ryhmittymän jäsenten kesken. Jos tarjoaja tarjoaa itse koko kokonaisuutta, ei teknologiatoimittajan ja tarjoajan välistä vastuunjakoa sovelleta, vaan tarjoaja on tällöin vastuussa myös teknologiaan liittyvistä vastuista. Tällöin sopimusluonnoksesta poistetaan kyseiseen vastuunjakoon liittyvät kohdat ja sopimusluonnosta täydennetään tarvittavilta osin tarjouspyynnön liitteessä ”Teknologiatoimittaja sopimusvaatimukset” asetettujen vaatimusten pohjalta. ” Hankinnan kohde on tarkemmin kuvattu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Tilaaja ei sitoudu mihinkään hankintamääriin.

Alla on kuvattu keskeisempiä muutoksia verrattuna aiempaan tarjouspyyntöön H007-26. Tarjoajan vastuulla on käydä koko tarjouspyyntö kaikkine liitteineen huolellisesti läpi ja laatia vastaukset kuvattujen vaatimusten ja ohjeiden perusteella. Tehdyt muutokset: 1. Lisätty kohtaan hankinnan kohde hankinnan sopimusteknistä järjestämistä koskeva selvennys: Sopimusteknisesti hankinta järjestetään siten, että toimittajan ja teknologiatoimittajan tai useiden teknologiatoimittajien kanssa solmitaan erilliset sopimukset saman hankinnan alla. Hankinta tehdään yhtenä hankintana, joka on sopimuksellisesti jaettu kahteen alueeseen: 1. Talousohjausjärjestelmän käyttöoikeus ja käyttöpalvelut 2. Käyttöönotto ja käyttöä varten tarvittava jatkuva tuki ja ylläpito sekä asiantuntijapalvelut Tarjoajien on joko tarjottava itse koko kokonaisuutta tai he voivat tehdä tarjouksen ryhmittymänä siten, että teknologiatoimittaja ja käyttöönottokumppani ovat molemmat ryhmittymän jäseniä. Jos ratkaisu tarjotaan ryhmittymänä, kumpaankin alueeseen tehdään oma sopimus, siten että sopimusvastuut voivat jakautua ryhmittymän jäsenten kesken. 2. Poistettu kohdasta Muut ehdot kohta Henkilötietojen käsittely, jossa kerrotaan henkilötietojen käsittelystä EU/ETA -alueen ulkopuolisessa maassa ja vakiolausekkeiden käyttämisestä. Jätetty kohta, jossa tarjoaja sitoutuu täyttämään liitteen Henkilötietojen käsittelytoimen kuvaus yhdessä Tilaajan kanssa. 3. Hintaliitteeseen päivitetty teknologia-välilehdelle Power BI -kuvausta tarkemmaksi. 4. Sopimusluonnoksessa korjattu kaksi siinä ollutta virhettä. Vaatimus 249 muutettu vaatimukseksi P217 ja Vaatimus 251 muutettu vaatimukseksi P219. 5. Myös teknologiatoimittajan sopimusvaatimukset liitettä on päivitetty. 6. Toimittajan referenssit liitteessä on pidennetty vähimmäisvaatimuksena olevaa referenssiorganisaation ratkaisun tuotantokäyttöön ottamista 1.8.2025 asti.