TIETOPYYNTÖ: Taloushallinnon ja -suunnittelun järjestelmäkilpailutus, ennakkoilmoitus

Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialue suunnittelee taloushallinnon ja -suunnittelun järjestelmäkokonaisuuden kilpailuttamista. Tulevan hankinnan tavoitteena on uudistaa ja yhtenäistää taloushallinnon keskeiset prosessit sekä varmistaa moderni, integroitunut ja automaatiota tukeva järjestelmäkokonaisuus. Kilpailutus tulee kattamaan taloushallinnon ja -suunnittelun järjestelmäratkaisut, joilla tuetaan mm.: • ostolaskujen käsittelyä ja ostoreskontraa • myyntilaskutusta, myyntireskontraa ja perintää • maksuliikennettä • talousraportointia ja seurantaa • taloussuunnittelua, budjetointia ja ennustamista Tämän tietopyynnön tarkoituksena on kartoittaa hankintaan liittyviä toimittaja- ja ratkaisuvaihtoehtoja. Tämä ilmoitus ei ole hankintailmoitus eikä tarjouspyyntö vaan ennakkoilmoituksella toteutettava kutsu markkinavuoropuheluun osana hankinnan valmistelua. Tämä tietopyyntö ei velvoita hankintayksikköä toteuttamaan hankintaa. Vuoropuheluun ilmoittautuneilla, hankinnasta kiinnostuneilla toimijoilla on mahdollisuus kommentoida alustavia tarjouspyyntömateriaaleja sekä vastata hankintayksikön esittämiin kysymyksiin. Vuoropuheluun voi liittyä hankintayksikön katsoman tarpeen mukaan myös Teams-tapaamisia ilmoittautuneiden toimittajien kanssa. Taloushallinnon ja -suunnittelun järjestelmäkokonaisuus on suunniteltu otettavan tuotantokäyttöön vuoden 2028 alusta. Nykyiset taloushallinnon prosessit ovat osittain automatisoituja, mutta sisältävät edelleen paljon manuaalisia työvaiheita, poikkeusten selvittelyä sekä hajanaisia käytäntöjä eri palvelualueiden välillä. Järjestelmäkokonaisuuden kehittämisellä tavoitellaan: • prosessien yhtenäistämistä ja automatisoinnin lisäämistä • tiedonsiirron ja integraatioiden parantamista • poikkeusten ja virheiden vähentämistä • läpimenoaikojen ja kustannustehokkuuden parantamista • parempaa läpinäkyvyyttä ja raportointia johtamisen tueksi Hankinta koskee taloushallinnon ja taloussuunnittelun kokonaisratkaisuja, joka sisältää seuraavat osa-alueet: • ostolaskujen vastaanotto, reititys, hyväksyntä ja maksatus • myyntilaskutus ja laskutusaineistojen hallinta • reskontrat ja suoritusten kohdistus • perintäprosessin hallinta ja rajapinnat perintätoimijoihin • maksuliikenteen aineistot ja pankkiyhteydet • taloussuunnittelu, budjetointi ja ennustaminen • raportointiratkaisut Olemme kiinnostuneet kuulemaan myös mahdollisista osaratkaisuista. Hankintayksikkö valmistelee kilpailutusta markkinavuoropuhelun avulla. Tavoitteena on kartoittaa markkinoilla olevia ratkaisuja ja saada toimittajien näkemyksiä erityisesti: • automaatiomahdollisuuksista ja parhaista käytännöistä • integraatioista hyvinvointialueympäristössä • järjestelmän käyttöönoton ja migraation toteutuksesta • kehitysmallista ja palvelutasovaatimuksista • hintatasosta Markkinavuoropuhelu ei sido hankintayksikköä myöhempään kilpailutukseen, eikä siihen osallistuminen ole edellytys tarjouskilpailuun osallistumiselle. Alustava aikataulu • Markkinavuoropuhelun käynnistäminen: kevät 2026 • Kilpailutuksen julkaisu (alustavasti): syksy 2026 • Järjestelmävalinta ja hankintapäätös: loppuvuosi 2026 • Käyttöönotto vaiheittain: 2027–2028 Tarkempi aikataulu täsmentyy valmistelun edetessä. Ilmoittautuminen markkinavuoropuheluun tapahtuu erikseen annetun ohjeen mukaan.

Taustatietoja Etelä-Pohjanmaan hyvinvointialueen volyymeista: Tytäryhtiöitä 8 kpl Osakkuusyhtiöitä 2 kpl Ostolaskuja 160 000 kpl Myyntilaskuja 580 000 kpl Tietopyyntöön vastataan ensisijaisesti sähköpostitse.